Acasă » Schizofrenie

Structura departamentului de achiziții conform 223 fz. Activitatea departamentului de achiziții la întreprinderile de stat și municipale: ce face departamentul și ce sarcini îndeplinește? Cerințe pentru prevederile model

Un exemplu de prevedere privind departamentul de achiziții sub 223 FZ este un set de reguli și reglementări, în conformitate cu care clientul achiziționează bunuri, lucrări, servicii sub 223 FZ. Documentul standardizează activitățile de achiziție ale clientului și este obligatoriu.

De ce avem nevoie de o prevedere privind achizițiile sub 223 FZ

Activitățile de achiziții din cadrul cadru sunt reglementate nu numai de legea achizițiilor de către anumite tipuri de persoane juridice și statut, ci și de standarde interne ale clientului precum regulamentul de achiziții. Legea privind sistemul contractual reglementează strict activitățile clientului, stabilind reguli pentru toate achizițiile publice și rezultatele acestora. Prin urmare, prevederea privind achizițiile din 44 de legi federale nu este necesară - legea controlează strict clienții, reglementând fiecare pas al procedurii de la planificare până la momentul încheierii. Dar legislația privind achizițiile de către anumite tipuri de persoane juridice este mai flexibilă, multe puncte sunt descrise destul de liber. Prin urmare, clientul are nevoie de un standard intern care să normalizeze activitățile de achiziții în funcție de nevoile organizației și, în același timp, să nu contravină legilor actuale. Reglementările privind 223 FZ pentru instituțiile bugetare pentru anul 2019, cu modificările ulterioare, conțin:

  • reguli pentru pregătirea și implementarea procedurilor de achiziții electronice și pe hârtie;
  • modalități posibile de a determina furnizorul;
  • caracteristici ale încheierii și executării contractelor pe baza rezultatelor comenzilor;
  • procedura de desfășurare a relațiilor contractuale cu furnizorii unici;
  • alte aspecte importante ale licitației sub 223 FZ.

Pe lângă standardul general, clienții sunt sfătuiți să elaboreze un document privind departamentul de achiziții, care va defini în mod clar competențele angajaților care sunt responsabili cu desfășurarea licitațiilor în conformitate cu 223 FZ. Acest document ar trebui să acumuleze drepturile și obligațiile angajaților departamentului de achiziții și să definească responsabilitatea pentru încălcarea legii și nerespectarea cerințelor standardului de bază privind activitățile de achiziții.

Procedura de aprobare si plasare

Procedura de aprobare depinde direct de forma organizatorică și juridică a instituției care acționează ca client (partea 3 a articolului 2 223-FZ). Alegerea autorității care coordonează prevederile 223 FZ depinde de OPF:

  • pentru corporațiile de stat sau societățile de stat este necesară aprobarea celui mai înalt organ de conducere (Legea federală nr. 7 „Cu privire la organizațiile necomerciale” din 12.01.1996);
  • în întreprinderile unitare de stat și municipale, documentul este aprobat direct de conducători (Legea federală nr. 161 „Cu privire la întreprinderile unitare de stat și municipale” din 14 noiembrie 2002);
  • pentru instituțiile autonome, consiliul de supraveghere acționează ca organ de coordonare (Legea federală nr. 174 „Cu privire la instituțiile autonome” din 03.11.2006);
  • în societățile pe acțiuni, documentul se aprobă prin hotărârea consiliului de administrație, a adunării generale sau a altui organ executiv colegial (FZ nr. 208 „Cu privire la societățile pe acțiuni” din 26.12.1995);
  • în societățile cu răspundere limitată, documentația se aprobă de adunarea generală a participanților, consiliul de administrație sau organul executiv colegial (Legea federală nr. 14 „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” din 02.08.1998);
  • pentru actele instituțiilor bugetare de stat și municipale este necesară aprobarea fondatorului (Legea federală nr. 7 „Cu privire la organizațiile necomerciale” din 12.01.1996);
  • în societățile de drept public, Consiliul de Supraveghere aprobă standardul (Legea federală nr. 236 „Cu privire la societățile de drept public” din 03.07.2016).

După semnare, prevederea privind achiziția de bunuri, lucrări, servicii în conformitate cu 223 FZ trebuie introdusă în Sistemul Informațional Unificat în termen de 15 zile. Standardele clienților sunt situate în partea deschisă a site-ului, prin urmare sunt disponibile pentru revizuire pentru toți utilizatorii EIS. Clientul are dreptul de a plasa documentul pe site-ul său oficial.

Cerințe pentru structură și conținut

Documentul clientului trebuie intocmit in deplina conformitate cu legea achizitiilor de catre anumite tipuri de persoane juridice 223 FZ din 18.07.2011 si privind protectia concurentei 135 FZ din 26.07.2006. De asemenea, sunt luate în considerare standardele Serviciului Federal Antimonopol - „Standard pentru activitățile de achiziții ale anumitor tipuri de persoane juridice”. Sarcina cheie a clientului este să dezvolte astfel de reguli care să îi reglementeze pe deplin activitățile în domeniul comenzii. Standardul trebuie să respecte principiile de bază în legătură cu ofertanții:

  • egalitate;
  • Justiţie;
  • lipsa discriminării;
  • restrângerea nerezonabilă a concurenței.

Este recomandabil să includeți secțiuni în prevedere:

  • terminologie;
  • obiectivele și principiile achizițiilor;
  • procedura de aprobare a documentului;
  • procedura de efectuare a modificărilor;
  • activitatea planificată;
  • efectuarea de modificări la planul de achiziții;
  • metode de determinare a interpreților;
  • pregătire pentru tranzacționare;
  • elaborarea și aprobarea documentelor de comandă;
  • ordinea descrierii obiectului;
  • criterii de evaluare;
  • cerințe pentru furnizori;
  • regulile de licitație;
  • controlul comenzii;
  • posibilitatea de a face apel la rezultate;
  • conditiile contractului;
  • obligațiile și responsabilitățile părților;
  • mentinerea rapoartelor pe 223 FZ;
  • stocarea documentatiei.

Aplicarea prevederilor model

Instituțiile din subordine pot utiliza reglementări model de achiziții elaborate și aprobate de organizațiile superioare. Responsabile pentru formarea registrelor standard sunt autoritățile executive de la nivel federal, regional sau municipal. Aceștia aprobă nu numai standardele standard, ci și o listă a instituțiilor care sunt obligate să le aplice (părțile 2.1, 2.2, articolul 2 223-FZ). Unele secțiuni ale standardelor standard sunt utilizate fără greș de toți clienții de stat și municipali (partea 2.3 a articolului 2 223-FZ):

  • ordinea de intocmire si executare a comenzilor;
  • alegerea metodei de determinare a furnizorului, in functie de obiectul licitatiei;
  • termenii de semnare a contractelor după ce câștigătorul este determinat pe baza rezultatelor achizițiilor publice.

Aceste secțiuni ar trebui menționate în standardele întreprinderilor unitare de stat și ale întreprinderilor unitare municipale, organizațiilor bugetare și autonome. Registrele ar trebui, de asemenea, să prescrie regulile pentru achizițiile de la întreprinderile mici și mijlocii, în conformitate cu normele Guvernului Federației Ruse nr. 1352 din 12/11/2014.

