Domanda 5. Classificazione dei documenti
Classificazione dei documenti- distribuzione dei documenti in gruppi (tipi) in base alle caratteristiche del contenuto, alla forma di preparazione, ecc. al fine di organizzare e aumentare l'efficienza del lavoro con essi.
La classificazione consente di sviluppare determinati metodi di lavoro con ciascun gruppo di documenti, consolidarli in istruzioni e organizzare i documenti nel lavoro d'ufficio. 2. Convenzionalmente i documenti possono essere suddivisi nei seguenti gruppi: secondo il metodo di documentazione: scritto a mano; elettronico;
Grafico;
pellicole, fotografie, documenti sonori;
per zona di utilizzo: organizzativo ed amministrativo; finanziario e contabile; scientifico e tecnico; dal lavoro; reportistica e statistica;
nel luogo di compilazione:
Incoming (ricevuto dall'organizzazione);
In uscita (inviato dall'organizzazione);
Interno (compilato e utilizzato all'interno dell'organizzazione stessa);
secondo il timbro di limitazione di accesso:
aperto (non classificato);
con timbro di restrizione dell'accesso. I documenti possono avere i seguenti timbri:
"Per uso ufficiale" (informazioni ufficiali destinate solo ai dipendenti di un'organizzazione o settore specifico); “Segreto”, “Top Secret”, “Di particolare importanza” (informazioni contenenti segreti di stato); “Confidenziale” (informazioni il cui accesso è limitato dalla legislazione della Federazione Russa);
“Segreto commerciale” (informazioni che hanno valore commerciale perché non conosciute da terzi, alle quali non esiste libero accesso su base legale e rispetto alle quali il proprietario di tali informazioni ha introdotto un regime di protezione);
per origine:
ufficiale (ufficiale) (che colpisce gli interessi dell'organizzazione, compilato da una persona giuridica o individuale, formalizzato nel modo prescritto); personale (riguardante gli interessi di una persona specifica ed essendo personale);
al Sud rilevanza giuridica:
originali o originali (prime o singole copie di documenti ufficiali, firmati personalmente dall'autore);
copie (documenti che riproducono integralmente le informazioni del documento originale e tutte le sue caratteristiche esterne o parte di esse, senza valore legale);
copie autenticate (copie di documenti sui quali, secondo la procedura stabilita, vengono apposti i dettagli necessari, conferendo loro valore legale);
duplicati (copie ripetute del documento originale che hanno valore legale);
secondo la forma di presentazione:
individuo (il cui contenuto è presentato in forma libera);
stencil (quando la struttura, parte del documento, le frasi standard vengono preparate in anticipo e l'altra parte viene compilata durante la preparazione, ad esempio un certificato del luogo di lavoro);
standard (creato per documentare situazioni standard, come i viaggi di lavoro, e utilizzato in tutte le organizzazioni);
per durata di conservazione:
archiviazione permanente;
conservazione a lungo termine (oltre 10 anni); conservazione temporanea (fino a 10 anni).
1 . Documento elettronico- un documento in cui le informazioni sono presentate in formato elettronico, con i dettagli necessari per riconoscerle come valide.
Il documento informatico deve rispettare quanto segue requisiti:
creati, elaborati, archiviati, trasmessi e ricevuti utilizzando software e hardware;
essere visualizzato (riprodotto) in una forma comprensibile per la percezione.
Documento elettronico Forse riprodotto in forma e forma, comprensibile: sullo schermo; su carta;
un altro oggetto materiale separabile dal supporto del computer in una forma accessibile per l'ispezione visiva. Quando si utilizza un documento elettronico, non è necessario fornirne una copia su carta, tranne nei casi previsti dagli atti normativi della Federazione Russa o dall'accordo delle parti. Vantaggiutilizzo di documenti informatici:
il set di documenti del computer è ridotto al minimo quando si utilizzano campioni già pronti contenuti nella memoria del PC; l'elaborazione informatica dei documenti elettronici (ad esempio, richieste di merci) è molto più rapida dell'elaborazione dei documenti cartacei;
la raccolta, sistematizzazione e ricerca di qualsiasi documento o informazione da documenti è accelerata e semplificata; utilizzando la posta elettronica i documenti possono essere trasmessi rapidamente a qualsiasi distanza; l'archiviazione di documenti elettronici consente di salvare una grande quantità di informazioni su piccoli supporti e quindi non richiede grandi aree per l'archivio; il volume delle operazioni tecniche di routine con i documenti si riduce, si libera tempo per risolvere problemi di gestione sostanziali;
si riduce il numero delle perdite di documenti di cui non si conosce l'ubicazione;
diventa possibile utilizzare le informazioni ricevute per predisporre un altro documento (report, sintesi, revisione, ecc.), aumentando così l'efficienza e la qualità del documento in corso di compilazione.
