Întrebarea 5. Clasificarea documentelor
Clasificarea documentelor- repartizarea documentelor pe grupe (tipuri) pe baza caracteristicilor de conținut, a formei de pregătire etc., în vederea organizării și creșterii eficienței lucrului cu acestea.
Clasificarea vă permite să dezvoltați anumite metode de lucru cu fiecare grup de documente, să le consolidați în instrucțiuni și să organizați documentele în munca de birou. 2. În mod convențional, documentele pot fi împărțite în următoarele grupuri: conform modului de documentare: scris de mana; electronic;
Grafic;
documente de film, foto, sonor;
după domeniul de utilizare: organizatoric si administrativ; financiar si contabil; științifice și tehnice; prin muncă; raportare și statistică;
la locul de compilare:
Incoming (primit de organizație);
Ieșire (trimise de la organizație);
Intern (compilat și utilizat în cadrul organizației în sine);
conform ștampilei de restricție de acces:
deschis (neclasificat);
cu ștampila de restricție de acces. Documentele pot avea următoarele ștampile:
„Pentru uz oficial” (informații oficiale destinate numai angajaților unei anumite organizații sau industrie); „Secret”, „Secret suprem”, „De importanță deosebită” (informații care conțin secrete de stat); „Confidențial” (informații la care accesul este limitat de legislația Federației Ruse);
„Secret comercial” (informații care au valoare comercială datorită necunoașterii față de terți, la care nu există acces liber în temeiul legal și în privința cărora proprietarul acestor informații a introdus un regim de protecție);
după origine:
oficial (oficial) (care afectează interesele organizației, întocmit de o persoană juridică sau persoană fizică, formalizat în modul prescris); personal (privind interesele unei anumite persoane și a fi personal);
in sud semnificație juridică:
originale sau originale (prima sau singura copie a documentelor oficiale, semnate personal de autor);
copii (documente care reproduc integral informațiile documentului original și toate caracteristicile sale externe sau o parte din ele, fără forță legală);
copii certificate (copii ale documentelor pe care, în conformitate cu procedura stabilită, sunt aplicate detaliile necesare, dându-le forță juridică);
duplicate (copii repetate ale documentului original care au vigoare);
după forma de prezentare:
individual (al cărui conținut este prezentat în formă liberă);
șablon (atunci când structura, o parte a documentului, frazele standard sunt pregătite în prealabil, iar cealaltă parte este completată în timpul pregătirii, de exemplu, un certificat de la locul de muncă);
standard (creat pentru a documenta situații standard, cum ar fi călătoriile de afaceri, și utilizat în toate organizațiile);
prin termen de valabilitate:
depozitare permanentă;
depozitare pe termen lung (peste 10 ani); depozitare temporară (până la 10 ani).
1 . Document electronic- un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică, cu detaliile necesare pentru a le recunoaște ca fiind valabile.
Documentul electronic trebuie să respecte următoarele cerințe:
creat, procesat, stocat, transmis și primit folosind software și hardware;
să fie afișat (reprodus) într-o formă care este de înțeles pentru percepție.
Document electronic Pot fi reprodus în formă și formă, ușor de înțeles: pe ecranul de afișare; pe hârtie;
un alt obiect material separabil de suportul computerului într-o formă accesibilă pentru inspecție vizuală. Atunci când se utilizează un document electronic, nu este necesară furnizarea unei copii a acestuia pe hârtie, cu excepția cazurilor prevăzute de actele juridice de reglementare ale Federației Ruse sau prin acordul părților. Avantajeutilizarea documentelor electronice:
setul de documente computerizat este redus la minimum atunci când se utilizează mostre gata făcute conținute în memoria computerului; prelucrarea computerizată a documentelor electronice (de exemplu, cererile pentru bunuri) este mult mai rapidă decât procesarea documentelor pe hârtie;
colectarea, sistematizarea și căutarea oricărui document sau informații din documente este accelerată și simplificată; prin e-mail, documentele pot fi transmise rapid la orice distanță; stocarea documentelor electronice vă permite să salvați o cantitate mare de informații pe medii mici și, prin urmare, nu necesită suprafețe mari pentru arhive; se reduce volumul operațiunilor tehnice de rutină cu documente, se eliberează timp pentru rezolvarea problemelor de fond de management;
se reduce numărul de pierderi de documente a căror localizare este necunoscută;
devine posibilă utilizarea informațiilor primite pentru a pregăti un alt document (raport, rezumat, revizuire etc.), crescând astfel eficiența și calitatea documentului întocmit.
Aprobarea proiectului de document electronic are următoarele avantaje:
citirea unui document pe ecranul unui computer fără a-l imprima pe hârtie; se fac corecturi la proiectul de document;
Spre dezavantajedocumentele electronice pot fi clasificate ca: termen de valabilitate scurt în comparație cu documentele pe hârtie;
necesitatea de a dispune de mijloace tehnice de lectură; posibilitatea de a efectua modificări neautorizate (în absența unei semnături digitale electronice (EDS) sau a altor mijloace de protecție).
