Анализ расходов предприятия. Распределение постатейных расходов в ERP: практика применения Анализ данных о расходах

»,
сертифицированный специалист 1С

Введение

Начиная с релиза 1.2.15 в УПП и в «Комплексной автоматизации», далее по тексту КА, реализован новый механизм учета затрат: «Расширенная аналитика учета затрат», далее по тексту – РАУЗ. С этого времени, несмотря на поддержку «традиционного учета», исправляются ошибки, если вдруг они обнаружены, все развитие функционала проходит только с использованием РАУЗ, поэтому, рано или поздно, встает вопрос о переходе на новый механизм учета. Как и при любом другом переходе, возможно возникновение ошибок в учете и при выполнении регламентных операций, и зачастую причина возникновения ошибки не поддается поверхностному анализу. Даже наличие в программе разнообразных отчетов не позволяет сделать это, особенно в случае разнообразия аналитики и центров затрат.

В этой статье мы рассмотрим основные необходимые настройки для корректного закрытия счетов , , , в конфигурации «Комплексная автоматизация» (ред.1.0.10.1) на примере организации, которая оказывает услуги и реализует покупные товары. Надеемся, что поможем Вам осуществить переход и уменьшить затраты времени и нервных клеток.

Расширенная аналитика учета затрат

Расширенная аналитика учета затрат – это новая (альтернативная) модель учета по следующим участкам: складской учет, учет затрат, учет выпуска и учет себестоимости, расчет себестоимости. Возникновение этого механизма связано с унификацией учета затрат и учета запасов. Одна из ключевых идей РАУЗ – единый взгляд на учет затрат и запасов:

Используется единый регистр для учета затрат

Единообразно ведется учет по партиям и у запасов и у затрат

Можно говорить о том, что в РАУЗ для затрат и запасов применяется практически один и тот же подход к учету: движениями в одном регистре учета затрат учитываем (вводим, регистрируем, храним) их однотипно, просто в разных разделах учета.

Партионный учет в РАУЗ так же значительно поменялся – более не применяется такое понятие как партиобразующий документ. Партия определяется датой ее возникновения, а не документом. В результате, при списании со склада программа больше не обязана вычислять по какому документу остатки должны уйти со склада – теперь достаточно просто отметить, что такого-то числа произведен расход (списание) запаса определенного материала. Это избавляет от необходимости выполнять ресурсоемкие вычисления для оценки стоимости списываемых партий. Дело в том, что в течение месяца применяются «предварительные оценки», по которым будет производиться списание. А фактическая стоимость вычисляется документом «Расчет себестоимости выпуска», параллельно с расчетом стоимости затрат.

В течение месяца КА может применять 3 варианта оценки стоимости возникающих объектов

• По плановым ценам
• По прямым затратам
• По нулевой стоимости

Метод оценки выбирается для управленческого и регламентированного учета раздельно, в настройках учетной политики.

В РАУЗ применение этого параметра существенно расширилось. Здесь он применяется не только к выпуску, но и к другим разделам учета, например, запасам.

При использовании РАУЗ, при применении способа оценки стоимости списания – по FIFO, в течение месяца программа не рассчитывает стоимость списания по FIFO – в течение месяца используется оценка «по средней». По FIFO будут рассчитаны только остатки на конец месяца при расчете фактической стоимости. Правда стоит отметить, что даже после этого расчета стоимости у вас могут возникнуть вопросы к механизму расчета, но этот вопрос рассматривается в других статьях.

Для регламентированного и управленческого учета используются свои регистры накоплений – «Учет затрат ()» и «Учет затрат (бухгалтерский и )». Так как регистры похожи по составу полей далее будем говорить о регламентированном учете.

В регистрах применяется принцип корреспонденции – в движениях хранятся данные по корреспондирующей аналитике. Поэтому в приходных движениях этих регистров мы видим как аналитику учета, где у нас возникает объект учета (например, куда перемещается материал), так и корреспондирующую аналитику – откуда. Аналогично и в расходных движениях: видим не только какой объект и откуда ушел, но и видим, куда он уходит.

Одно из ключевых понятий в РАУЗ – это так называемые ключи аналитики. Ключ аналитики – это объект, который объединяет в себе несколько аналитических разрезов учета. Например, комбинация: счет учета, подразделение, организация и т.п.