Approvazione della bozza del documento informatico ha quanto segue vantaggi:
leggere un documento sullo schermo del PC senza stamparlo su carta; vengono apportate correzioni alla bozza del documento;
Agli svantaggii documenti elettronici possono essere classificati come: breve durata rispetto ai documenti cartacei;
la necessità di disporre di mezzi tecnici per la lettura; la possibilità di apportare modifiche non autorizzate (in assenza di firma digitale elettronica (EDS) o altri mezzi di protezione).
3. Gestione elettronica dei documenti- il processo di circolazione, elaborazione, conservazione e scambio di documenti elettronici. Partecipanti allo scambio di documenti elettronici - persone fisiche e giuridiche, enti governativi della Federazione Russa, governi locali che partecipano allo scambio di documenti elettronici.
Mittente del documento elettronico- un partecipante allo scambio di documenti elettronici che redige un documento elettronico, lo firma con la sua firma digitale e lo invia al destinatario direttamente o tramite un intermediario informativo.
Destinatario del documento informatico- partecipante allo scambio di documenti elettronici, al cui indirizzo è stato ricevuto il documento elettronico.
Intermediario nello scambio di documenti elettronici (intermediario dell'informazione)- una persona giuridica o un imprenditore individuale che fornisce servizi relativi allo scambio di documenti elettronici tra mittenti e destinatari di documenti elettronici.
Quando si scambiano documenti elettronici, le misure di sicurezza delle informazioni devono essere utilizzate in conformità con i requisiti degli atti normativi della Federazione Russa.
Il documento elettronico è soggetto a verifica per confermarne l'autenticità mediante verifica della firma digitale. La conferma dell'autenticità di un documento elettronico viene effettuata dal destinatario del documento elettronico utilizzando gli strumenti di verifica della firma digitale fornitigli dal mittente o dal distributore di strumenti di verifica della firma digitale. Autenticità del documento informatico si ritiene confermato qualora, a seguito dell'esecuzione da parte del destinatario del documento informatico delle procedure previste dagli strumenti di verifica della firma digitale, sia accertata l'immutabilità di tutti i suoi dati. Gestione elettronica dei documentiregolamentato da regolamenti:
governo;
intersettoriale;
industria;
locale (imprese).
Regolamento legale nel campo della circolazione dei documenti informatici inviato:
attuare una politica statale unificata nel campo della circolazione dei documenti elettronici;
garantire la sicurezza e la protezione delle informazioni durante la loro creazione, elaborazione, archiviazione, trasmissione e ricezione;
garantire i diritti e gli interessi legittimi degli utenti di documenti elettronici;
supporto legale per la tecnologia di creazione, elaborazione, archiviazione, trasmissione e ricezione di documenti elettronici. Viene eseguito il lavoro con documenti elettronici inviati tramite posta elettronica allo stesso modo lavorare con documenti cartacei. Pertanto viene anche chiamata gestione elettronica dei documenti lavoro d'ufficio automatizzato. Ad ogni abbonato e-mail viene assegnata una casella di posta individuale, a cui viene assegnato un codice utente, e i messaggi elettronici vengono scambiati attraverso queste caselle di posta.
Il mittente di un documento elettronico crea un file di messaggio, ne specifica il nome, la data, l'ora di invio e avvia il programma di invio della posta elettronica.
I documenti elettronici vengono trasmessi ai destinatari secondo le istruzioni per la spedizione.
Il destinatario riceve sullo schermo del PC il documento che, se necessario, può essere trasferito su carta. Utilizzando un PC vengono registrati i documenti elettronici.
Il gestore, ricevuto il documento informatico, delibera sullo stesso e il documento viene inviato attraverso la rete interna al PC dell'esecutore/i.
Processo di esecuzione dei documenti elettronici simile esecuzione di documenti cartacei. Il flusso di documenti elettronici è in costante aumento, soprattutto in connessione con lo sviluppo del commercio su Internet. Periodo di conservazione dei documenti informatici Stesso, come quelli cartacei (ad esempio avvisi bancari e richieste di bonifico - 5 anni). La conservazione dei file per un periodo simile può comportare la loro perdita, pertanto si consiglia di creare archivi speciali di documenti elettronici su CD.
A archiviazione di documenti informatici nell'archivio elettronico deve essere fornito:
protezione dei documenti informatici da accessi non autorizzati e distorsioni;
la possibilità di garantire agli interessati l'accesso ai documenti informatici conservati secondo le modalità previste dalla normativa;
la capacità di confermare l'autenticità dei documenti elettronici durante l'intero periodo della loro conservazione;
la capacità di presentare i documenti elettronici archiviati come copia cartacea.
In futuro, lo sviluppo della gestione elettronica dei documenti si concentrerà sul massimo utilizzo dei documenti elettronici, il che implica un cambiamento nelle tradizioni domestiche esistenti del lavoro d'ufficio e un graduale abbandono dei supporti cartacei.