3. Gestionarea electronică a documentelor- procesul de deplasare, prelucrare, stocare si schimb de documente electronice. Participanții la schimbul de documente electronice - persoane fizice și juridice, organisme guvernamentale ale Federației Ruse, autorități locale care participă la schimbul de documente electronice.
Expeditorul documentului electronic- un participant la schimbul de documente electronice care întocmește un document electronic, îl semnează cu semnătura sa digitală și îl transmite destinatarului direct sau printr-un intermediar de informații.
Destinatarul documentului electronic- participant la schimbul de documente electronice, la a cărui adresă a fost primit un document electronic.
Intermediar în schimbul de documente electronice (intermediar de informații)- o persoană juridică sau întreprinzător individual care prestează servicii legate de schimbul de documente electronice între expeditorii și destinatarii documentelor electronice.
La schimbul de documente electronice, măsurile de securitate a informațiilor trebuie utilizate în conformitate cu cerințele actelor juridice de reglementare ale Federației Ruse.
Documentul electronic este supus verificării pentru a-și confirma autenticitatea prin verificarea semnăturii digitale. Confirmarea autenticității unui document electronic se realizează de către destinatarul documentului electronic utilizând instrumente de verificare a semnăturii digitale furnizate acestuia de expeditorul sau distribuitorul instrumentelor de verificare a semnăturii digitale. Autenticitatea documentului electronic se consideră confirmată dacă, în urma efectuării de către destinatarul documentului electronic a procedurilor prevăzute prin verificarea semnăturii digitale, se stabilește imuabilitatea tuturor detaliilor acestuia. Gestionarea electronică a documentelorreglementate prin regulamente:
guvern;
intersectorială;
industrie;
locale (întreprinderi).
Reglementare legalăîn domeniul circulaţiei documentelor electronice trimis:
să implementeze o politică de stat unificată în domeniul circulației documentelor electronice;
asigurarea securității și protecției informațiilor în timpul creării, prelucrării, stocării, transmiterii și recepționării acestora;
asigurarea drepturilor și intereselor legitime ale utilizatorilor documentelor electronice;
suport juridic pentru tehnologia de creare, prelucrare, stocare, transmitere și recepție a documentelor electronice. Se lucrează cu documentele electronice trimise prin e-mail în mod similar lucrul cu documente pe hârtie. Prin urmare, se mai numește și managementul documentelor electronice lucru automatizat de birou. Fiecărui abonat de e-mail i se atribuie o cutie poștală individuală, căreia i se atribuie un cod de utilizator, iar mesajele electronice sunt schimbate prin aceste cutii poștale.
Expeditorul unui document electronic creează un fișier de mesaj, îi specifică numele, data, ora trimiterii și lansează programul de trimitere a e-mailului.
Documentele electronice sunt transmise destinatarilor în conformitate cu instrucțiunile de expediere prin poștă.
Destinatarul primește documentul pe ecranul computerului, care, dacă este necesar, poate fi transferat pe hârtie. Folosind un computer, documentele electronice sunt înregistrate.
Managerul, după ce a primit documentul electronic, pune o rezoluție asupra acestuia, iar documentul este trimis prin rețeaua internă către PC-ul executorului(lor).
Procesul de executare a documentelor electronice asemănătoare executarea documentelor pe hârtie. Fluxul de documente electronice este în continuă creștere, mai ales în legătură cu dezvoltarea comerțului pe internet. Perioada de stocare a documentelor electronice la fel, ca si la cele pe hartie (de exemplu, avize bancare si cereri de transfer - 5 ani). Stocarea fișierelor pentru o astfel de perioadă poate duce la pierderea acestora, de aceea se recomandă crearea unor arhive speciale de documente electronice pe CD-uri.
La stocarea documentelor electronice în arhiva electronică trebuie furnizate:
protecția documentelor electronice împotriva accesului neautorizat și denaturare;
posibilitatea de a oferi părților interesate acces la documentele electronice stocate în modul prevăzut de reglementări;
capacitatea de a confirma autenticitatea documentelor electronice pe întreaga perioadă de stocare a acestora;
capacitatea de a prezenta documentele electronice stocate ca o copie pe hârtie.
În viitor, dezvoltarea managementului documentelor electronice se concentrează pe utilizarea la maximum a documentelor electronice, ceea ce implică o schimbare a tradițiilor interne existente de muncă de birou și o abandonare treptată a suporturilor de hârtie.
În societatea modernă, unde predomină calculatoarele și tehnologiile informaționale, documentele electronice sunt de mare importanță.