Всего есть пять видов ключей аналитики:

• Аналитика вида учета. По данным этой аналитики мы можем определить – речь идет о затрате/запасе, в какой организации это учитывается, в каком подразделении/на каком складе, на каком счете.
• Аналитика учета затрат. По данным этой аналитики мы можем определить – что это за запас / затрата, как учитывается с точки зрения учета затрат.
• Аналитика учета партий. По данным этой аналитики мы можем определить – что это за партия запаса и как она должна использоваться.
• Аналитика распределения затрат. По данным этой аналитики мы можем определить, что является получателем затрат.
• Аналитика учета прочих затрат. Эта аналитика используется только в реквизите «Кор. аналитика вида учета», когда происходит формирование стоимости прочего объекта, то есть не относящегося к производственному учету.

Продажи учитываются с помощью регистра «Учет продаж и себестоимости». На основании данных этого регистра формируются базы расчета себестоимости.

Подготовка

Если вы решили использовать РАУЗ после начала ведения учета в программе, то, естественно, Вам необходимо перепровести все документы, связанные с поступлением, списанием, перемещением, реализацией товаров, и документы, связанные с поступлением, реализацией услуг и отражением затрат, для того чтобы сформировались записи в регистры затрат и в регистр учета продаж и себестоимости.

Так как программа при анализе затрат учитывает данные регистров учета затрат, ручные операции связанные со счетами затрат или учета МПЗ надо исключить или, в крайнем случае, сделать с помощью документа «Корректировка записей регистров» соответствующую запись. Но это достаточно трудоемкий процесс, потому что выбирать ключи аналитики придется из очень большого списка. То же самое относится и к продажам. Если нет данных в регистре «Учета продаж и себестоимости», то эти суммы продаж не будут учтены при формировании базы распределения для расчета себестоимости.

Закрытие счетов затрат осуществляется документом «Расчет себестоимости». При желании, его можно разбить на несколько документов по выполняемым действиям, или исключить некоторые действия, например «Списание косвенных расходов на РБП», но все движения формируются последним действиям.

Распределение общехозяйственных расходов

Мы рассмотрим случай, когда учетной политикой предусмотрено применение метода «директ-костинг», так как критерии для распределения не зависят от применяемого метода.

Для распределения общехозяйственных расходов необходимо выполнение двух условий:

• Кредитовый оборот по счету 90.01 в течение месяца (независимо от того как он там образовался).
• Запись в регистр «Способы распределения статей затрат» (самое удивительное что любая) или в документе «Расчет себестоимости» выбрана настройка закрытия месяца, в которой на закладке «Распределение затрат» указан способ распределение затрат. В этом случае при проведении документа «Расчет себестоимости» будут автоматически созданы записи в регистр.

При отсутствии выручки, документ «Расчет себестоимости», может отнести расходы по 26-му счету на РБП.

Здесь стоит упомянуть еще один момент: если возникает необходимость, для общехозяйственных расходов можно указать точную аналитику на которую они будут отнесены. Для этого нужно в первичном документе, «Поступление товаров и услуг», «Авансовом отчете», «Требовании накладной», или в каком-либо другом документе указать эту аналитику, тогда эта сумма будет исключена из распределения и закроется на неё, или на РБП, если оборота по этой номенклатурной группе нет.

Требования для распределения коммерческих расходов, а также издержек обращения, такие же как для и общехозяйственных расходов..

Распределение производственных расходов

Теперь перейдем к описанию закрытия 20-го счета, правилам и требованиям, необходимым для выполнения этой операции. Как уже описывалось выше, мы рассматриваем случай оказания услуг, себестоимость которых формируется на 20-ом счете.

Услуги, себестоимость которых требуется рассчитать, оформлены документами «Реализация товаров и услуг», документ «Акт об оказании производственных услуг» в комплексной автоматизации не используется. При определении списка реализованных услуг определяется аналитика затрат – по данным документа «Настройка параметров учета номенклатуры» (закладка «Услуги»). Этот документ является основным для расчета себестоимости без его заполнения, даже при наличии оборота по кредиту счета 90.01 , расчет производится, не будет.

В интерфейсе «Заведующий учетом» документ находится в пункте меню «Настройка учета».

В этом документе необходимо установить соответствие между элементами справочника: «Номенклатура» или «Тип номенклатуры» и парой «Подразделение организации», «Номенклатурная группа». Теперь документ «Расчет себестоимости» при выполнении операции «Определение списка реализованных услуг» соберет все реализованные услуги за месяц и по этим данным, на этапе «Расчет базы распределения расходов», произведется расчет всех баз, по которым будут распределены расходы. Рассчитанные базы записываются в регистры сведений «База распределения затрат» и «База распределения затрат ()».