Nella società moderna, dove predominano i computer e le tecnologie dell'informazione, i documenti elettronici sono di grande importanza.
È molto più semplice lavorare con i documenti elettronici: non ci sono pratiche burocratiche e la ricerca dei documenti è notevolmente semplificata grazie all'utilizzo di un database elettronico.
Inoltre, mi sembra che un documento elettronico abbia un vantaggio significativo rispetto a un documento cartaceo: la possibilità di apportare modifiche al testo del documento senza sprecare carta extra. Ma in precedenza, lavorare con i documenti richiedeva tempo e molto lavoro a causa della necessità di riscrivere manualmente l'intero documento anche quando si apportavano le modifiche più piccole.
Ma per capire cos'è un documento elettronico è necessario, innanzitutto, definire il concetto stesso di “documento”.
Sfortunatamente, ad oggi, tra gli specialisti nel campo della gestione dei documenti, dell'archivistica e della biblioteconomia, non c'è unità nella comprensione del termine "documento", nonostante la presenza di una serie di definizioni sancite negli atti legislativi e nei GOST.
La scienza dei documenti vede il documento come uno strumento di gestione o di archiviazione; gli studi sugli archivi e sulle fonti considerano un documento come portatore di informazioni sul passato o sul presente.
Il processo di sviluppo di una definizione ottimale del concetto di documento che soddisfi le esigenze delle attività pratiche si riflette negli standard di termini e definizioni dello Stato nazionale.
Nella prima Norma statale, un documento di questo tipo veniva definito come “un mezzo per fissare in vari modi informazioni materiali speciali su fatti, eventi, fenomeni della realtà oggettiva e dell'attività mentale umana”.
Dopo la revisione nel 1983, apparve un nuovo standard statale, in cui si affermava che “un documento è un oggetto materiale con informazioni fissate in modo artificiale per la sua trasmissione nel tempo e nello spazio”.
Pertanto, come risultato dell'evoluzione, il concetto di documento arriva alla sua moderna interpretazione ufficiale: "informazioni documentate (documento) - informazioni registrate su un supporto tangibile con dettagli che ne consentono l'identificazione"
Esiste anche un'interpretazione ampia del concetto di "documento": un oggetto di interazione in un ambiente sociale, destinato a esprimere formalmente le relazioni sociali tra altri oggetti di questo ambiente.
Ma nello standard nazionale della Federazione Russa appare un'altra interpretazione del concetto di "documento": informazioni identificabili registrate su un supporto tangibile, create, ricevute e archiviate da un'organizzazione o un individuo come prova quando si confermano obblighi legali o attività commerciali. Inoltre, per il concetto di "documento" viene utilizzato il termine record, che nella traduzione significa "record".
Dopo aver confrontato e compreso i vari concetti contenuti nella letteratura scientifica ed educativa, possiamo stabilirci sulla seguente definizione del concetto di documento, che meglio soddisfa gli scopi e gli obiettivi della scienza dei documenti: un documento è un'informazione fissata su un supporto materiale in un forma simbolica stabile creata da una determinata persona per la sua trasmissione nello spazio e nel tempo.
Sulla base di quanto sopra, possiamo concludere che un documento è sia informazione che mezzo materiale. Inoltre, questi due componenti sono parte integrante del documento.
Ma a differenza di un documento cartaceo, per un documento elettronico il supporto materiale non gioca un ruolo decisivo. Durante il suo intero ciclo di vita, un documento elettronico può essere trasferito da un supporto all'altro o addirittura essere archiviato nella memoria del computer.
Ma cos’è un documento informatico?
La formazione del concetto di “documento elettronico” negli atti legislativi e normativo-metodologici della Federazione Russa è avvenuta gradualmente.
Secondo gli esperti legali russi, i primi tentativi di sviluppare un quadro giuridico per i documenti elettronici nel nostro paese furono fatti a metà degli anni '70, quando furono adottati numerosi atti dipartimentali sui requisiti per i documenti macchina intra-industriali.
Nel 1981 furono approvate le “linee guida temporanee a livello di settore per dare valore legale ai documenti creati dalla tecnologia informatica”. Questo atto affermava che "... un documento su supporto informatico viene utilizzato senza conversione in una forma leggibile dall'uomo (visiva) quando si trasmettono informazioni a imprese, organizzazioni e istituzioni o per lo scambio di informazioni tra di loro" (clausola 3).
Nel settembre 1986 furono approvate le “Linee guida per l'implementazione e l'applicazione di GOST 6.10.4-84 “USD”. Dare valore legale ai documenti su supporti informatici e tipografici creati dalla tecnologia informatica. Disposizioni fondamentali" (RD 50-613-86). Nel capitolo 2 “Requisiti dei documenti originali” si precisa che tra i documenti su supporto macchina rientrano i documenti su supporto macchina magnetica (nastri e dischi magnetici, dischetti magnetici) e i documenti su supporto macchina cartacea (nastri perforati, schede perforate).