Dacă aplicarea standardului model este obligatorie pentru autoritatea contractantă, atunci toate ajustările pe care autoritatea superioară le va face la registrul model vor fi și ele obligatorii. Toate modificările se efectuează în termen de 15 zile de la aprobare (partea 2.7 a articolului 2 223-FZ), după care trebuie publicate în EIS în aceeași perioadă.

Același lucru trebuie făcut dacă prevederea standard privind achizițiile în conformitate cu 223 de legi federale pentru 2019 se modifică din iulie 2019. Pe 31 iulie va intra în vigoare Legea Federală 70 din 05.01.2019, care va modifica regulile de gestionare a banilor care sunt donați, inclusiv donațiile (donații caritabile) sau primiți prin testament. Astfel de fonduri pot fi cheltuite sub 223 FZ. Principalul lucru este să înregistrați dreptul la acest lucru în regulamentul de achiziții. Puteți schimba până la 10.01.2019.

Când să postezi în EIS

Un exemplu de prevedere privind achizițiile conform 223 FZ din iulie 2019, întocmit ținând cont de modificările standard, specialistul clientului trebuie să aprobe și să îl introducă în EIS în termen de 15 zile de la efectuarea ajustărilor. Există și termene speciale pentru publicarea regulamentelor de achiziții. Acesta trebuie postat în termen de trei luni de la data:

  • înregistrare, dacă a fost creat doar un client (partea 5 a articolului 8 223-FZ);
  • primirea notificării că ponderea totală a participării statului la capitalul autorizat s-a modificat, dacă 223 FZ a început să se aplice ca urmare a unor astfel de transformări (partea 6 a articolului 8 din Legea nr. 223-FZ).

Clientul care a încălcat termenii, de la 10.000 la 30.000 de ruble. Un funcționar care a încălcat termenele limită pentru publicarea modificărilor la regulamentul de achiziții va fi amendat de la 5.000 la 10.000 de ruble. (părțile 4, 6 ale articolului 7.32.3 din Codul contravențiilor administrative).

Unde găsiți prevederi model

Toate prevederile curente tipice și standard ale clienților de diferite tipuri, industrii și forme juridice pot fi studiate în Sistemul Informațional Unificat din domeniul public absolut gratuit. Pentru a face acest lucru, utilizatorul merge pe site-ul web oficial al EIS și selectează secțiunea „Planificare” din meniul contextual. Toate standardele organizațiilor clienților vor fi prezentate acolo.

Poziția standard a Academiei Ruse de Științe

Standardul model al Academiei Ruse de Științe a fost elaborat de Ministerul Științei și Învățământului Superior (Ordinul nr. 949 din 7 noiembrie 2018) ca măsură de implementare pentru a îndeplini cerințele părții 3 a art. 4 505-FZ și ordinele Guvernului Federației Ruse Nr. TG-P8-7573 din 11.01.2018. Acesta reglementează activitățile de achiziții ale organizației clienților, care în acest caz este Academia Rusă de Științe.

După ce a încredințat gestionarea sortimentului comercial și a fluxurilor de mărfuri unor specialiști, conducerea stabilește competențele necesare și domeniile de responsabilitate a acestora, care trebuie consemnate în fișele postului și în sistemul de motivare a cumpărătorilor.

Activitatea departamentului de achiziții afectează întreaga activitate a companiei: vânzări, utilizarea eficientă a capitalului de lucru, satisfacția clienților cu prețuri și sortimente, plinătatea depozitului și eficiența lanțului intern de aprovizionare. Este legat de munca angajaților din aproape toate departamentele - de la contabilitate la serviciul de transport. În acest sens, este necesar să luăm în considerare cu atenție aspectele organizaționale ale logisticii achizițiilor.

Cele mai complexe modele de organizare a activităților de achiziție sunt tipice pentru marile lanțuri de magazine. O analiză a experienței interne și externe face posibilă identificarea următoarelor modele de logistică de achiziții pentru lanțurile de retail.

Model 1. Direct de la furnizor

Furnizorii aprovizionează direct cu bunuri toate magazinele din rețea. Evident, aceasta este cea mai ineficientă schemă în ceea ce privește logistica transportului, care se caracterizează și printr-un nivel ridicat al costurilor.

Modelul 2. Prin centrul de distributie

Rețeaua de comerț cu amănuntul își creează propriul centru de distribuție (distribuție). Remarcăm aspectele pozitive ale acestei opțiuni: reducerea stocului în depozitele magazinelor, creșterea cifrei de afaceri și a manevrabilitatii stocurilor, asigurarea disponibilității mărfurilor la vârf de vânzări, asigurarea calității mărfurilor prin organizarea unui serviciu centralizat de calitate, simplificarea interacțiunii cu furnizorii. .

În ciuda avantajelor evidente ale celui de-al doilea model, experții recomandă, în primul rând, micile lanțuri de retail să efectueze o analiză amănunțită a profitabilității creării unui centru de distribuție.

Atunci când utilizați un centru de distribuție într-un lanț de vânzare cu amănuntul mic, pot apărea următoarele dificultăți:

  • Compania trebuie să investească mult în construcția unui centru de distribuție (ținând cont de dezvoltarea rețelei), care este departe de a fi întotdeauna profitabilă.
  • Perioada lungă de rambursare a centrului de distribuție.
  • Este posibil ca centrul de distribuție să nu fie complet încărcat, iar costul întreținerii acestuia trebuie suportat integral.
  • Mentenanta si modificarea unui sistem informatic de depozit modern si destul de complex.
  • La închirierea unui depozit de distribuție, acesta poate să nu fie adaptat la profilul rețelei comerciale (de exemplu, nu îndeplinește cerințele de temperatură, umiditate, siguranță la incendiu).
  • Necesitatea de a achiziționa și utiliza propriul transport, care nu este întotdeauna justificată din punct de vedere economic.

Dacă rețeaua de distribuție este mică și nu este planificată creșterea numărului de magazine, atunci puteți lua în considerare colaborarea cu un bun angrosist (distribuitor). Bazându-se pe logistica eficientă a distribuitorilor, rețeaua poate reduce semnificativ costurile de achiziție și întreținere a propriilor resurse logistice.

Astfel, decizia asupra modelului de organizare logistică a achizițiilor să aleagă este luată de o societate comercială, în primul rând pe baza propriei strategii de dezvoltare și fezabilitate economică.

Lanțurile de retail moderne se dezvoltă în două direcții: creșterea eficienței managementului lanțului de retail și creșterea numărului de lanțuri de magazine (profitând de economiile de scară).

Modele de management al rețelei de vânzare cu amănuntul

Specialiștii identifică următoarele modele de gestionare a unei rețele de comerț cu amănuntul și a logisticii sale de achiziții:

Model de investiții

Presupune prezența unui centru de investiții și consolidare cu facilități de tranzacționare independente. Acest model este folosit mai des de companiile comerciale care nu sunt companii de rețea în sensul deplin al cuvântului. Ele sunt unite fie de investitori comuni, fie de o marcă comună.

Avantajele acestui model: sarcinile de management la biroul central sunt simplificate, inițiativa locală este posibilă.