Будьте внимательны при заполнении этого документа! Эти настройки определяют, по какой аналитике формируется себестоимость конкретной услуги. А при проведении документа «Реализация товаров и услуг» аналитика для доходов берется или из соответствующего поля документа, или, если оно пустое, из справочника «Номенклатура». Если значения не будут совпадать, то результат списания себестоимости может быть не верным.

Следующим необходимым условием является указание способа распределения статей затрат и базы распределения по ним. Имеется два способа указать эти параметры.

Первый способ – это заполнить вручную в регистре сведений «Способы распределения статей затрат организаций». Записи надо создать для каждой статьи затрат, указать счет затрат и способ распределения.

Второй способ - это указать в документе «Расчет себестоимости» настройку закрытия месяца. В этой настройке на закладке «Распределение затрат» должно быть указано как распределяются затраты, но здесь Вы указываете подразделение предприятия, поэтому, чтобы рассчиталась себестоимость в регламентированном учете, обязательно должно быть установлено соответствие подразделений предприятия и подразделений организации, иначе при проведение документа в регламентированном учете расчет произведен не будет.

При проведении документа формируются записи в регистр сведений «Способы распределения статей затрат организаций», соответствующие правилам установленным на закладке «Распределение затрат».

Если уже имеются какие-то записи в регистре и они не соответствуют настройкам закрытия месяца, то при проведении документа «Расчет себестоимости» будет выдано сообщение о противоречии между настройкой закрытия месяца (закладка "Распределение затрат") и данными регистра "Способы распределения статей затрат организаций". В этом случае необходимо эти противоречия устранить.

Распределение общепроизводственных затрат

Условия для распределения на себестоимость общепроизводственных затрат такие же, как и для производственных затрат, но есть возможность произвести распределение сумм по тем подразделениям, по которым нет базы для распределения (выручки по услугам для этого подразделения).

Для этого необходимо выполнить следующие действия. Во-первых, в документе «Расчет себестоимости» сделать пустым поле «Настройка закрытия месяца». Во-вторых, создать запись в регистр сведений «Способы распределения статей затрат организаций», для подразделения, по которому нет базы распределения, и статей затрат, по которым есть оборот на 25-ом счете по этому подразделению, в которой будет указан характер распределения «Не учитывать подразделения». В этом случае сумма с 25-го счета распределится на 20-ый счет пропорционально базам распределения, то есть парам «Подразделение – Номенклатурная группа» по которым есть доход.

Подведение итогов

Для расчета себестоимости реализованных услуг необходимо: чтобы все расходы по бухгалтерскому учету соответствовали записям регистра «Учет затрат», корректно заполнить документ «Настройка параметров учета номенклатуры» и регистр сведений «Способы распределения статей затрат организаций». Помимо этого составить структуру предприятия и организаций, а также состав номенклатурных групп подходящим образом.

На первый взгляд использование РАУЗ может усложнить работу с программой, но на практике мы получаем существенное сокращение времени на проведение документов, в том числе регламентных, а так же прозрачный учет затрат и МПЗ. По опыту внедрения систем с использование РАУЗ можно однозначно сказать, что это современный механизм учета, который послужит оптимизации Вашего бизнеса.

Расходы - затраты, возникающие в процессе хозяйственной деятельности, приводящие к уменьшению средств предприятия или увеличению его долговых обязательств. Обычно это затраты, связанные с ресурсным обеспечением производства, приобретением материалов, оборудования, оплатой труда работников, ремонтом оборудования, выплатой процентов по кредитам, арендной платой, уплатой налогов и т.п. Анализ расходов – анализ величины, структуры и динамики затрат с целью выявления их возможного снижения и более эффективного использования имеющихся ресурсов.

Расходы предприятия формируются за счет:

Материальных затрат;

Затраты на оплату труда;

Отчисления на социальный взнос;

Амортизации;

Других операционных расходов

На предприятии имеются следующие статьи расходов (см. табл. 2.1.2):

Таблица 2.1.2 - Структура расходов предприятия, тыс.грн.

Проведем анализ расходов предприятия за 3 года, динамика расходов представлена в таблице 2.1.3.

Таблица 2.1.3 - Динамика расходов кафе «OM-cafe» за 2009-2011 года, тыс. грн.

Данные таблицы показывают, что расходы растут, но это не говорит о неэффективной деятельности предприятия, потому как доходы тоже растут.

Динамику расходов кафе «OM-cafe» поквартально покажем в таблице 2.1.4.