Nel GSDO, adottato nel 1991, esiste una definizione del termine "documento leggibile dalla macchina" - "un documento adatto alla lettura automatica delle informazioni in esso contenute, i cui principali supporti sono: carte perforate, nastri perforati e magnetici nastri."
Il ricercatore M.V. Larin è riuscito a individuare circa 40 definizioni del concetto “documento elettronico”. Secondo il ricercatore, "un documento elettronico è un'informazione registrata su un supporto elettronico che viene registrata, archiviata, trasmessa e presentata in una forma accettabile per gli esseri umani utilizzando tecnologie supportate da computer elettronici e che contiene dettagli che ne consentono l'identificazione".
Secondo la legge federale “Sulla firma elettronica digitale”, un documento elettronico è un documento in cui le informazioni sono presentate in formato digitale elettronico.
In conformità con l'edizione del 2000 della legge federale "Sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni", un documento elettronico è un'informazione presentata sotto forma di un insieme di stati di elementi della tecnologia informatica elettronica (ECT), altri mezzi elettronici di elaborazione, memorizzare e trasmettere informazioni che possono essere convertite in una forma adatta alla percezione umana inequivocabile e avente attributi per identificare il documento.
Inoltre, un documento elettronico può essere definito come una forma di preparazione, invio, ricezione o archiviazione di informazioni utilizzando mezzi tecnici elettronici, registrate su un disco magnetico, nastro magnetico, disco laser e altro supporto materiale elettronico.
Le informazioni registrate su un supporto materiale elettronico sono riconosciute come documento informatico se:
Creati, elaborati, archiviati e trasmessi utilizzando mezzi tecnici elettronici;
Sottoscritto in conformità ai requisiti previsti dalla normativa vigente;
Può essere presentato in una forma adatta alla percezione da parte di una persona che non possiede particolari competenze tecniche;
Se durante la sua preparazione, conservazione, trasmissione viene utilizzato un metodo previsto da norme statali o internazionali o da un accordo tra le parti che consenta di identificare in modo affidabile l'originatore del documento elettronico.
La specifica europea MoReq-2 definisce un record elettronico come un documento ufficiale che esiste in formato elettronico. Inoltre, un documento ufficiale può essere presentato in formato elettronico in seguito al fatto che è stato inizialmente creato utilizzando un software applicativo o in seguito alla digitalizzazione, ad esempio mediante scansione.
Un documento elettronico può anche essere definito come un'informazione presentata sotto forma di un insieme di stati di elementi della tecnologia informatica elettronica, altri mezzi elettronici di elaborazione, archiviazione e trasmissione di informazioni, che possono essere convertiti in una forma adatta alla percezione umana inequivocabile e avente attributi per identificare il documento.
Si possono distinguere le seguenti caratteristiche dei documenti elettronici:
· Un documento informatico non può essere percepito da una persona direttamente nella forma fisica in cui è registrato sul supporto: solo dopo aver attraversato una serie di procedure prescritte, i dati appaiono in una forma comprensibile all'utente;
· Un documento elettronico è associato alle tecnologie con cui è stato creato e non può essere utilizzato separatamente da esse (hardware, formato del programma, standard di presentazione dei dati); Perché le tecnologie con cui viene creato un documento informatico sono soggette a obsolescenza e rapido cambiamento; è elevato il rischio di perdita dei documenti informatici a causa dell'impossibilità di leggere i dati in assenza di apparecchiature o software obsoleti;
· I documenti elettronici hanno una propria struttura fisica e logica. A differenza dei documenti cartacei, per i quali forma e contenuto sono un tutt'uno, i singoli elementi di un documento elettronico vengono archiviati in un database e solo dopo una richiesta, un'elaborazione dei dati e la visualizzazione su un monitor possono diventare un documento tradizionale;
· I documenti elettronici, a differenza di quelli cartacei, non sono strettamente legati ad uno specifico supporto di memorizzazione. Ad esempio, le informazioni su un disco rigido possono essere facilmente modificate e distrutte senza quasi lasciare tracce sul supporto; ci sono documenti elettronici implementati solo nella RAM del computer;
· I documenti elettronici si distinguono per la riproduzione illimitata dell'originale, molteplici forme e copie dell'esistenza dei documenti, pertanto ciò dà luogo a una confusione dei concetti di "copia", "originale" e "originale" in relazione ai documenti elettronici , che pone il problema della certificazione della forza giuridica e dell'autenticità di un documento informatico;
· È necessario proteggere i media da accessi non autorizzati;
· I documenti elettronici richiedono regole di descrizione specifiche e la creazione di documentazione di accompagnamento aumenta il volume dei documenti.