Este mult mai ușor să lucrezi cu documente electronice: nu există documente, iar căutarea documentelor este mult simplificată datorită utilizării unei baze de date electronice.
În plus, mi se pare că un document electronic are un avantaj semnificativ față de un document pe hârtie - capacitatea de a face modificări textului documentului fără a risipi hârtie suplimentară. Însă anterior, lucrul cu documente necesita timp și multă muncă din cauza necesității de a reintroduce manual întregul document chiar și atunci când faceți cele mai mici modificări.
Dar pentru a înțelege ce este un document electronic, trebuie, în primul rând, să definiți însuși conceptul de „document”.
Din păcate, până în prezent, printre specialiștii din domeniul managementului documentelor, al științei arhivistice și al biblioteconomiei, nu există o unitate în înțelegerea termenului „document”, în ciuda prezenței unui număr de definiții consacrate în actele legislative și GOST.
Știința documentelor vede documentul ca pe un instrument de management sau de arhivare; studiile de arhivă și sursele consideră un document ca un purtător de informații despre trecut sau prezent.
Procesul de elaborare a unei definiții optime a conceptului de document care să răspundă nevoilor activităților practice este reflectat în standardele naționale de termeni și definiții ale statului.
În primul standard de stat, un document de acest fel era definit ca „un mijloc de fixare în diferite moduri a unor informații materiale speciale despre fapte, evenimente, fenomene ale realității obiective și activitatea mentală umană”.
După revizuirea în 1983, a apărut un nou standard de stat, care afirma că „un document este un obiect material cu informații fixate într-un mod artificial pentru transmiterea sa în timp și spațiu”.
Astfel, ca urmare a evoluției, conceptul de document ajunge la interpretarea sa oficială modernă: „informație documentată (document) - informații înregistrate pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acestuia”
Există și o interpretare largă a conceptului de „document”: un obiect de interacțiune într-un mediu social, menit să exprime în mod formal relațiile sociale dintre alte obiecte ale acestui mediu.
Dar în Standardul Național al Federației Ruse, apare o altă interpretare a conceptului de „document”: informații identificabile înregistrate pe un mediu tangibil, create, primite și stocate de o organizație sau individ ca dovadă la confirmarea obligațiilor legale sau a activităților comerciale. Mai mult, pentru conceptul de „document” se folosește termenul de înregistrare, care în traducere înseamnă „înregistrare”.
După ce am comparat și înțeles diferitele concepte conținute în literatura științifică și educațională, ne putem stabili pe următoarea definiție a conceptului de document, care corespunde cel mai bine scopurilor și obiectivelor științei documentelor: un document este o informație fixată pe un suport material într-un formă simbolică stabilă creată de o persoană dată pentru transmiterea acesteia în spațiu și timp.
Pe baza celor de mai sus, putem concluziona că un document este atât informație, cât și suport material. Mai mult, aceste două componente sunt parte integrantă a documentului.
Dar spre deosebire de un document pe hârtie, pentru un document electronic suportul material nu joacă un rol decisiv. De-a lungul întregului său ciclu de viață, un document electronic poate fi transferat de pe un mediu pe altul, sau chiar poate fi stocat în memoria computerului.
Dar ce este un document electronic?
Formarea conceptului de „document electronic” în actele legislative și normativ-metodologice ale Federației Ruse a avut loc treptat.
Potrivit experților juridici ruși, primele încercări de a dezvolta un cadru legal pentru documentele electronice în țara noastră au fost făcute la mijlocul anilor '70, când au fost adoptate o serie de acte departamentale privind cerințele pentru documentele mașinii intra-industrie.
În 1981, au fost aprobate „Orientările temporare la nivel de industrie privind acordarea forței legale documentelor create prin tehnologia computerizată”. Acest act prevedea că „... un document pe suport informatic este utilizat fără a fi convertit într-o formă (vizuală) care poate fi citită de om la transmiterea de informații către întreprinderi, organizații și instituții sau pentru schimbul de informații între acestea” (clauza 3).
În septembrie 1986, au fost aprobate „Orientările pentru implementarea și aplicarea GOST 6.10.4-84 „USD”. Acordarea forței legale documentelor pe suporturi informatice și tipografelor create prin tehnologia informatică. Dispoziții de bază” (RD 50-613-86). Capitolul 2 „Cerințe pentru documentele originale” precizează că documentele de pe suporturi de mașină includ documente de pe suporturi de mașini magnetice (benzi și discuri magnetice, dischete magnetice) și documente de pe suporturi de mașini de hârtie (benzi perforate, carduri perforate).
În GSDO, adoptat în 1991, există o definiție a termenului „document care poate fi citit de mașină” - „un document adecvat pentru citirea automată a informațiilor conținute în acesta, ai căror principali purtători sunt: cărți perforate, benzi perforate și magnetice. benzi.”