Таблица 2.1.4 – Динамика расходов кафе «OM-cafe» за 2010-2011 года, тыс. грн.

Для наглядности построим график (смотреть рисунок 2.1.2), отражающий динамику расходов предприятия.

Рисунок 2.1.2 - Динамика расходов кафе «OM-cafe» за 2009-2011 г.г.

Из рисунка 2.1.2 и таблицы 2.1.4 чётко видно, что величина доходов растёт. Необходимо проанализировать динамику доходов и расходов совместно, что бы судить об эффективности деятельности кафе. На рисунке 2.1.3 изобразим динамику доходов и расходов совместно.

Рисунок 2.1.3 - Совокупный график доходов и расходов кафе «OM-cafe»

Таким образом, мы видим, что расходы растут с меньшим темпом, чем доходы. Это говорит о том, что предприятие работает эффективно.

2.2.3 Анализ прибыли предприятия

Прибыль рассматривается как доход от использования факторов производства, т.е. труда, земли и капитала. В качестве прибыли в рыночной экономике понимают вознаграждение за использование специфического фактора производства – предпринимательства. Прибыль характеризует экономический эффект, полученный в результате деятельности предприятия. Получение прибыли на предприятии означает, что полученные доходы превышают все расходы, связанные с его деятельностью. Величина прибыли от реализации продукции определяется по формуле:

Пр=(Цi–Сi)*Vi, где (2.2.1)

Цi - отпускная цена единицы i-ой продукции,

Сi - себестоимость единицы i-ой продукции,

Vi - объем реализации i-ой продукции.

Контроль прибыли предполагает наблюдение за результатами деятельности

Проведем анализ прибыли предприятия за 3 года (2009-2011 гг.), динамика прибыли представлена в таблице 2.1.5.

Таблица 2.1.5 - Динамика прибыли кафе «OM-cafe» за 2009-2011 гг., тыс. грн.

Данные таблицы показывают, что прибыль растет. Полученную чистую прибыль, торговое предприятие может расходовать по своему усмотрению. В таблице 2.1.6. покажем поквартальную динамику прибыли кафе «OM-cafe».

Таблица 2.1.6 - Динамика прибыли Кафе «OM-cafe», тыс. грн.

Для наглядности представим график прибыли кафе «OM-cafe» за 2009-2011 г.г. (см. рис. 2.1.4):

Рисунок 2.1.4 - График прибыли кафе «OM-cafe» за 2009-2011 гг.

Анализируя график прибыли кафе «OM-cafe» (см. рис. 2.1.4) за 2009-2011 гг., можно утверждать о том, что организация является успешной. Прибыль динамично растёт, т.е. предприятие является развивающимся и конкурентоспособным в данной среде. В связи с тем, что прибыль является результатом деятельности, то при растущем данном показателе можно сказать об увеличении эффективности хозяйственной деятельности предприятия, об использовании резервов организации. Прибыль необходимо постоянно контролировать, что предполагает наблюдение за результатами деятельности организации, а также измерение оперативных данных о состоянии дел.

Google Analytics – мощнейший инструмент анализа. С его помощью можно принимать решения о перераспределении рекламных средств, эффективности отдельных рекламных каналов, да и работы сайта в целом. Кроме того, можно настроить автоматические уведомления о резких изменениях в показателях. Существенным преимуществом является связь Analytics с другими продуктами Google: AdWords, AdSense, YouTube и прочее. Но что делать, если вы ведёте рекламу не только в Google AdWords, но и в других системах (Facebook, Яндекс.Директ, Вконтакте и прочее)? С помощью UTM-меток можно передавать данные по источнику, каналу и даже ключевому слову, но вот чего нет – так это данных о расходах. Таким образом, бывает сложно анализировать стоимость конверсии и эффективность рекламы.

Google решил эту проблему: с помощью импорта данных можно добавить в Analytics расходы по каждому клику из любой системы. Сегодня на конкретном примере рассмотрим подробную инструкцию, как импортировать данные из Яндекс.Директа в Google Analytics.

Сразу хотим отметить, что есть масса материалов на эту тему, но все они похожи на стандартную справку Google. Дело в том, что есть множество нюансов (например, с кодировкой или форматом даты), которые не каждый сможет с ходу решить. Мы же сегодня расскажем обо всех шагах последовательно, не перепрыгивая такие важные моменты, как перекодировать Windows-1251 Яндекса в UTF-8 Google.

Итак, приступим.