I documenti elettronici e cartacei presentano vantaggi e svantaggi legati al mezzo. Diamo un'occhiata a loro in modo più dettagliato.
La creazione di una risorsa informativa di qualsiasi tipo inizia con il dare una forma alle informazioni documento. Le informazioni documentate, a loro volta, possono essere incluso in qualsiasi base informativa.
Supporto normativo
Secondo le disposizioni della legge federale n. 149, vengono registrate le informazioni documentate su un supporto di memorizzazione tangibile. Alcuni dettagli vengono utilizzati per identificare i dati o la loro fonte.
La parola "documento" ha radici latine. Tradotto significa "prova". Nel Dizionario Terminologico di Teoria e Pratica del 1964, la parola “documento” è definita come un oggetto materiale che contiene informazioni in forma registrata.
Base teorica
Ogni documento contiene 3 elementi: il contenuto dell'informazione, le forme della sua fornitura e il mezzo dell'informazione documentata.
Lo studio dei metodi per la registrazione dei dati e le caratteristiche dei loro supporti viene effettuato nell'ambito di una disciplina come la gestione dei documenti. Questa direzione scientifica esplora i processi di archiviazione, lavoro d'ufficio e flusso di documenti. L'attenzione principale è rivolta alla regolamentazione della forma dei documenti tradizionali e alla protezione dei loro dettagli.
Caratteristiche della registrazione delle informazioni
Le informazioni documentate sono informazioni, contenuto su un supporto tangibile, i cui dettagli possono essere utilizzati per identificare informazioni. Attualmente esistono molti modi per proteggere le informazioni. Convenzionalmente, sono divisi in diverse classi.
I documenti cartacei sono portatori di informazioni che possono essere percepite senza l'ausilio di mezzi tecnici aggiuntivi. Questo metodo di documentazione è considerato il più comune.
Negli ultimi tempi, però, si sono diffusi sempre più media dai quali è possibile ottenere informazioni solo con mezzi tecnici. Possono trattarsi di documenti elettronici, video, registrazioni audio (file), informazioni codificate, ecc.
Identificazione
Un prerequisito per lavorare con i dati è la presenza di dettagli con cui identificarsi informazioni documentate.
Determinare l'origine dei dati è necessario per far corrispondere il contenuto originale del supporto con il contenuto del documento ricevuto dall'utente. Se necessario, nel processo di studio delle informazioni, viene stabilito il fatto dell'identità e della coincidenza dei dati.
Regolamento regolamentare
Regime giuridico dell'informazione documentata, la procedura per la registrazione delle informazioni da parte delle strutture esecutive federali è stabilita dal Governo. Le regole per il flusso di documenti e il lavoro d'ufficio, approvate da altri enti governativi e organi di autogoverno territoriale di loro competenza, non dovrebbero contraddire le disposizioni dei regolamenti governativi.
Struttura statale che attua la regolamentazione normativa e metodologica le informazioni documentate sono Agenzia federale per la regolamentazione tecnica e la metrologia. In precedenza queste funzioni venivano eseguite da Gosstandart. Durante le riforme fu trasformata in Agenzia.
Le questioni relative alla standardizzazione dei documenti sono regolate dalle disposizioni della legge federale n. 184 "Sulla regolamentazione tecnica". La leadership intersettoriale nelle organizzazioni rientra nelle competenze dell'Agenzia archivistica federale. La gestione settoriale del supporto documentale è effettuata dai ministeri competenti, tenendo conto delle raccomandazioni dell'Agenzia per gli archivi.
Particolarità identificative
Esistono diversi metodi di archiviazione informazioni documentate. Definizione L'opzione specifica dipende dalle specificità del settore in cui vengono utilizzate le informazioni.
I dati possono essere presentati in formato elettronico e archiviati in database specializzati. In una situazione del genere, l'identificazione presenta alcune peculiarità. L'esattezza delle informazioni deve essere confermata dal proprietario della banca dati o da un funzionario autorizzato.
Esistono altri modi per confermare l'autenticità informazioni documentate. Questa informazione può, in particolare, essere certificato mediante una firma digitale. Un documento elettronico confermato da una firma elettronica o da un analogo di una firma autografa è riconosciuto equivalente a un documento cartaceo. Eccezioni possono essere stabilite nelle leggi federali o in altri regolamenti.
Risorse informative
Sono considerati oggetti delle relazioni tra persone giuridiche, cittadini e Stato. Quello esistente garantisce la protezione dei dati.
La regolamentazione regolamentare è effettuata da disposizioni di legge che stabiliscono:
- Regole per la documentazione delle informazioni.
- Proprietà dei documenti e dei loro array, anche nei sistemi informativi.
- Categoria di dati per livello di accesso agli stessi.
- Procedura per garantire la sicurezza delle informazioni.