Dezavantaje: incapacitatea de a profita de structura rețelei, dependența de calificările managerilor de magazine, lipsa de consolidare a achizițiilor.

model de ținere

Centrul determină politica de achiziție (furnizori, nomenclator și prețuri de achiziție), dar magazinele sunt independente în managementul operațional. Pentru centru, eficiența ridicată a informațiilor despre starea unităților de vânzare cu amănuntul nu este foarte importantă. Acest model este utilizat de o parte semnificativă a companiilor ruse de retail și implementează cu succes una dintre sarcinile principale ale retail-ului în lanț - consolidarea politicii de cumpărare. Cel mai adesea, acest model de management este ales de operatorii de retail care deleg functiile de interactiune operationala cu furnizorii managerilor de magazine.

Avantajele acestui model: flexibilitate în gestionarea unui anumit magazin de către managerii locali.

Dezavantaje: creșterea excesivă a aparatului administrativ și, ca urmare, costuri ridicate.

Model centralizat

Aceasta este cea mai eficientă organizație a unei companii comerciale de rețea. Un singur centru de control deleagă la depozite funcțiile care sunt minim necesare pentru a participa la operațiunile de logistică (comanda de mărfuri, inventar, reprețuri). În același timp, rețeaua poate include magazine atât de același format, cât și diferite.

Avantajele acestui model: reducerea costurilor, utilizarea eficientă a aparatului de management cu concentrarea acestuia într-un singur centru. De fapt, acesta este un control de la distanță al facilităților de retail, care permite intensificarea tuturor proceselor de afaceri ale unei companii comerciale și, în consecință, obținerea unui avantaj competitiv semnificativ.

Dezavantaje: dependenta de buna si eficienta functionare a sistemului informatic si informatic.

model tava

Acest model presupune concentrarea completă a managementului în centru și minimizarea funcțiilor de management în magazin (cu excepția vânzării mărfurilor către clienți). Sediul central dispune de sistem informatic si inregistreaza circulatia marfurilor, tot acolo este concentrat si intregul aparat de management al retelei.

Avantajele acestui model: economie mare de resurse tehnice și de muncă.

Dezavantaje: livrarea directă a mărfurilor la magazin este exclusă, luarea în considerare slabă a caracteristicilor locale ale magazinelor.

model hibrid

Unele dintre unitățile de vânzare cu amănuntul ale rețelei sunt gestionate centralizat, unele magazine pot funcționa pe o exploatație sau, de exemplu, un principiu de tavă. O metodă similară de management se găsește în companiile de retail care construiesc mari lanțuri naționale. În același timp, stupii regionali pot acționa ca subdiviziuni care funcționează după un model de management centralizat. În cadrul acestor structuri se aplică fie un model de management centralizat, fie unul hibrid.

Avantajele acestui model: practic singura metodă posibilă de management pentru retailerii din rețelele naționale și internaționale, oferind o singură politică de produs.

Dezavantajele sunt asemănătoare cu dezavantajele modelului de management al exploatației, totuși ele pot fi reduse semnificativ dacă clusterele teritoriale sunt gestionate după o metodă centralizată sau în tavă.

Functiile Departamentului de Achizitii

Compartimentul de achiziții este o subdiviziune în care se iau decizii privind achiziționarea de bunuri, se încheie contracte de furnizare a produselor, se rezolvă problemele de alegere a furnizorilor, se stabilesc cerințele privind calitatea produselor etc. Consumatorii interni ai rezultatelor serviciului de achiziții. sunt alte divizii funcționale ale întreprinderii care necesită produse achiziționate.

Este greu de supraestimat importanța acestei diviziuni în structura unei societăți comerciale, la fel cum este dificil de supraestimat importanța unei logisticii de achiziții bine organizate pentru funcționarea întregii întreprinderi.

În principiu, achiziția de resurse într-o companie poate fi construită central sau descentralizat. Dacă o companie abordează procesul dintr-o perspectivă descentralizată, angajații din diferite divizii structurale vor efectua independent achiziții, fiecare pentru propriul departament. Avantajul acestei abordări este faptul că utilizatorul își cunoaște nevoile mai bine decât oricine altcineva. Procesul de achiziție poate fi mai rapid cu această abordare.

Cu toate acestea, există mult mai multe avantaje ale achizițiilor centralizate, motiv pentru care aproape toate companiile, cu excepția celor mai mici, folosesc această abordare pentru a face achiziții. La achiziționarea în mod centralizat, este numită o anumită persoană sau este creat un departament de achiziții cu autoritatea de a achiziționa resurse în interesul tuturor departamentelor întreprinderii comerciale.

Departamentul de achiziții al companiei este responsabil pentru achiziționarea produselor în conformitate cu solicitările primite de la clienții interni sau monitorizează în mod independent apariția cerințelor de resurse. În cadrul departamentului de achiziții propriu-zis, activitățile care alcătuiesc procesul de afaceri Achiziții suferă adesea o specializare ulterioară pentru a dezvolta profesionalismul managerilor de achiziții.

Centrele de cumpărare ale marilor lanțuri de vânzare cu amănuntul constau de obicei din departamente responsabile de achiziționarea oricărei părți a gamei de produse. Distribuția sortimentului între diviziuni are loc adesea pe baza asemănării caracteristicilor mărfurilor. Această diviziune a muncii permite cumpărătorilor să acumuleze cunoștințe maxime despre produsul lor. Cu cât retailerul este mai mare, cu atât este mai restrânsă specializarea lucrătorilor din centrul său de achiziții.

Într-o companie mică în care departamentul de achiziții este reprezentat de o singură persoană, desigur, nu va exista o separare a funcțiilor.

Obiectivele departamentului de achiziții

Obiectivele departamentului de achiziții (serviciu) al oricărei companii producătoare sau comerciale:

  • Achiziționați bunuri și servicii la cel mai bun preț.
  • Menține o rotație ridicată a stocurilor.
  • Asigurați livrarea mărfurilor la timp.
  • Achiziționați mărfuri de înaltă calitate garantată.
  • Menține parteneriate prietenoase cu furnizori de încredere.
  • Obțineți beneficii maxime pentru întreprindere.
  • Colaborează și comunică eficient cu alte departamente ale companiei.
  • Contribuie la atingerea obiectivelor strategice ale companiei, inclusiv la implementarea strategiei logistice.
  • Reduceți ponderea costurilor de achiziție în costurile totale de logistică.
  • Mențineți înregistrări automate eficiente ale bunurilor achiziționate și mențineți alte fluxuri de informații care apar în cursul activităților de achiziție.
  • Dezvoltarea și stimularea activităților, îmbunătățirea abilităților managerilor pentru achiziționarea de bunuri.

Prioritățile pentru atingerea fiecărui scop sunt determinate de o anumită companie, în funcție de strategia de activitate adoptată. De exemplu, pentru o companie care urmărește o strategie de reducere a costurilor, primul obiectiv din lista de mai sus va fi o prioritate. În condițiile lipsei unui anumit tip de resurse, prioritatea va fi asigurarea aprovizionării neîntrerupte a acestora, astfel încât cursul normal al procesului de producție sau comerț să nu fie perturbat, iar în perioadele de saturație a pieței de mărfuri este deosebit de important.
este de a menține cifra de afaceri a unei societăți comerciale la nivelul cerut, minimizând în același timp investițiile în stoc.