Подготовка данных для импорта

Итак, сначала нужно подготовить Google Analytics для импорта данных. Для этого зайдите в административную часть аккаунта и в столбце «Ресурс» перейдите по ссылке «Импорт данных»:

Безусловно, у вас должны быть права на редактирование данных на уровне ресурса. Если их нет, попросите администратора дать доступ. В открывшемся окне нажимаем «Создать»:

В типе набора данных выбираем последний пункт «Данные о расходах», на втором шаге («Сведения о наборе данных») указываем название и выбираем представительства, где хотим, чтобы были доступны эти данные (актуально, если разные подрядчики имеют разны доступы, например, SEO-компания видит только данные из органической выдачи, а PPC – только по каналу Paid). На третьем шаге выбираем поля, которые хотим импортировать. Первые три поля («Дата», «Канал» и «Источник») – обязательны. Остальные заполняются по желанию. Я рекомендую всегда использовать «Стоимость» и «Число кликов». «Число показов» – по желанию (для Яндекс.Директа можно использовать, для SMM, например, – необязательно).

В третьем блоке выбираем те данные, которые хотим дополнительно уточнить, например, «Кампании», «Ключевые слова». Если нужно, можно выбрать «Поисковые запросы». Лично мы рекомендуем делать такой детальный анализ (по запросам) всё же на уровне рекламного кабинета, а не системы аналитики. «Содержание объявления» – если хотите анализировать не только запросы, но и тексты объявлений. В итоге у нас выходит примерно так:

Последнее, что вам надо выбрать – суммирование данных при повторе или перезаписывание. Здесь всё зависит от того, какой формат данных у вас будет. Например, вы записываете данные каждые 10 дней и добавили информацию с 1 по сегодня – 10 число, но день ещё не закончился. Если выбрано «Суммирование», когда вы будете добавлять данные с 10 по 20, Google их добавит к тем, которые есть за 10 число. Если же выбрана перезапись, новые данные просто заменять старые, но речь идёт только об одинаковых строках. Если вы добавили данные за февраль, при добавлении информации за март они просто дополнятся. Если будете работать чётко по периодам (например, добавлять данные раз в месяц), совершенно неважно, что будет выбрано. Оставляйте то, что по умолчанию. После того, как нажмёте «Сохранить», в разделе «Импорт данных» появится строка:

Нажав на ссылку «Управление загрузками», вы попадёте в раздел, в который будете загружать файлы данных. Нажмите на кнопку «Получить схему». В открывшемся окне вы получите заголовок столбцов, которые вам нужны. Можете просто скачать шаблон в CSV:

На этом заканчивается подготовительный этап в Google. Идём за получением начальных данных.

Итак, мы решили импортировать данные из Яндекс.Директа. Заходим в рекламный кабинет и переходим к статистике по всем кампаниям (ну или тем, которые нас интересуют). Открываем отчёт «Поисковые запросы» и смотрим, какие данные нам нужны. Выбираем интересующий период (например, март), затем все те параметры, которые выбирали для импорта в Google: дата, кампания, ключевое слово (условие показа), поисковая фраза, номер объявления (или группы), показы, клики и, конечно же, расход всего.

Полученный результат экспортируем в файл Excel (выбирайте любой формат, это пока неважно). Открываем полученный файл, убираем ненужную шапку, подписываем заголовки столбцов согласно разметке Google. В результате выйдет примерно так:

Обратите внимание на две последние колонки. Их нет в файле, который вы получите из Яндекса, – надо будет заполнить самостоятельно. И тут появляется первый подводный камень. Канал и источник нужно назвать так, как вы разметили его в UTM-метке. Зайдите в ваш отчёт по источникам/каналам и посмотрите, как именно Google Analytics видит Директ.

Обратите внимание, в одном случае реклама помечена как direct , в другом – как ya — dir . Важно, чтобы в колонке ga:source было именно то, что вы передаёте в метке, и что видит Google Analytics. Если этого не сделать, Google будет считать их разными источниками, и вы не сможете соединить эти данные. Аналогично и с кампаниями. При экспорте из Яндекса вы получаете название кампаний (их настроек), а вот что вы передавали в Google – нужно уже смотреть. Это может быть что-то произвольное или же просто ID кампании. Посмотрите внимательно, они должны совпадать. Если нет – придётся заменить.

А вот теперь начинаются «танцы с бубнами»!

Первое, что надо изменить, – это формат даты. Google хочет получить от вас, вместо обычного 19.03.2018, что-то вроде 20180319. Есть много разных вариантов это заменить, например, с помощью автозамены или другими способами. Я предпочитаю делать это с помощью Google Таблицы. Просто копируем колонку в таблицу Google и выбираем нужный формат даты.