Cercetătorul M.V. Larin a reușit să identifice aproximativ 40 de definiții ale conceptului „document electronic”. Potrivit cercetătorului, „un document electronic este o informație înregistrată pe un suport electronic care este înregistrată, stocată, transmisă și prezentată într-o formă acceptabilă pentru oameni folosind tehnologii suportate de calculatoare electronice și care conține detalii care permit identificarea acestuia”.
Conform Legii federale „Cu privire la semnătura digitală electronică”, un document electronic este un document în care informațiile sunt prezentate în formă digitală electronică.
În conformitate cu ediția din 2000 a Legii federale „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor”, un document electronic este o informație prezentată sub forma unui set de stări ale elementelor tehnologiei informatice electronice (ECT), alte mijloace electronice de prelucrare, stocarea și transmiterea de informații care pot fi convertite într-o formă adecvată percepției umane fără ambiguitate și având atribute de identificare a documentului.
De asemenea, un document electronic poate fi definit ca o formă de pregătire, trimitere, primire sau stocare a informațiilor folosind mijloace tehnice electronice, înregistrate pe un disc magnetic, bandă magnetică, disc laser și alt suport de material electronic.
Informațiile înregistrate pe un suport material electronic sunt recunoscute ca document electronic dacă:
Creat, prelucrat, stocat și transmis prin mijloace tehnice electronice;
Semnat cu respectarea cerințelor prevăzute de legislația în vigoare;
Poate fi prezentat într-o formă potrivită pentru percepție de către o persoană care nu are abilități tehnice speciale;
Dacă la pregătirea, stocarea, transmiterea acestuia se folosește o metodă prevăzută de standardele de stat sau internaționale sau un acord al părților care permite identificarea fiabilă a emitentului documentului electronic.
Specificația europeană MoReq-2 definește o înregistrare electronică ca un document oficial care există în formă electronică. Mai mult, un document oficial poate fi prezentat în formă electronică ca urmare a faptului că a fost creat inițial folosind software-ul aplicației sau ca urmare a digitizării, de exemplu, prin scanare.
Un document electronic mai poate fi definit ca o informație prezentată sub forma unui set de stări ale elementelor tehnologiei informatice electronice, alte mijloace electronice de prelucrare, stocare și transmitere a informațiilor, care pot fi transformate într-o formă adecvată percepției umane fără ambiguitate și având atribute pentru identificarea documentului.
Se pot distinge următoarele caracteristici ale documentelor electronice:
· Un document electronic nu poate fi perceput de o persoană direct în forma fizică în care este înregistrat pe suport: numai după parcurgerea unui număr de proceduri prescrise, datele apar într-o formă pe înțelesul utilizatorului;
· Un document electronic este asociat cu tehnologiile cu care a fost creat și nu poate fi utilizat izolat de acestea (hardware, format de program, standard de prezentare a datelor); deoarece tehnologiile cu care este creat un document electronic sunt supuse învechirii și schimbării rapide există un risc mare de pierdere a documentelor electronice din cauza incapacității de citire a datelor în absența unor echipamente sau software învechit;
· Documentele electronice au propria lor structură fizică și logică. Spre deosebire de documentele pe hârtie, pentru care forma și conținutul sunt un întreg, elementele individuale ale unui document electronic sunt stocate într-o bază de date și numai după o solicitare, prelucrare și afișare a datelor pe un monitor pot deveni un document tradițional;
· Documentele electronice, spre deosebire de cele pe hârtie, nu sunt strict legate de un anumit mediu de stocare. De exemplu, informațiile de pe un hard disk pot fi ușor modificate și distruse, aproape fără urme pe suport; există documente electronice implementate numai în memoria RAM a computerului;
· Documentele electronice se disting prin reproducerea nelimitată a originalului, forme multiple și copii ale existenței documentelor, prin urmare, acest lucru dă naștere la o estompare a conceptelor de „copie”, „original” și „original” în raport cu documentele electronice , ceea ce dă naștere problemei certificării forței juridice și a autenticității unui document electronic;
· Este necesar să se protejeze media împotriva accesului neautorizat;
· Documentele electronice necesită reguli specifice de descriere, iar crearea documentației însoțitoare pentru acestea mărește volumul documentelor.
Documentele electronice și pe hârtie au propriile avantaje și dezavantaje legate de mediu. Să le privim mai detaliat.
Crearea unei resurse de informații de orice fel începe cu a da informațiilor un formular document. Informațiile documentate, la rândul lor, pot să fie incluse în orice bază de informații.
Suport de reglementare
Conform prevederilor Legii federale nr. 149, informațiile documentate sunt înregistrate pe un mediu tangibil de informare. Anumite detalii sunt folosite pentru a identifica datele sau sursa acestora.