Le risorse informative sono create da agenzie governative a qualsiasi livello, entità commerciali, associazioni pubbliche, istituzioni e individui. Ogni soggetto costituisce l'una o l'altra risorsa per i propri scopi e usi informazioni documentate. Questo possono esserci finalità produttive, gestionali, didattiche, scientifiche.
Le risorse informative differiscono significativamente l'una dall'altra in volume. Alcuni sono rappresentati da diversi libri di consultazione, altri da grandi collezioni di biblioteche. Inoltre, esiste una classificazione in base al metodo di organizzazione e all'ordine di fornitura dei dati.
Risorse informative statali
La Federazione Russa, le regioni e i comuni sono i proprietari dei materiali utilizzati in tali risorse. informazioni documentate. Questi le informazioni vengono accumulate, create, acquisite principalmente dai fondi di bilancio.
Le risorse informative statali sono gestite dagli enti governativi e dalle strutture di autogoverno territoriale nell'ambito dei poteri loro conferiti.
Lo Stato ha il diritto di utilizzare, riacquistare informazioni documentate. Questo l'opportunità si concretizza nei casi in cui informazioni appartenenti ad altri soggetti (persone giuridiche o cittadini) rientrano nel segreto di Stato, nonché negli altri casi previsti dalla legge.
Il deposito legale come tipologia di informazione documentata
Una copia obbligatoria è una copia di un documento replicato che deve essere trasferita dal produttore all'organizzazione competente. In questo caso il documento viene riconosciuto come supporto materiale contenente informazioni. Può essere presentato sotto forma di testo, fonogramma, illustrazione o una combinazione di questi. Una copia è un documento campione identico all'originale.
Per questa varietà regime giuridico delle informazioni documentateè sancito dalla legge federale n. 77. L'atto normativo determina la politica statale sulla creazione di depositi legali come base di risorse per l'acquisizione della collezione della biblioteca nazionale e lo sviluppo del sistema bibliografico. La legge prevede le norme per garantire la sicurezza dei supporti dati e le specificità del loro uso pubblico.
Destinatari
Le copie del deposito legale vengono distribuite tra le persone giuridiche che hanno il diritto di archiviare, ricevere e fornire informazioni per l'uso gratuitamente o a pagamento. I destinatari sono:
- Camera del libro, Accademia statale, tecnico-scientifica e nazionale delle scienze russa, filiale siberiana dell'Accademia delle scienze russa, biblioteca scientifica dell'Estremo Oriente. Queste istituzioni ricevono pubblicazioni.
- Biblioteca russa per ciechi. Questa istituzione fornisce pubblicazioni per persone con problemi di vista.
- Istituto Federale della Proprietà Industriale. Questa autorità riceve documenti di brevetto elettronici.
- Biblioteca parlamentare. Riceve documenti ufficiali.
- Fondo federale per gli standard statali, un classificatore tutto russo di dati tecnici ed economici e regole regionali/internazionali, raccomandazioni e norme di standardizzazione di paesi stranieri.
Questo non è l'intero elenco dei destinatari. Esistono anche istituzioni speciali che ricevono informazioni video, audio, programmi per computer, ecc. Nella Federazione Russa sono stati creati centri scientifici e tecnici per archiviare documenti in formato elettronico. Ricevono informazioni in aree che soddisfano le loro specifiche.
Tutte queste organizzazioni pubblicano regolarmente informazioni sulle copie legali gratuite ricevute. Le istituzioni formano una raccolta di documenti della biblioteca nazionale.
La consegna dei materiali, la loro distribuzione centralizzata e la notifica ai consumatori vengono effettuate entro i termini stabiliti dalle leggi e dai regolamenti delle organizzazioni competenti. La violazione delle norme vigenti da parte degli autori dei documenti comporta una responsabilità amministrativa.
Documento elettronico
Documento elettronico -
Il significato giuridico di un documento elettronico è dato dalla firma digitale elettronica, che sul territorio della Federazione Russa equivale a una firma autografa su un documento cartaceo, soddisfacendo contemporaneamente le seguenti condizioni:
- il certificato della chiave di firma relativo a tale firma digitale elettronica non ha perso vigore (è valido) al momento della verifica o al momento della firma del documento elettronico;
- se esistono prove che determinano il momento della firma;
- sia confermata l'autenticità della firma digitale elettronica contenuta nel documento informatico;
- La firma digitale elettronica viene utilizzata in conformità con le informazioni specificate nel certificato della chiave di firma.
Guarda anche
Collegamenti
Appunti
Fondazione Wikimedia. 2010.