Să luăm în considerare mai detaliat principalele obiective ale activităților din domeniul organizării și managementului achizițiilor.

Timpul de livrare

Întârzierile în achiziții pot perturba programul de producție, ducând la costuri generale mari, iar bunurile achiziționate înainte de data programată reprezintă o povară suplimentară asupra capitalului de lucru și a facilităților de depozitare ale întreprinderii.

Mărimea lotului

Dimensiunea optimă a lotului de aprovizionare, adică respectarea corespondenței exacte dintre volumul de provizii și nevoile acestora. Un volum în exces sau insuficient de resurse furnizate afectează negativ soldul capitalului de lucru, stabilitatea producției sau stabilitatea vânzărilor unei întreprinderi comerciale.

Calitatea produsului

Mentinerea si imbunatatirea calitatii produselor achizitionate. Resursele achiziționate trebuie să fie furnizate de calitatea cerută, altfel produsul final produs de întreprindere nu va îndeplini standardele acceptate. Este necesară îmbunătățirea constantă a calității achizițiilor pentru a asigura competitivitatea bunurilor și serviciilor achiziționate.

Caută prețuri minime

Căutare și cumpărare de bunuri și servicii la prețuri minime. Această sarcină este deosebit de relevantă pentru întreprinderile comerciale, deoarece activitățile de achiziții necesită o cantitate mare de capital de lucru, iar lipsa capitalului de lucru, după cum arată experiența, este una dintre principalele probleme ale afacerilor rusești. Profiturile generate de achiziționarea la prețuri mai mici, și mai ales prin reducerea costurilor globale de logistică, pot fi foarte semnificative.

Cercetare de piata

Cercetare de piata achizitiilor. Departamentul de Achiziții trebuie să efectueze colectarea și evaluarea periodică a informațiilor pentru a determina cele mai bune surse de achiziție și pentru a optimiza gama de bunuri achiziționate.

Atunci când se organizează activitatea departamentului de achiziții, ar trebui să se țină cont de nivelul de dezvoltare a logisticii de achiziții în companie. Specialiștii identifică patru etape principale în evoluția logisticii achizițiilor, ale căror caracteristici sunt prezentate în tabelul de mai jos:

Departamentul de achiziții (serviciu) este o divizie separată funcțional a companiei, care are contacte strânse cu alte structuri. Deci, angajații departamentului de achiziții efectuează achiziții comandând mărfuri de la furnizori și transferând informații despre comenzi către departamentul de transport. Compartimentul transport isi asuma functia de mutare fizica a marfii de la furnizor la depozitele companiei, unde, la sosire, transfera marfa catre angajatii depozitului. Depozit depozitează mărfuri. Departamentul operațional
contabilitatea este angajată în logistica informațională. În legătură cu astfel de legături strânse, pentru organizarea rațională a logisticii achizițiilor, este necesar să se acorde o atenție constantă menținerii unor relații de lucru eficiente între departamentul de achiziții și alte divizii structurale ale întreprinderii.

Pe baza importanței organizării eficiente a achizițiilor pentru orice întreprindere, este necesară monitorizarea și analizarea sistematică a logisticii achizițiilor.

Indicatori de performanță în achiziții

Ghidat de funcțiile departamentului de achiziții, eficacitatea activității sale, de regulă, este evaluată de următorii indicatori:

  • reducerea costurilor de achiziție în structura costurilor generale de logistică;
  • nivelul produselor defecte achiziționate;
  • ponderea cumpărăturilor efectuate la timp;
  • numarul de situatii in care resursele necesare nu au fost in stoc, ceea ce a cauzat intreruperi in programul de productie sau onorarea unei comenzi de client;
  • numărul și motivele modificărilor aduse comenzilor din vina serviciului de achiziții;
  • numărul de cereri primite și completate;
  • ponderea costurilor de transport în structura costurilor totale de achiziție etc.

Funcțiile unui manager de achiziții

Fiecare etapă a procesului de achiziție este o oportunitate pentru un profit mai mare pentru companie. Aceasta include alegerea celui mai bun furnizor, obținerea celor mai bune prețuri, comandarea cantității potrivite de mărfuri, o metodă eficientă de transport, reducerea la minimum a pierderilor de la bunurile defecte - pe scurt, tot ceea ce o companie poate reduce costul de achiziție a logisticii și, prin urmare, poate obține profituri mai mari. . Și toate instrumentele pe care managerul de achiziții le folosește în munca sa există tocmai pentru a-l ajuta să ia deciziile corecte și să controleze procesul de circulație a mărfurilor.

Rolurile și responsabilitățile unui manager de achiziții pot varia de la companie la companie. Cercetătorii disting următoarele modele de cumpărători (Klimenko A. Motivație sau imitație? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

Model „interpret”

Atunci când volumul producției sau volumul vânzărilor viitoare pentru fiecare articol de marfă este cunoscut cu un grad ridicat de certitudine, sarcina cheie a managerului de achiziții se reduce doar la implementarea strictă a planului de cumpărare.

Model "expert"

Sarcina expertului este să găsească bunuri care vor fi vândute într-o perioadă scurtă de timp.

Model de geniu

Sarcina „geniului” este să găsească un vânzător care este gata să ofere mărfuri de cea mai înaltă calitate la cele mai mici prețuri și să ofere amânări uriașe de plată și, cel mai bine, plata prin
faptul vânzării și cu dreptul de a returna copiile nevândute.

Model „logist”

Uneori, din cauza caracteristicilor unor piețe, precum și a dimensiunii și vechimii companiei, sarcinile de a găsi furnizori, de a găsi cele mai mici prețuri nu sunt principalele pentru departament.
achiziții. Toți furnizorii sunt cunoscuți, condițiile sunt agreate și nu fac obiectul unor modificări majore. Într-o astfel de situație, sarcina principală a managerului de achiziții devine optimizarea, adică asigurarea fluxului de resurse în conformitate cu regula logistică „Șapte N”.

Inainte de a introduce un sistem de motivare a managerilor de achizitii, firma trebuie sa dezvolte o politica clara de achizitii. În funcție de modelul de cumpărători preferat pentru implementarea acestei politici („expert”, „executor”, etc.), este necesară selectarea personalului, crearea unui sistem de control al acestuia și utilizarea indicatorilor sistemului de motivare.

Scopul unui manager de achiziții este de a asigura procesului de producție sau de comercializare al companiei resurse (bunuri și servicii).

Pentru atingerea acestui obiectiv, managerul de achiziții îndeplinește următoarele funcții:

  • Asigură disponibilitatea mărfurilor în cantitatea și sortimentul optim.
  • Oferă indicatori planificați pentru cifra de afaceri a grupelor de produse.
  • Pregătește comenzi pentru furnizori.
  • Urmărește onorarea comenzilor.
  • Monitorizează în mod regulat disponibilitatea și vânzările de bunuri la cerere mare pentru a preveni lipsa acestora.
  • Studierea noilor propuneri ale furnizorilor, conditiile pietei.
  • Rezumă și aduce conducerii informațiile primite.

Informează în timp util diviziile companiei despre noi oferte și încasări de mărfuri, asigură disponibilitatea informațiilor necesare despre mărfuri în sistemul de informare și contabilitate al companiei.