Cuvântul „document” are rădăcini latine. Tradus, înseamnă „dovadă”. În Dicționarul terminologic de teorie și practică din 1964, cuvântul „document” este definit ca un obiect material care conține informații într-o formă înregistrată.
Baza teoretica
Orice document conține 3 elemente: conținutul informațiilor, formele furnizării acesteia și mediul de informare documentată.
Studiul metodelor de înregistrare a datelor și a caracteristicilor purtătorilor acestora se realizează în cadrul unei astfel de discipline precum managementul documentelor. Această direcție științifică explorează procesele de arhivare, munca de birou și fluxul de documente. Atenția principală este acordată reglementării formei documentelor tradiționale și securizării detaliilor acestora.
Caracteristici de înregistrare a informațiilor
Informațiile documentate sunt informații, conținute pe un mediu tangibil, ale cărui detalii pot fi folosite pentru identificarea informațiilor. În prezent, există multe modalități de a securiza informațiile. În mod convențional, ele sunt împărțite în mai multe clase.
Documentele pe hârtie sunt purtători de informații care pot fi percepute fără utilizarea unor mijloace tehnice suplimentare. Această metodă de documentare este considerată cea mai comună.
Recent, însă, au devenit tot mai răspândite mass-media de la care informațiile pot fi obținute doar prin mijloace tehnice. Acestea pot fi documente electronice, video, înregistrări audio (fișiere), informații codificate etc.
Identificare
O condiție prealabilă pentru lucrul cu date este prezența detaliilor prin care să se identifice informatii documentate.
Determinarea sursei de date este necesară pentru a potrivi conținutul original al suportului cu conținutul documentului primit de utilizator. Dacă este necesar, în procesul studierii informațiilor se stabilește faptul identității și coincidenței datelor.
Reglementare de reglementare
Regimul juridic al informațiilor documentate, procedura de înregistrare a informațiilor de către structurile executive federale este stabilită de Guvern. Regulile privind fluxul de documente și munca de birou, aprobate de alte agenții guvernamentale și organe teritoriale de autoguvernare din competența lor, nu trebuie să contravină prevederilor reglementărilor guvernamentale.
Structură de stat care realizează reglementări normative și metodologice informaţia documentată este Agenția Federală pentru Reglementare Tehnică și Metrologie. Anterior, aceste funcții erau îndeplinite de Gosstandart. În timpul reformelor, a fost transformată în Agenție.
Problemele legate de standardizarea documentelor sunt reglementate de prevederile Legii federale nr. 184 „Cu privire la reglementarea tehnică”. Conducerea intersectorială în organizații intră în competența Agenției Federale de Arhivă. Gestionarea sectorială a suportului documentației se realizează de către ministerele de resort, ținând cont de recomandările Agenției de Arhive.
Specificul de identificare
Există mai multe metode de stocare informatii documentate. Definiție Opțiunea specifică depinde de specificul industriei în care sunt utilizate informațiile.
Datele pot fi prezentate în formă electronică și stocate în baze de date specializate. Într-o astfel de situație, identificarea are unele particularități. Acestea sunt că acuratețea informațiilor trebuie confirmată de proprietarul bazei de date sau de un funcționar autorizat.
Există și alte modalități de a confirma autenticitatea informatii documentate. Aceasta informatie pot fi, în special, certificate cu o semnătură digitală. Un document electronic confirmat printr-o semnătură electronică sau un analog al unei semnături de mână este recunoscut ca echivalent cu unul pe hârtie. Pot fi stabilite excepții în legile federale sau în alte reglementări.
Resurse informaționale
Sunt considerate obiecte ale relațiilor dintre persoane juridice, cetățeni și stat. Cel existent asigură protecția datelor.
Reglementarea de reglementare se realizează prin prevederi legale care stabilesc:
- Reguli pentru documentarea informațiilor.
- Proprietatea documentelor și a matricelor acestora, inclusiv în sistemele informaționale.
- Categorie de date după nivelul de acces la acestea.
- Procedura de asigurare a securitatii informatiilor.
Resursele informaționale sunt create de agenții guvernamentale de orice nivel, entități de afaceri, asociații publice, instituții și persoane fizice. Fiecare subiect formează una sau alta resursă pentru propriile scopuri și utilizări informatii documentate. Acest pot exista scopuri de producție, manageriale, educaționale, științifice.
Resursele de informații diferă semnificativ între ele ca volum. Unele sunt reprezentate de mai multe cărți de referință, altele de mari colecții de bibliotecă. În plus, există o clasificare în funcție de metoda de organizare și ordinea furnizării datelor.
Resursele informaționale ale statului
Federația Rusă, regiunile și municipalitățile sunt proprietarii materialelor utilizate în astfel de resurse. informatii documentate. Aceste informațiile sunt acumulate, create, achiziționate în primul rând din fonduri bugetare.