- Scuola di affari di Edimburgo
- Forestale, James
Scopri cos'è un "documento elettronico" in altri dizionari:
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documento elettronico- 3.1 documento elettronico: documento su supporto leggibile da una macchina, il cui utilizzo richiede la tecnologia informatica. Fonte … Dizionario-libro di consultazione dei termini della documentazione normativa e tecnica
DOCUMENTO ELETTRONICO- ai sensi dell'art. 1 della legge del 10 gennaio 2000 sui documenti elettronici (di seguito denominata Legge), per documento elettronico si intendono le informazioni registrate su supporti informatici e che soddisfano i requisiti stabiliti dalla legge. Secondo l'art. 2… … Dizionario giuridico del diritto civile moderno
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Documento elettronico- Un insieme di dati registrati su un supporto materiale e/o trasmessi attraverso canali di comunicazione elettronica con dettagli che consentono l'identificazione di tali informazioni e del loro autore. È possibile creare un documento elettronico sulla base di un documento su... ... Termini di deposito
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documento elettronico- informazioni registrate su supporti informatici e conformi ai requisiti stabiliti dalla presente legge (articolo 1 della legge della Repubblica di Bielorussia sui documenti elettronici) ... Diritto della Bielorussia: concetti, termini, definizioni
Libri
- Moderne tecnologie del lavoro d'ufficio e del flusso di documenti n. 3 (51) 2015, "Moderne tecnologie del lavoro d'ufficio e del flusso di documenti" - una rivista per i dirigenti dei dipartimenti di lavoro d'ufficio. Imparerai come implementare e ottimizzare in modo efficace l'elettronica... Categoria: Popolare sugli affari Collana: Rivista “Le moderne tecnologie del lavoro d'ufficio e del flusso di documenti” 2015 Editore: MCFR, Acquista per 962,5 rubli. eBook
- Scansione e riconoscimento del testo. Tutorial su come lavorare con ABBYY FineReader10, Zhadayev A. G., 248 pagine Lavorare con documenti elettronici è per molti versi più comodo e più semplice che con le loro controparti cartacee. Il documento elettronico può essere modificato, utilizzato per creare i propri lavori,... Categoria: Informatica Editore:
Andriyanova Karina Vladimirovna
Istituto Kemerovo (filiale) RGTEU, Kemerovo
Con l'informatizzazione di massa e l'emergere di tecnologie e software più avanzati, esiste una reale possibilità di passare al cosiddetto lavoro d'ufficio "senza carta", la cui base è un "documento elettronico" - un documento con caratteristiche nuove, diverse da quelle tradizionali , caratteristiche.
La storia dell'emergere del concetto di "documento elettronico" inizia negli anni '70 in URSS con il termine "documenti leggibili dalla macchina". GOST 6.10.4-84, pubblicato nel 1984, ha stabilito il fatto che la documentazione sui nuovi media è disponibile nell'ambiente documentario. Per documento leggibile meccanicamente si intendeva “un documento atto alla lettura automatica delle informazioni in esso contenute”.
GOST 6.10.1-88 conteneva quattro definizioni relative a un documento leggibile dalla macchina: un documento orientato alla macchina, un documento su un supporto della macchina, un documento su un supporto magnetico della macchina (nastro magnetico, disco magnetico) e un diagramma della macchina. La caratteristica distintiva di tali documenti è solo che devono essere idonei all'elaborazione su computer o creati utilizzando tecnologie informatiche, ma i loro dettagli sono redatti secondo le modalità stabilite per tutti i documenti.
Un’interpretazione leggermente diversa di un documento leggibile dalla macchina è data nel GSDO (2.3.3.1) 1991: è inteso come “un documento adatto alla lettura automatica delle informazioni in esso contenute”. Secondo M.V. Larina, l'errore di questa definizione sta nell'esagerare la capacità della tecnologia di leggere automaticamente le informazioni. Anche oggi, con l’enorme progresso della tecnologia informatica, non è sempre possibile fare ciò senza l’intervento umano.
Nella legislazione moderna esistono diverse definizioni del concetto di “documento elettronico”:
1) Documento elettronico: un documento su un supporto leggibile dalla macchina, il cui utilizzo richiede tecnologia informatica (clausola 3.1 di GOST 7.83-2001).
2) Documento elettronico - un oggetto informativo composto da due parti:
Dettagli contenenti attributi identificativi (nome, ora e luogo di creazione, informazioni sull'autore, ecc.) e firma digitale elettronica;
Se necessario, un documento elettronico può assumere diverse forme di visualizzazione: su schermo o su carta (R 50.1.031-2001).
3) Documento elettronico - un documento in cui le informazioni sono presentate in formato digitale elettronico. Questa definizione non definisce in alcun modo l'essenza di un documento elettronico: se si segue questa definizione, qualsiasi informazione in formato elettronico sarà considerata un documento elettronico.
4) Documento elettronico" è un'informazione documentata presentata in formato elettronico, cioè in una forma adatta alla percezione umana mediante computer elettronici, nonché alla trasmissione su reti di informazione e telecomunicazione o all'elaborazione in sistemi di informazione.