Обратите внимание: дата должна содержать нули. Не 201831, а 20180301. Это важно:

Есть ещё одно расхождение: формат суммы расходов. Как вы знаете, по умолчанию Excel отделяет запятой дробные от целых (при желании это можно изменить в настройках). В любом случае просто выделите нужный столбец и замените запятую точкой, но следите, чтобы число не превратилось в дату! В принципе, это можно сделать и позже, просто помните об этом, иначе Google будет «ругаться». Всё, теперь сохраняем файл в формате CSV и открываем его с помощью текстового редактора (я рекомендую Notepad++, но можно и в обычном блокноте). Вот теперь можно поменять запятую на точку. Сейчас столбцы отделены точкой с запятой. Нам нужно заменить её запятой. Важно сохранять последовательность, иначе замените в стоимости не то, что надо. После этого меняем кодировку файла и сохраняем:

Переходим в импорт данных Google Analytics, нажимаем на ссылку «Управление загрузками» и загружаем созданный нами файл. Если в файле была допущена какая-то ошибка, при клике по надписи появится подсказка, что конкретно не так (не тот формат, заголовок столбца или что-то ещё). Если же всё было сделано правильно, после проверки файл будет принят:

Всё, что нам остаётся – несколько часов подождать, пока Google обработает данные и они появятся в отчётах (обычно 6–8 часов).

Анализ данных о расходах

Какой же результат? Прежде всего, на вкладке «Анализ расходов» в источниках появились данные о показах, кликах и переходах:

Кстати, посмотрите, для примера я добавил расход по go.mail.ru. Там я просто указал, что за два дня списалось 150 и 250 рублей и всё – ни показов, ни кликов, ни кампаний, ни ключевых слов. Это может пригодиться, если вы оплачиваете размещение баннера или платную статью. Данные из Google AdWords попадают сюда автоматически (если аккаунты связаны).

Информация доступна по всем параметрам, которые мы указывали: кампании, ключевые слова и даже поисковые запросы, если вы их, конечно, загружали:

Стандартные отчёты – это всего лишь «верхушка айсберга». К этим отчётам применяются все стандартные возможности Google Analytics, например, сегменты (новые или вернувшиеся пользователи, те, кто совершил конверсию, начал оформлять заказ, но не оформил, и т. д.).

Кроме того, не забываем о специальных отчётах, где вы можете посчитать не только стоимость конверсии, но и ROI, – если у вас настроена электронная торговля или указана ценность цели. Для этого переходим в редактор отчётов и добавляем те параметры, которые интересуют:

В результате мы получаем нужные нам отчёты (по источникам, кампаниям, словам и даже объявлениям, поисковым запросам):

Сначала может показаться, что это довольно сложно. Но, уверяю вас, стоит попробовать. После 2–3 добавлений это не будет вызывать никаких проблем и займёт не более 15 минут в месяц (обычно мы добавляем данные раз в месяц за предыдущий период – месяц).

В этой статье мы рассмотрим основные необходимые настройки для корректного закрытия счетов 20, 25, 26, 44 вконфигурации «Комплексная автоматизация» (ред.1.0.10.1) на примере организации, которая оказывает услуги и реализует покупные товары. Надеемся, что поможем Вам осуществить переход и уменьшить затраты времени и нервных клеток.

Это новая (альтернативная) модель учета по следующим участкам:

• складской учет
• учет затрат
• учет выпуска и учет себестоимости
• расчет себестоимости

• Используется единый регистр для учета затрат
• Единообразно ведется учет по партиям и у запасов и у затрат

Партионный учет в РАУЗ так же значительно поменялся – более не применяется такое понятие как партиобразующий документ . Партия определяется датой ее возникновения, а не документом. В результате, при списании со склада программа больше не обязана вычислять, по какому документу остатки должны уйти со склада – теперь достаточно просто отметить, что такого-то числа произведен расход (списание) запаса определенного материала. Это избавляет от необходимости выполнять ресурсоемкие вычисления для оценки стоимости списываемых партий. Дело в том, что в течение месяца применяются «предварительные оценки», по которым будет производиться списание. А фактическая стоимость вычисляется документом«Расчет себестоимости выпуска» , параллельно с расчетом стоимости затрат.

В течение месяца «Комплексная автоматизация» может применять 3 варианта оценки стоимости возникающих объектов:

• по плановым ценам
• по прямым затратам
• по нулевой стоимости

Метод оценки выбирается для управленческого и регламентированного учета раздельно, в настройках учетной политики.