Resursele informaționale de stat sunt gestionate de agențiile guvernamentale și structurile teritoriale de autoguvernare în cadrul competențelor care le sunt conferite.
Statul are dreptul de a folosi, de a răscumpăra informatii documentate. Acest oportunitatea se realizează în cazurile în care informațiile aparținând altor entități (persoane juridice sau cetățeni) se referă la secrete de stat, precum și în alte cazuri prevăzute de lege.
Depozitul legal ca tip de informație documentată
O copie obligatorie este o copie a unui document replicat care trebuie să fie transferată de producător către organizația corespunzătoare. În acest caz, un document este recunoscut ca un suport material care conține informații. Poate fi prezentat sub formă de text, fonogramă, ilustrație sau o combinație a acestora. O copie este un exemplu de document identic cu originalul.
Pentru acest soi regimul juridic al informaţiei documentate este consacrat în Legea federală nr. 77. Actul normativ determină politica statului privind crearea depozitelor legale ca bază de resurse pentru achiziționarea colecției bibliotecii naționale și dezvoltarea sistemului de bibliografie. Legea prevede regulile pentru asigurarea securității suporturilor de date și specificul utilizării lor publice.
Destinatari
Copiile din depozit legal sunt distribuite între entitățile juridice care au dreptul de a stoca, primi și furniza informații pentru utilizare gratuit sau contra cost. Destinatarii sunt:
- Camera de carte, Academia de Stat, Științifico-Tehnică și Națională a Rusiei, Filiala Siberiană a Academiei Ruse de Științe, Biblioteca Științifică a Orientului Îndepărtat. Aceste instituții primesc publicații.
- Biblioteca Rusă pentru Nevăzători. Această instituție furnizează publicații pentru persoanele cu probleme de vedere.
- Institutul Federal de Proprietate Industrială. Această autoritate primește documente electronice de brevet.
- Biblioteca Parlamentară. Primește documente oficiale.
- Fondul Federal de Standarde de Stat, un clasificator integral rus de date tehnice și economice și reguli regionale/internaționale, recomandări și norme de standardizare ale țărilor străine.
Aceasta nu este întreaga listă de destinatari. Există, de asemenea, instituții speciale care primesc informații video, audio, programe de calculator etc. Au fost create centre științifice și tehnice în Federația Rusă pentru stocarea documentelor în formă electronică. Aceștia primesc informații în domenii care îndeplinesc specificațiile lor.
Toate aceste organizații publică în mod regulat informații despre depozitele legale gratuite primite de ele. Instituțiile formează o colecție națională de documente a bibliotecii.
Livrarea materialelor, distribuția centralizată a acestora și notificarea consumatorilor se efectuează în termenele stabilite prin lege și reglementările organizațiilor relevante. Încălcarea reglementărilor stabilite de către creatorii de documente atrage răspunderea administrativă.
Document electronic
Document electronic -
Semnificația juridică a unui document electronic este dată de o semnătură digitală electronică, care pe teritoriul Federației Ruse este echivalentă cu o semnătură scrisă de mână într-un document de hârtie, îndeplinește simultan următoarele condiții:
- certificatul cheie de semnătură aferent acestei semnături digitale electronice nu și-a pierdut forța (este valabil) la momentul verificării sau la momentul semnării documentului electronic;
- dacă există dovezi care determină momentul semnării;
- se confirmă autenticitatea semnăturii digitale electronice din documentul electronic;
- Semnătura digitală electronică este utilizată în conformitate cu informațiile specificate în certificatul cheie de semnătură.
Vezi si
Legături
Note
Fundația Wikimedia. 2010.