5) Documento elettronico - informazioni in formato elettronico, firmate con una firma elettronica qualificata, equivalenti a un documento cartaceo, firmato con una firma autografa, a meno che le leggi federali o i regolamenti adottati in conformità con esse stabiliscano un requisito per la necessità di redigere un documento esclusivamente cartaceo.
L'ultima definizione è contenuta nella legge federale n. 63-FZ del 6 aprile 2011 "Sulla firma elettronica". È quello di maggior successo, poiché conferma la presenza di un modulo elettronico e di una firma elettronica qualificata.
La diversità delle definizioni giuridiche si spiega con la mancanza di una legge unificata sui documenti elettronici.
Nel 2005 si è tentato di creare una legge del genere. La Duma di Stato dell'Assemblea Federale della Federazione Russa ha presentato il progetto di legge federale n. 159016-4 “Sui documenti elettronici”. Il disegno di legge mirava a definire il regime giuridico di un documento elettronico, compresa la definizione dei requisiti per garantire la sicurezza di un documento elettronico, nonché allo scopo di conferire loro valore legale. Il disegno di legge non è stato sostenuto dal governo della Federazione Russa. Occorreva chiarire le disposizioni del progetto, che in gran parte duplicava la legge federale del 10 gennaio 2002 n. 1-FZ "Sulla firma elettronica digitale". Attualmente non esistono progetti alternativi volti a stabilire il regime giuridico di un documento elettronico.
Di conseguenza, il problema della regolamentazione giuridica del regime non ha ricevuto una soluzione legislativa.
Va notato che esiste una significativa esperienza straniera nella regolamentazione giuridica delle pubbliche relazioni nel campo dei documenti elettronici. Attualmente, le leggi sui documenti elettronici sono in vigore nella Repubblica di Armenia, nelle Repubbliche di Bielorussia, Moldavia, Uzbekistan e Kazakistan. . La Legge della Repubblica di Bielorussia del 28 dicembre 2009 n. 113-3 “Sui documenti elettronici e le firme digitali elettroniche” ha introdotto concetti come “copia di un documento elettronico” e integrità di un documento elettronico. Secondo l'articolo 17 della legge, un documento informatico è composto da due parti integranti: generale e speciale. La parte generale del documento informatico è costituita dalle informazioni che costituiscono il contenuto del documento. Una parte speciale di un documento informatico è costituita da una o più firme elettroniche digitali e può contenere anche ulteriori dati necessari per la verifica della firma elettronica digitale e l'identificazione del documento informatico, stabiliti da norme tecniche.
Gli scienziati, studiando questo problema, offrono le loro definizioni del concetto di "documento elettronico". Sono simili ai concetti proposti nella legislazione moderna o diversi da essi. Ad esempio, l'A.I. Zemskov fornisce una definizione di documento elettronico identica a quella contenuta nella clausola 3.1 di GOST 7.83 - 2001: "una serie di informazioni complete nel contenuto, registrate in modo leggibile dalla macchina su un supporto leggibile dalla macchina". Questa comprensione di un documento elettronico non è accettabile, poiché parla solo del fatto dell'esistenza di tale documento, senza indicarne i dettagli, le regole di esecuzione stabilite o la presenza di una firma digitale elettronica.
IN E. Tikhonov ritiene che “i documenti elettronici siano dati elettronici contenenti attributi e dettagli che ne consentono l’identificazione”. Di conseguenza, sottolinea la necessità che il documento abbia dei dettagli, una firma digitale elettronica, che ha senza dubbio un significato positivo.
M.N. Kostomarov confuta tutte le definizioni proposte, ritenendo che l'essenza di questo fenomeno sia riflessa in modo più accurato dal termine "forma di documento elettronico" e "documento elettronico" sia solo uno stato intermedio, una forma temporanea di archiviazione degli elementi che compongono il documento in memoria del computer.
Pertanto, data la diversità di opinioni esistente sul concetto di "documento elettronico", non esiste un'unica definizione di questo fenomeno né nel mondo scientifico né nella legislazione moderna. Il concetto ideale dovrebbe riflettere la presenza obbligatoria di dettagli e firme. Il concetto di "documento elettronico" non dovrebbe contenere frasi incomprensibili come "adatto alla percezione umana". Un documento elettronico è una forma elettronica di espressione di informazioni contenenti dettagli e una firma elettronica qualificata.
Pertanto, l'adozione di un atto legislativo su un documento elettronico è una delle attuali direzioni per lo sviluppo della regolamentazione legislativa volta a garantire il significato giuridico dei documenti elettronici, ci consente di rimuovere le restrizioni ed eliminare gli ostacoli all'uso dei documenti elettronici, stabilire un regime giuridico per questi documenti e, infine, proporre un concetto unico di “documento elettronico”.