În funcție de sarcinile îndeplinite, se determină domenii de cunoștințe și competențe profesionale.

Managerul de achiziții trebuie să știe:

  • metode de gestionare a fluxurilor financiare în logistică;
  • toate componentele contractului de furnizare;
  • factori de luat în considerare atunci când alegeți un furnizor și transportator;
  • modalități de îmbunătățire a eficienței managementului achizițiilor folosind tehnologia informației;
  • utilizarea schimbului electronic de date în interacțiunea cu furnizorii;
  • metode de achiziție;
  • operațiunile care compun procesul de afaceri „Achiziție”;
  • funcții îndeplinite de diverși intermediari în procesul de onorare a comenzilor;
  • procedura de intocmire a contractului;
  • sancțiuni aplicate în cazul nerespectării termenilor contractului;
  • etica comunicării în afaceri.

Managerul de achiziții trebuie să fie capabil să:

  • alegeți în mod rezonabil cei mai buni termeni de livrare;
  • intocmeste corect documentele necesare;
  • să stabilească interacțiunea departamentului de achiziții cu alte departamente;
  • evaluează și selectează un furnizor;
  • să primească și să analizeze informații despre gama de bunuri oferite de furnizori;
  • face o imagine de ansamblu asupra pieței furnizorilor;
  • analizează fiabilitatea furnizorului;
  • analiza termenii de livrare oferiti de furnizori;
  • negociaza cu furnizorii (in ceea ce priveste stabilirea preturilor, termenilor de livrare etc.);
  • compara ofertele primite de la diferiti furnizori;
  • analizeaza si redacteaza contracte;
  • construiți relații de afaceri puternice cu furnizorii care întăresc imaginea și reputația companiei dvs.;
  • să îndeplinească toate acordurile cu furnizorii în timp util, să nu lase nicio problemă nerezolvată;
  • ia măsuri pentru achitarea datoriilor în decontări cu furnizorii.

Pentru a îndeplini cu succes sarcinile profesionale, este important ca un cumpărător să aibă o mentalitate analitică, gândire sistemică, să fie atent, capabil să acționeze eficient în situații stresante, să își controleze activitățile, să fie capabil să planifice și să prioritizeze, să aibă un vocabular activ larg și să fie capabili să-și transmită în mod inteligibil gândurile unor persoane cu nivel diferit de educație.

Un loc aparte îl ocupă abilitățile de comunicare, precum persuasiunea, negocierea, stăpânirea tehnicilor de comunicare de bază, capacitatea de compromis (cu furnizorii și alte departamente ale companiei), activitatea, perseverența, capacitatea de a-și atinge scopul, responsabilitatea și decența. , rezistenta la stres, anduranta si rabdare in situatii conflictuale.

Managerul de achiziții lucrează cu volume mari de informații. Acestea sunt informatii despre furnizori, despre comanda de livrare, transport si plata. Activitatea analitică a managerului de achiziții este de a compara prețurile, calitatea, termenele de livrare și de a alege cea mai bună variantă; în analiza pieţei produselor. În același timp, un loc aparte îl ocupă procesul decizional într-un timp scurt.

Managerul de achiziții lucrează la birou. Practic, activitățile sale se desfășoară folosind mijloace precum telefonul, faxul, internetul, calculatorul (lucrarea cu programe profesionale, baze de date, internet; redactarea rapoartelor etc.).

Grele pentru majoritatea profesioniștilor din domeniul logisticii achizițiilor sunt conflictele cu departamentul de vânzări (departamentul de producție), problemele de interacțiune cu furnizorii dificili (de exemplu, cu monopoliștii de pe piață).

Direcțiile de pregătire avansată a unui manager de achiziții sunt: ​​îmbunătățirea metodelor de comunicare profesională; formare în abilități de negociere; însuşirea abilităţilor de planificare a zilei de lucru şi organizare a procesului de achiziţie; dezvoltarea muncii în echipă; îmbunătățirea cunoștințelor în domeniul producției, studiul tipurilor și tipurilor de produse, cererii clienților și tehnologiilor de vânzare, aspecte juridice ale activităților de achiziții.

Evaluarea si motivarea managerului de achizitii

Un aspect important al organizării muncii unui manager de achiziții este dezvoltarea și implementarea unui sistem de motivare a muncii sale. Pe parcursul dezvoltării, compania stabilește ce indicatori vor afecta salariul managerilor de achiziții, stabilește indicatori cantitativi și mecanisme de salarizare pe baza indicatorilor adoptați. După aceea, compania trebuie să-și aducă politica salarială către cumpărători și să pună în aplicare un sistem de motivare.

Motivația cumpărătorului ar trebui să decurgă din îndatoririle și puterile sale funcționale. Sistemul de motivare al managerului de achiziții, de regulă, se bazează pe următorii indicatori:

  • implementarea planului de achiziții;
  • dinamica nivelului prețurilor pentru bunurile achiziționate;
  • cifra de afaceri a mărfurilor achiziționate;
  • procentul de îndeplinire a cererilor de cumpărare a mărfurilor.

În funcție de specificul afacerii, la cei de mai sus li se pot adăuga următorii indicatori: procentul de defecte ale produselor livrate, procentul cererilor incomplete de resurse, procentul daunelor etc.

Toți indicatorii sistemului de motivare al cumpărătorului ar trebui să fie legați de rezultatele activităților de achiziții pe care acesta le poate influența cu adevărat (adică, care depind în mod specific de munca sa).

În plus, acești indicatori ar trebui să fie importanți pentru o anumită întreprindere (de exemplu, o scădere a primirii de defecte, o creștere a cifrei de afaceri a stocurilor). După cum arată practica, salariul unui manager de achiziții este de cel puțin 50% din remunerația totală. Partea de bonus este calculată în funcție de indicatori prestabiliți de evaluare a performanței.
În tabelul de mai jos sunt prezentate indicatorii de evaluare a directorului de achiziții al unei societăți de comerț cu amănuntul (44 - Buzukova E. Achiziții și furnizori. Curs de management al sortimentului în retail. P. 218–219).

Un indicator important al evaluării unui manager de achiziții este conformitatea acestuia cu standardele etice profesionale.

Etica profesională a cumpărătorilor include aspecte ale relațiilor cu furnizorii precum:

  • protejarea intereselor companiei tale;
  • confidențialitatea informațiilor;
  • competitie corecta;
  • atitudinea față de cadourile de afaceri de la furnizori.

Există următoarele opinii despre permisiunea cadourilor de la furnizori:

  1. Cumpărătorii nu au voie să accepte cadouri, cadourile primite trebuie returnate.
  2. Cumpărătorii pot păstra cadouri promoționale, cum ar fi pixuri, calendare, caiete etc.
  3. Cumpărătorii trebuie să decidă singuri dacă cadoul este un semn de atenție, bunăvoință sau o tentativă de mită comercială.

Cu oricare dintre opțiunile alese, este indicat ca firma să poarte conversații cu cumpărătorii, în cadrul cărora acestora să li se reamintească existența standardelor etice în companie, explicându-i necesitatea respectării acestora.