- Edinburgh Business School
- Forrestal, James
Vedeți ce este un „document electronic” în alte dicționare:
document electronic- ElD O formă de prezentare a unui document sub forma unui set de implementări interconectate în mediul electronic și implementări interconectate corespunzătoare în mediul digital. [GOST R 52292 2004] document electronic Un document în care informații... ... Ghidul tehnic al traducătorului
Document electronic- un document pe suport digital, format din trei elemente: continut informativ; forma de furnizare a conținutului; purtător de informații. În multe domenii de activitate, utilizarea documentelor electronice a devenit larg răspândită și... ... Dicționar juridic mare
DOCUMENT ELECTRONIC- un document pe un suport care poate fi citit de mașină, a cărui utilizare necesită tehnologie informatică, un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică digitală... Enciclopedie juridică
Document electronic- (document electronic) - un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică digitală și care, ca analog valabil din punct de vedere juridic al unui document pe hârtie, este creat, transmis și stocat folosind software și hardware,... ... Dicţionar economico-matematic
document electronic- 3.1 document electronic: un document pe un suport care poate fi citit de mașină, a cărui utilizare necesită tehnologie informatică. Sursă … Dicționar-carte de referință de termeni ai documentației normative și tehnice
DOCUMENT ELECTRONIC- in conformitate cu art. 1 din Legea din 10 ianuarie 2000 privind documentul electronic (denumită în continuare Legea), prin document electronic se înțelege informații înregistrate pe suport informatic și care îndeplinesc cerințele stabilite de Lege. Potrivit art. 2… … Dicţionar juridic de drept civil modern
Document electronic- 11.1) document electronic informație documentată prezentată în formă electronică, adică într-o formă adecvată percepției umane cu ajutorul calculatoarelor electronice, precum și pentru transmiterea prin intermediul informațiilor... ... Terminologie oficială
Document electronic- Un set de date înregistrate pe un suport tangibil și/sau transmise prin canale de comunicare electronică cu detalii care permit identificarea acestor informații și a autorului acesteia. Un document electronic poate fi creat pe baza unui document pe... ... Termeni de depozit
DOCUMENT ELECTRONIC- 1) conform Legii federale „Cu privire la semnătura digitală electronică” din 10 ianuarie 2001 nr. 1 Legea federală, - un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică digitală; 2) în conformitate cu Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecție... Păstrarea și arhivarea înregistrărilor în termeni și definiții
document electronic- informații înregistrate pe suport informatic și care îndeplinesc cerințele stabilite de prezenta lege (Articolul 1 din Legea Republicii Belarus privind documentele electronice) ... Legea Belarusului: concepte, termeni, definiții
Cărți
- Tehnologii moderne de lucru de birou și flux de documente Nr. 3 (51) 2015, „Tehnologii moderne de lucru de birou și flux de documente” - o revistă pentru managerii departamentelor de lucru de birou. Veți învăța cum să implementați și să optimizați în mod eficient... Categorie: Popular în afaceri Seria: Revista „Tehnologii moderne de lucru de birou și flux de documente” 2015 Editura: MCFR, Cumpărați pentru 962,5 ruble. carte electronică
- Scanare și recunoaștere a textului. Tutorial despre lucrul cu ABBYY FineReader10, Zhadayev A. G., 248 de pagini Lucrul cu documente electronice este în multe feluri mai convenabil și mai ușor decât cu omologii lor de hârtie. Documentul electronic poate fi editat, folosit pentru a crea propriile lucrări,... Categorie: Tehnologia informației Editor:
Andrianova Karina Vladimirovna
Institutul Kemerovo (filiala) RGTEU, Kemerovo
Odată cu informatizarea în masă și apariția unor tehnologii și software mai avansate, există o posibilitate reală de a trece la așa-numita muncă de birou „fără hârtie”, a cărei bază este un „document electronic” - un document cu nou, diferit de tradițional. , caracteristici.
Istoria apariției conceptului de „document electronic” începe în anii 1970 în URSS cu termenul de „documente care pot fi citite de mașină”. GOST 6.10.4-84, emis în 1984, a stabilit faptul că documentația privind noile medii este disponibilă în mediul documentar. Un document care poate fi citit de mașină a fost înțeles ca „un document potrivit pentru citirea automată a informațiilor conținute în acesta”.
GOST 6.10.1-88 conținea patru definiții legate de un document care poate fi citit de mașină: un document orientat pe mașină, un document pe suport de mașină, un document pe suport magnetic de la mașină (bandă magnetică, disc magnetic) și o diagramă de mașină. Trăsătura distinctivă a unor astfel de documente este doar aceea că trebuie să fie adecvate pentru prelucrare pe calculator sau create cu ajutorul tehnologiei informatice, dar detaliile lor sunt întocmite în modul stabilit pentru toate documentele.
O interpretare ușor diferită a unui document care poate fi citit de mașină este dată în GSDO (2.3.3.1) 1991: este înțeles ca „un document adecvat pentru citirea automată a informațiilor conținute în acesta”. Potrivit lui M.V. Larina, eroarea acestei definiții constă în exagerarea capacităților tehnologiei de a citi automat informațiile. Chiar și astăzi, odată cu progresul enorm al tehnologiei informatice, acest lucru nu este întotdeauna posibil fără intervenția umană.
În legislația modernă există mai multe definiții ale conceptului de „document electronic”:
1) Document electronic - un document pe un suport care poate fi citit de mașină, a cărui utilizare necesită tehnologie informatică (clauza 3.1 din GOST 7.83-2001).
2) Document electronic - un obiect informativ format din două părți:
Detalii care conțin atribute de identificare (nume, ora și locul creării, informații despre autor etc.) și o semnătură digitală electronică;
Dacă este necesar, un document electronic poate lua diferite forme de afișare vizuală: pe un ecran sau pe hârtie (R 50.1.031-2001).
3) Document electronic - un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică digitală. Această definiție nu definește în niciun fel esența unui document electronic: dacă urmați această definiție, atunci orice informație în formă electronică va fi considerată un document electronic.