Учетная политика

В РАУЗ применение этого параметра существенно расширилось. Здесь он применяется не только к выпуску, но и к другим разделам учета, например, запасам.

При использовании РАУЗ , при применении способа оценки стоимости списания – по FIFO , в течение месяца программа не рассчитывает стоимость списания по FIFO – в течение месяца используется оценка «по средней» . По FIFO будут рассчитаны только остатки на конец месяца при расчете фактической стоимости. Правда, стоит отметить, что даже после этого расчета стоимости у вас могут возникнуть вопросы к механизму расчета, но этот вопрос рассматривается в других статьях.

Для регламентированного и управленческого учета используются свои регистры накоплений: «Учет затрат (управленческий учет)» и «Учет затрат (бухгалтерский и налоговый учет)» . Так как регистры похожи по составу полей, далее будем говорить о регламентированном учете.

В регистрах применяется принцип корреспонденции – в движениях хранятся данные по корреспондирующей аналитике. Поэтому в приходных движениях этих регистров мы видим как аналитику учета, где у нас возникает объект учета (например, куда перемещается материал), так и корреспондирующую аналитику – откуда. Аналогично и в расходных движениях: видим не только, какой объект и откуда ушел, но и куда он уходит.

Одно из ключевых понятий в РАУЗ – это так называемые ключи аналитики. Ключ аналитики – это объект, который объединяет в себе несколько аналитических разрезов учета. Например, комбинация: счет учета, подразделение, организация и т.п.

Учет затрат

Всего есть пять видов ключей аналитики:

• Аналитика вида учета. По данным этой аналитики мы можем определить – речь идет о затрате/запасе, в какой организации это учитывается, в каком подразделении/на каком складе, на каком счете.
• Аналитика учета затрат. По данным этой аналитики мы можем определить – что это за запас / затрата, как учитывается с точки зрения учета затрат.
• Аналитика учета партий. По данным этой аналитики мы можем определить – что это за партия запаса и как она должна использоваться.
• Аналитика распределения затрат. По данным этой аналитики мы можем определить, что является получателем затрат.
• Аналитика учета прочих затрат. Эта аналитика используется только в реквизите «Кор. аналитика вида учета» , когда происходит формирование стоимости прочего объекта, то есть не относящегося к производственному учету.

Учет продаж и себестоимости

Подготовка

Если вы решили использовать РАУЗ после начала ведения учета в программе, то, естественно, Вам необходимо перепровести все документы, связанные с поступлением, списанием, перемещением, реализацией товаров, и документы, связанные с поступлением, реализацией услуг и отражением затрат, для того чтобы сформировались записи в регистры затрат и в регистр учета продаж и себестоимости.

Так как программа при анализе затрат учитывает данные регистров учета затрат, ручные операции, связанные со счетами затрат или учета МПЗ,надо исключить или, в крайнем случае, сделать с помощью документа «Корректировка записей регистров» соответствующую запись. Но это достаточно трудоемкий процесс, потому что выбирать ключи аналитики придется из очень большого списка. То же самое относится и к продажам. Если нет данных в регистре «Учета продаж и себестоимости» , то эти суммы продаж не будут учтены при формировании базы распределения для расчета себестоимости.

Закрытие счетов затрат осуществляется документом «Расчет себестоимости» . При желании, его можно разбить на несколько документов по выполняемым действиям, или исключить некоторые действия, например «Списание косвенных расходов на РБП» , но все движения формируются последним действиям.

Расчет себестоимости

Распределение общехозяйственных расходов

Мы рассмотрим случай, когда учетной политикой предусмотрено применение метода «директ-костинг» , так как критерии для распределения не зависят от применяемого метода.

Для распределения общехозяйственных расходов необходимо выполнение двух условий:

• Кредитовый оборот по счету 90.01 в течение месяца (независимо от того, как он там образовался).
• Запись в регистр «Способы распределения статей затрат» (самое удивительное, что любая) или в документе«Расчет себестоимости» выбрана настройка закрытия месяца, в которой на закладке «Распределение затрат» указан способ распределение затрат. В этом случае при проведении документа «Расчет себестоимости» будут автоматически созданы записи в регистр.

Настройка закрытия месяца

При отсутствии выручки документ «Расчет себестоимости» может отнести расходы по 26-му счету на РБП. Здесь стоит упомянуть еще один момент: если возникает необходимость, для общехозяйственных расходов можно указать точную аналитику, на которую они будут отнесены. Для этого нужно в первичном документе: «Поступление товаров и услуг» ,«Авансовом отчете» , «Требовании накладной» или в каком-либо другом документе – указать эту аналитику, тогда эта сумма будет исключена из распределения и закроется на нее, или на РБП, если оборота по этой номенклатурной группе нет.