Ca o ilustrare a importanței laturii etice a logisticii achizițiilor, prezentăm standardele de achiziții formulate de Institute of Supply Management (SUA) (Lysons K., Gillingham M. Procurement and supply chain management. P. 797.):

  1. În primul rând, ai grijă de interesele companiei tale.
  2. Fiți deschis la sfaturile și consultarea colegilor.
  3. Cumpărați având în vedere compania dvs. și cheltuind fiecare dolar cu înțelepciune.
  4. Dobândiți în mod activ cunoștințe despre materialele achiziționate și despre procesele de producție.
  5. Lucrați cinstit și deschis, respingând orice formă de mită.
    Demonstrează o atitudine binevoitoare față de toți cei care o merită.
  6. Respectați și cereți respect de la ceilalți pentru îndatoririle lor.
  7. Evitați conflictul.
  8. Ajutați și sfătuiți colegii după cum este necesar.
  9. Colaborați cu toate organizațiile și persoanele specifice care sunt chemate să ridice statutul acestei profesii.

Suport informațional al departamentului de achiziții

Pentru a gestiona logistica achizițiilor, o întreprindere trebuie să aibă sisteme de informații pentru gestionarea indicatorilor de performanță. Acestea ar trebui să ofere capacitatea de a analiza și controla cu atenție implementarea procesului de afaceri „Achiziție”.

Asistență semnificativă în analiza procesului de aprovizionare a companiei cu resurse, formarea comenzilor către furnizori poate fi obținută folosind software-ul potrivit. În același timp, este necesar să se acorde atenție capacităților programului de a genera rapoarte analitice. Fiecare întreprindere, folosind un sistem informatic informatic, își formează propriul set de raportare privind achizițiile pe baza scopurilor și obiectivelor formulate de managementul de vârf.

După cum arată practica, rapoartele și indicatorii sunt larg răspândite care reflectă următoarele aspecte ale activităților de achiziții:

  1. Condiții de achiziție pe piață:
    • modificări ale prețurilor pentru bunurile achiziționate;
    • modificări ale raportului cerere-ofertă pe piață;
    • previziuni ale dinamicii pieţei mărfurilor achiziţionate.
  2. Analiza costurilor de inventar:
    • investiții în stocuri;
    • livrările zilnice (zece zile, lunare) și volumul comandat de livrări pe principalele grupe de mărfuri;
    • cifra de afaceri pe grupe de bunuri achizitionate;
    • analiza reducerilor primite;
    • analiza rezervelor excedentare.
  3. Eficiența operațiunilor de achiziții:
    • analiza calitatii bunurilor achizitionate;
    • ponderea livrărilor efectuate la timp;
    • analiza cazurilor de absență a mărfurilor necesare în depozit;
    • numărul de modificări aduse comenzilor;
    • timpul de livrare a mărfurilor achiziționate;
    • productivitatea angajaților departamentului de achiziții;
    • modificări de preț rezultate din negocieri, lucrări analitice, îmbunătățirea ambalajului, raționalizarea transportului etc.;
    • costuri de transport.
  4. Fiabilitatea furnizorului:
    • ponderea livrărilor restante și a refuzurilor de a livra;
    • pierderi din vânzări pierdute;
    • ponderea livrărilor incomplete;
    • calitatea serviciilor de transport prestate de furnizori si transportatori.

Indicatorii de mai sus de control și evaluare a logisticii achizițiilor reprezintă o parte necesară a suportului informațional pentru managementul lanțului de aprovizionare.

Capacitățile analitice ale sistemelor informatice și informatice ar trebui să ofere managerilor de achiziții o imagine completă și clară a tuturor indicatorilor aferenți activităților de achiziții. Astfel, standardele minime de inventar sunt folosite pentru a controla nivelul stocurilor și stau la baza formării comenzilor automate către furnizori. Atunci când utilizează comenzi automate, managerul de achiziții petrece timp doar pentru ajustarea comenzilor formate, ceea ce reduce semnificativ timpul petrecut, deoarece nu trebuie să vizualizeze mărfurile rămase.

Cu ajutorul software-ului pentru procesele logistice de achiziții, se realizează o analiză sistematică a condițiilor pieței și a muncii furnizorilor de mărfuri. Aceasta oferă companiei cumpărătoare informații complete despre condițiile de achiziție a bunurilor necesare și face posibilă luarea unor decizii optime de cumpărare.

Sistemele informatice trebuie să ofere capacitatea de a prezice lipsa probabilă de mărfuri, care poate duce la întreruperi în procesul de tranzacționare, la pierderea vânzărilor și, prin urmare, la creșterea costurilor și la reducerea profiturilor. Informațiile primite în avans de la furnizori despre posibile întreruperi ale aprovizionării vă permit să vă pregătiți în avans și să minimizați eventualele pierderi.

Sistemele informatice moderne ar trebui să consolideze integrarea informațională a companiei cu furnizorii săi, să crească nivelul de cooperare între părțile incluse în lanțul de aprovizionare a produselor și să reducă costurile de tranzacție.

Majoritatea produselor software care automatizează managementul achizițiilor și sunt de obicei incluse într-un sistem informatic informatic conțin modulul „Achiziții”, care îndeplinește următoarele funcții principale:

  • Monitorizarea relatiilor contractuale cu furnizorii si transportatorii. Monitorizarea indeplinirii obligatiilor de plata a livrarilor.
  • Urmarirea implementarii programului de livrare cu prognoza timpului de receptie a marfurilor la depozit.
  • Generarea documentelor necesare pentru recepția mărfurilor la depozit, cu distribuire automată către persoanele responsabile financiar.
  • Facerea de reclamatii catre furnizor (transportator, expeditor) cu privire la gama, cantitatea si calitatea produselor furnizate.
  • Automatizarea tuturor operațiunilor de sosire, consum și deplasare internă a bunurilor materiale în depozite.
  • Contabilitatea tuturor operațiunilor cu ajutorul cardurilor de contabilitate de depozit, completate automat pe baza documentelor primare.
  • Contabilitatea activelor materiale în diverse unități de măsură.
  • Efectuarea operațiunilor de depozit în conformitate cu normele contabile în vigoare.
  • Mentinerea unei liste de persoane responsabile financiar cu repartizare in depozite si grupe de bunuri materiale.
  • Contabilitatea actelor de inventar și generarea unei liste de inventar.
  • Informații operaționale complete despre cantitatea, calitatea, data de expirare, adresa de depozitare, furnizorul și transportatorul (expeditor) pentru fiecare articol de mărfuri achiziționate în orice moment.
  • Furnizarea de informații privind stocurile în exces și deficit.

Sistemele informatice informatice asigură stocarea și utilizarea informațiilor despre contractele în vigoare cu furnizorii, în conformitate cu care sunt plasate comenzile, clasificarea produselor mărcilor achiziționate și registrul furnizorilor.

Pentru a forma o bază de furnizori de mărfuri, o condiție necesară este monitorizarea constantă a indicatorilor de performanță ai acestora. Sistemul informatic al companiei ar trebui să permită păstrarea istoricului fiecărui furnizor și a datelor care reflectă dinamica indicatorilor de performanță. Această bază de date acumulează informații despre potențialii furnizori pentru implementarea procedurii de selectare și trecere la lucru cu alt furnizor.