4) Document electronic” este informația documentată prezentată în formă electronică, adică într-o formă adecvată percepției umane cu ajutorul calculatoarelor electronice, precum și transmiterii prin rețele de informare și telecomunicații sau procesării în sisteme informatice.
5) Document electronic - informații în formă electronică, semnate cu o semnătură electronică calificată, echivalentă cu un document pe hârtie, semnat cu o semnătură de mână, cu excepția cazului în care legile sau reglementările federale adoptate în conformitate cu acestea stabilesc o cerință pentru necesitatea întocmirii un document exclusiv pe hârtie .
Ultima definiție este cuprinsă în Legea federală nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011 „Cu privire la semnăturile electronice”. Este cel mai de succes, deoarece confirmă prezența unui formular electronic și a unei semnături electronice calificate.
Diversitatea definițiilor legale se explică prin lipsa unei legi unificate a documentelor electronice.
În 2005, s-a încercat crearea unei astfel de legi. Duma de Stat a Adunării Federale a Federației Ruse a introdus proiectul de lege federală nr. 159016-4 „Cu privire la documentele electronice”. Proiectul de lege a avut ca scop definirea regimului juridic al unui document electronic, inclusiv stabilirea cerințelor pentru asigurarea siguranței unui document electronic, precum și în scopul conferirii forței juridice a acestora. Proiectul de lege nu a fost susținut de Guvernul Federației Ruse. Prevederile proiectului au necesitat clarificări, ceea ce a dublat în mare măsură Legea federală din 10 ianuarie 2002 N 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”. În prezent, nu există proiecte alternative care vizează stabilirea regimului juridic al unui document electronic.
În consecință, problema reglementării juridice a regimului nu a primit o soluție legislativă.
Trebuie menționat că există o experiență străină semnificativă în reglementarea juridică a relațiilor publice în domeniul documentelor electronice. În prezent, legile privind documentele electronice sunt în vigoare în Republica Armenia, Republicile Belarus, Moldova, Uzbekistan și Kazahstan. . Legea Republicii Belarus din 28 decembrie 2009 nr. 113-3 „Cu privire la documentele electronice și semnăturile digitale electronice” a introdus concepte precum „copie a unui document electronic” și integritatea unui document electronic. Potrivit articolului 17 din lege, un document electronic este format din două părți integrale - general și special. Partea generală a documentului electronic constă în informații care alcătuiesc conținutul documentului. O parte specială a unui document electronic constă din una sau mai multe semnături digitale electronice și poate conține și date suplimentare necesare verificării semnăturii digitale electronice și identificării documentului electronic, care sunt stabilite prin reglementări tehnice.
Oamenii de știință, care studiază această problemă, oferă definițiile lor ale conceptului de „document electronic”. Acestea fie sunt similare conceptelor propuse în legislația modernă, fie sunt diferite de acestea. De exemplu, A.I. Zemskov oferă o definiție a unui document electronic identică cu cea conținută în clauza 3.1 din GOST 7.83 - 2001: „o serie de informații complete în conținut, înregistrate într-un mod care poate fi citit de mașină pe un mediu care poate fi citit de mașină”. Această înțelegere a unui document electronic nu este acceptabilă, deoarece vorbește doar despre faptul existenței unui astfel de document, fără a indica detaliile acestuia, regulile de executare stabilite sau prezența unei semnături digitale electronice.
IN SI. Tikhonov consideră că „documentele electronice sunt date electronice care conțin atribute și detalii care permit identificarea lor”. În consecință, el subliniază necesitatea ca documentul să aibă detalii, o semnătură digitală electronică, care are, fără îndoială, un sens pozitiv.
M.N. Kostomarov respinge toate definițiile propuse, considerând că esența acestui fenomen este reflectată cel mai precis de termenul „formă de document electronic”, iar „document electronic” este doar o stare intermediară, o formă temporară de stocare a elementelor care alcătuiesc documentul în memoria calculatorului.
Astfel, odată cu diversitatea de opinii existentă despre conceptul de „document electronic”, o singură definiție a acestui fenomen nu există nici în lumea științifică, nici în legislația modernă. Conceptul ideal ar trebui să reflecte prezența obligatorie a detaliilor și semnăturilor. Conceptul de „document electronic” nu ar trebui să conțină expresii de neînțeles precum „potrivit percepției umane”. Un document electronic este o formă electronică de exprimare a informațiilor care conțin detalii și o semnătură electronică calificată.
Deci, adoptarea unui act legislativ privind un document electronic este una dintre direcțiile actuale de dezvoltare a reglementării legislative de asigurare a semnificației juridice a documentelor electronice, ne permite să înlăturăm restricțiile și să eliminăm obstacolele în calea utilizării documentelor electronice, să stabilim o regimul juridic al acestor documente și, în final, propunem un concept unic de „document electronic”.