Требования для распределения коммерческих расходов, а также издержек обращения, такие же как для и общехозяйственных расходов.

Распределение производственных расходов

Услуги, себестоимость которых требуется рассчитать, оформлены документами «Реализация товаров и услуг» , документ«Акт об оказании производственных услуг» в комплексной автоматизации не используется. При определении списка реализованных услуг определяется аналитика затрат – по данным документа (закладка «Услуги» ). Этот документ является основным для расчета себестоимости без его заполнения, даже при наличии оборота по кредиту счета 90.01, расчет производится, не будет.

Настройка учета

В интерфейсе «Заведующий учетом» документ находится в пункте меню «Настройка учета» .

В этом документе необходимо установить соответствие между элементами справочника: «Номенклатура» или «Тип номенклатуры» и парой «Подразделение организации» , «Номенклатурная группа» . Теперь документ «Расчет себестоимости» при выполнении операции «Определение списка реализованных услуг» соберет все реализованные услуги за месяц и по этим данным, на этапе «Расчет базы распределения расходов» , произведется расчет всех баз, по которым будут распределены расходы. Рассчитанные базы записываются в регистры сведений «База распределения затрат» и«База распределения затрат (бухгалтерский учет)» .

Установка параметров учета номенклатуры

Будьте внимательны при заполнении этого документа! Эти настройки определяют, по какой аналитике формируется себестоимость конкретной услуги. А при проведении документа «Реализация товаров и услуг» аналитика для доходов берется или из соответствующего поля документа, или, если оно пустое, из справочника «Номенклатура» . Если значения не будут совпадать, то результат списания себестоимости может быть не верным.

Следующим необходимым условием является указание способа распределения статей затрат и базы распределения по ним. Имеется два способа указать эти параметры.

Первый способ – это заполнить вручную в регистре сведений . Записи надо создать для каждой статьи затрат, указать счет затрат и способ распределения.

Способы распределения статей затрат организаций

Второй способ - это указать в документе «Расчет себестоимости» настройку закрытия месяца. В этой настройке на закладке «Распределение затрат» должно быть указано как распределяются затраты, но здесь Вы указываете подразделение предприятия, поэтому, чтобы рассчиталась себестоимость в регламентированном учете, обязательно должно быть установлено соответствие подразделений предприятия и подразделений организации, иначе при проведение документа в регламентированном учете расчет произведен не будет.

Настройка закрытия месяца

При проведении документа формируются записи в регистр сведений «Способы распределения статей затрат организаций» , соответствующие правилам установленным на закладке «Распределение затрат» .

Способы распределения статей затрат

Если уже имеются какие-то записи в регистре и они не соответствуют настройкам закрытия месяца, то при проведении документа «Расчет себестоимости» будет выдано сообщение о противоречии между настройкой закрытия месяца (закладка «Распределение затрат» ) и данными регистра «Способы распределения статей затрат организаций» . В этом случае необходимо эти противоречия устранить.

Распределение общепроизводственных затрат

Условия для распределения на себестоимость общепроизводственных затрат такие же, как и для производственных затрат, но есть возможность произвести распределение сумм по тем подразделениям, по которым нет базы для распределения (выручки по услугам для этого подразделения). Для этого необходимо выполнить следующие действия. Во-первых, в документе «Расчет себестоимости» сделать пустым поле «Настройка закрытия месяца» . Во-вторых, создать запись в регистр сведений «Способы распределения статей затрат организаций» , для подразделения, по которому нет базы распределения, и статей затрат, по которым есть оборот на 25-ом счете по этому подразделению, в которой будет указан характер распределения «Не учитывать подразделения» . В этом случае сумма с 25-го счета распределится на 20-ый счет пропорционально базам распределения, то есть парам «Подразделение – Номенклатурная группа» по которым есть доход.

Отчет по проводкам

Подведение итогов

На первый взгляд использование РАУЗ может усложнить работу с программой, но на практике мы получаем существенное сокращение времени на проведение документов, в том числе регламентных, а так же прозрачный учет затрат и МПЗ. По опыту внедрения систем с использование РАУЗ можно однозначно сказать, что это современный механизм учета, который послужит оптимизации Вашего бизнеса.

Теги: РАУЗ, рауз 1с, аналитика затрат