În baza de date a furnizorilor, pe lângă numele fiecărui furnizor, trebuie să fie stocate următoarele:

  • datele de contact ale anumitor angajați ai companiei furnizorului;
  • Detalii bancare;
  • condițiile de muncă, reducerile, bonusurile și alte acorduri, precum și cu istoricul dezvoltării acestora;
  • liste de prețuri, conform cărora s-au făcut achiziții;
  • istoricul tuturor comenzilor de la furnizor cu retururile disponibile, defecte, întârzieri și livrări scurte;
  • credite comerciale curente și maxime, termene de plată;
  • numele bunurilor furnizate;
  • preț sau interval de preț în funcție de reduceri de volum, termene de plată etc.;
  • ambalaj sau alte date importante pentru transportul mărfurilor.

După ce o comandă de cumpărare a fost trimisă unui furnizor, managerul de achiziții trebuie să poată monitoriza progresul acesteia folosind sistemul informațional. Totodată, toate abaterile în îndeplinirea obligațiilor de către furnizori sunt înregistrate astfel încât managerul să poată evalua calitatea muncii lor. După ce întreprinderea primește mărfurile comandate, noi informații sunt introduse în sistemul informațional al departamentului de achiziții. Această operațiune include menținerea unei baze de date cu documente:

  • jurnalul de comenzi, care înregistrează toate comenzile după numere și afișează starea fiecărei comenzi (finalizată, incompletă, nefinalizată);
  • un registru de comenzi de cumpărare care conține copii ale tuturor comenzilor de cumpărare;
  • un registru de mărfuri care arată toate achizițiile fiecărui articol (data, furnizorul, cantitatea, prețul, numărul comenzii de achiziție);
  • un registru al furnizorilor care afișează toate achizițiile făcute de la acesta.

Un aspect la fel de important al suportului informaţional al logisticii achiziţiilor este gestionarea fluxurilor de informaţii interne care circulă între departamentele întreprinderii.

Ca exemplu, în tabelul de mai jos sunt prezentate fluxurile de informații care există între departamentul de achiziții și depozit (departamentul de primire) (Buzukova E. Achiziții și furnizori. Curs management sortiment în retail. P. 386.)

Trebuie remarcat faptul că în întreprinderile comerciale schimbul de informații devine mai complicat datorită gamei largi de mărfuri, a actualizării rapide a acestora și a structurii complexe a descrierii fiecărui articol de mărfuri. În acest sens, principalele caracteristici ale acceptării mărfurilor în societățile comerciale sunt:

  • prezența unui număr mare de furnizori;
  • condiții diferite de ambalare;
  • incarcarea vehiculelor in vrac (in cutii, fara folosirea utilajelor mecanizate de descarcare) si pe paleti;
  • acceptarea produselor cu recalcularea nu numai a numărului de locuri, ci și pe unități de produse în pachete;
  • varietate de vehicule care livrează mărfuri;
  • nerespectarea termenelor de livrare;
  • diverse cerințe ale furnizorilor privind procedura de primire a produselor, determinarea produselor defecte și procedura de depunere a reclamațiilor;
  • alcatuirea diferita a pachetului de documente care insotesc marfa.

Aceste caracteristici încă nu permit crearea unei singure tehnologii pentru lucrul cu toți furnizorii, crearea unui singur spațiu informațional și realizarea unui singur flux de documente, ceea ce reduce calitatea logisticii achizițiilor.

Astfel, o direcție importantă este îmbunătățirea suportului informațional al logisticii de achiziții, ceea ce va permite companiilor să creeze lanțuri de aprovizionare integrate care să minimizeze costurile, să formeze un singur spațiu de informare și o singură procedură de flux de lucru.

Clienții care lucrează în prezent sub 223-FZ sunt obligați să elaboreze un document special care reglementează toate activitățile de achiziții. În articol, vom lua în considerare principalele cerințe pentru conținutul acestui standard, procedura de adoptare și aprobare a acestuia și, de asemenea, vom oferi însăși prevederea privind achizițiile în conformitate cu 223-FZ din iulie 2018, un eșantion din care a fost pregătit luând în considerare intrarea unor schimbări semnificative în domeniul achizițiilor publice, motiv pentru care merită să se acorde o atenție deosebită noului format și structură a documentului.

Regulamentele privind 223-FZ pentru instituțiile bugetare pentru anul 2019, cu modificările ulterioare, ar trebui să conțină următoarele informații:

  • procedura de pregătire și desfășurare a procedurilor, inclusiv a celor electronice, condițiile de aplicare a acestora;
  • modalități de executare a comenzilor conform 223-FZ;
  • procedura de încheiere și executare a contractelor pe baza rezultatelor procedurilor competitive și a contractelor cu un singur furnizor;
  • alte aspecte legate de achiziții în conformitate cu normele 223-FZ.

Este de remarcat faptul că prevederea privind achizițiile nu este prevăzută, iar clientul operează în cadrul legii privind sistemul contractual fără adoptarea de acte adiționale.

Se recomandă adoptarea unui standard asupra departamentului de achiziții, care să reflecte consolidarea competențelor specifice pentru întocmirea, aprobarea și aprobarea documentelor necesare comenzii, precum și stabilirea termenelor de îndeplinire a atribuțiilor și a răspunderii pentru acestea. încălcare pentru o anumită listă de angajați care fac parte din departament și servesc în zonele de ordine sub 223-FZ.

Cum să aprobi și să postezi

Potrivit părții 3 a art. 2 223-FZ, clientul aprobă standardul, în funcție de forma juridică, de către următoarele organe de conducere:

  • o corporație de stat sau o companie ca organ suprem de conducere (nr. 7-FZ din 12 ianuarie 1996 „Cu privire la organizațiile necomerciale”);
  • SUE, MUP - de către conducător (nr. 161-FZ din 14 noiembrie 2002 „Cu privire la întreprinderile unitare de stat și municipale”);
  • o instituție autonomă - de către Consiliul de Supraveghere (nr. 174-FZ din 3 noiembrie 2006 „Cu privire la instituțiile autonome”);
  • SA - de către consiliul de administrație, adunarea generală, organul executiv colegial (nr. 208-FZ din 26 decembrie 1995 „Cu privire la societățile pe acțiuni”);
  • SRL - de către adunarea generală a participanților, consiliul de administrație, organul executiv colegial (nr. 14-FZ din 8 februarie 1998 „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”);
  • instituție bugetară de stat sau municipală - fondatorul (nr. 7-FZ din 12.01.1996 „Despre organizațiile nonprofit”);
  • societate de drept public - de către Consiliul de Supraveghere (Nr. 236-FZ din 3 iulie 2016 „Cu privire la societățile de drept public”).

Standardul de achiziție și modificările aduse acestuia sunt postate de client pe site-ul EIS în termen de 15 zile de la data semnării actului. Oricine are dreptul deplin de a studia aceste documente, care se află în Sistemul Informațional Unificat în domeniul public.

Clientul trebuie să țină seama nu numai de cerințele 223-FZ, ci și de „Standardul pentru activitățile de achiziții ale anumitor tipuri de entități juridice”, aprobat de Serviciul Federal Antimonopol al Rusiei.

Clientul trebuie să respecte principiile de egalitate, corectitudine, nediscriminare și restricții nerezonabile ale concurenței în raport cu participanții.

Regulamentul standard de achiziții conform 223-FZ pentru anul 2018 din iulie 2018 poate conține următoarele secțiuni:

  1. Termeni și definiții.
  2. Scopurile și principiile activităților de achiziții.
  3. Aprobarea standardului și introducerea modificărilor.
  4. Formarea si ajustarea planului de comanda.
  5. Alegerea metodei și a formularului de comandă.
  6. Reguli de pregătire și deținere.
  7. Principii de formare a cerinţelor şi criterii de evaluare.
  8. Cerințe pentru descrierea obiectului.
  9. Cerințe pentru termenii contractului. Obligatii legate de executarea contractului.
  10. Intocmirea, coordonarea si aprobarea documentatiei de achizitie.
  11. Ordinea procedurii.
  12. Control și apel.
  13. Raportarea achizițiilor.
  14. Cerință de păstrare a documentelor întocmite în timpul comenzii.

Cum se utilizează clauze model

Din 01.01.2018, standardele privind prevederea standard privind achizițiile s-au modificat. Acum, potrivit părții 2.3 din art. 2 223-FZ, următoarele informații ar trebui incluse în prevederea standard privind achizițiile în temeiul 223-FZ, ținând cont de cele mai recente modificări:

  1. Reglementări pentru pregătirea și implementarea achizițiilor publice.
  2. Metode de determinare a furnizorului, precum și când se aplică.
  3. Termenul de încheiere a contractului pe baza rezultatelor licitației competitive.

Aceste informații nu pot fi modificate atunci când instituțiile bugetare și autonome, întreprinderile unitare elaborează și aprobă propriile reglementări de achiziții.

Clauza standard de achiziție ar trebui să prevadă specificul participării IMM-urilor care sunt aprobate.

Prevederile standard pentru instituțiile bugetare (autonome și bugetare) și întreprinderile unitare sunt elaborate de autoritățile executive de diferite niveluri - federale, regionale, municipale. Autoritățile superioare stabilesc și lista organizațiilor clienților pentru care se vor aplica astfel de standarde model. Astfel, dacă o instituție se încadrează în standardele model elaborate la un nivel superior, atunci trebuie să-și formeze propriul registru de reglementare în strictă conformitate cu condițiile stabilite în regulamentul model de achiziții (părțile 2.1, 2.2 ale articolului 2 223-FZ).

Modificările se fac în același mod. Dacă legiuitorul a făcut ajustări la reglementările standard de achiziții, organizația clienților trebuie să își modifice actul local în termen de 15 zile (partea 2.7 a articolului 2 223-FZ).

Standardele standard noi sau ajustate sunt publicate în termen de 15 zile de la data aprobării lor de către autoritățile de reglementare.

De unde să obțineți poziția standard

La sfârșitul articolului, puteți alege dintr-o serie de standarde furnizate și puteți găsi regulamentul de achiziții cerut în conformitate cu 223-FZ pentru 2019; De asemenea, puteți descărca un eșantion de pe site-ul Sistemului Informațional Unificat - în EIS, sunt disponibile pentru revizuire standardele de achiziții publice ale organizațiilor clienților locale, care pot fi utilizate pentru optimizarea și unificarea documentului în curs de dezvoltare. Puteți găsi aceste documente în fila Documente din bara laterală. În partea de jos a paginii se află o secțiune „Lista de prevederi model de achiziții”.

Descărcați modelul de model de regulament de achiziții pentru 2019

Un exemplu de regulament model de achiziții pentru un CBM

Ca exemplu, dăm prevederea privind achizițiile conform 223-FZ pentru 2019 - un eșantion pentru MUP.

1.1. Prezentul Regulament definește bazele activităților, scopurile și obiectivele, funcțiile, drepturile și responsabilitățile departamentului de achiziții.

1.2. Departamentul de Achiziții este o subdiviziune structurală independentă a organizației și raportează direct șefului organizației.

1.3. În activitățile sale, departamentul de achiziții se ghidează după legislația în vigoare, actele juridice de reglementare și materialele metodologice privind logistica, reglementările locale, deciziile organelor de conducere ale organizației și prezentele Regulamente.

1.4. Activitățile departamentului de achiziții se desfășoară pe baza planificării curente și pe termen lung, o combinație între unitatea de comandă în rezolvarea problemelor de performanță și colegialitate în discuția lor, responsabilitatea personală a angajaților pentru îndeplinirea corectă a atribuțiilor lor și individual instrucțiunile șefului de departament.

1.5. Șeful departamentului de achiziții și alți angajați ai departamentului sunt numiți în funcții și eliberați din funcțiile lor prin ordin al șefului organizației, în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

1.6. Cerințele de calificare, îndatoririle funcționale, drepturile, responsabilitățile șefului și ale altor angajați ai departamentului sunt reglementate prin fișe de post aprobate de șeful organizației.

1.7. Departamentul își desfășoară activitățile în cooperare cu alte servicii și divizii structurale ale organizației, precum și în competența sa cu organizații terțe.

2. Principalele sarcini ale departamentului de achiziții

2.1. Aprovizionarea tuturor departamentelor organizației cu materialele necesare de calitatea cerută în termenul specificat.

2.2. Îndrumarea organizatorică și metodologică, coordonarea și controlul activităților diviziilor structurale ale organizației în problemele aprovizionării materiale și tehnice și utilizării raționale a resurselor materiale.

2.3. Îmbunătățirea și introducerea de noi metode de organizare a muncii, inclusiv prin utilizarea tehnologiilor informaționale moderne.

2.4. Participarea în competența sa la pregătirea și executarea deciziilor de management ale conducerii organizației.

2.5. Rezolvarea altor sarcini în conformitate cu obiectivele organizației.

3. Principalele funcții ale departamentului de achiziții

3.1. Asigurarea organizației cu toate resursele materiale de calitate cerută necesare activităților sale.

3.2. Elaborarea de propuneri de utilizare rațională a resurselor materiale în vederea reducerii costurilor de producție și maximizării profiturilor.

3.3. Elaborarea proiectelor de planuri pe termen lung și curente, bilanțele suportului material și tehnic al nevoilor de producție, reparații și întreținere ale organizației și diviziilor acesteia, crearea rezervelor de producție necesare pe baza determinării necesarului de resurse materiale (materii prime, materiale). , semifabricate, echipamente, componente, combustibil, energie etc.) utilizând rate progresive de consum.

3.4. Caută oportunități și surse pentru a acoperi nevoile materiale și tehnice ale organizației în detrimentul resurselor interne.

3.5. Intocmirea incheierii de contracte cu furnizorii, coordonarea conditiilor si termenelor de livrare, studierea posibilitatii si oportunitatii stabilirii unor relatii economice directe pe termen lung pentru furnizarea de resurse materiale si tehnice.

3.6. Studiul informatiilor operationale de marketing si materialelor promotionale privind ofertele micilor magazine angro si targurilor angro in vederea identificarii posibilitatii de achizitie a resurselor materiale si tehnice in comertul cu ridicata.

3.7. Asigurarea livrarii resurselor materiale in conformitate cu termenele prevazute in contracte, monitorizarea cantitatii, calitatii si integralitatii acestora, organizarea depozitarii acestora in depozitele organizatiei.

3.8. Intocmirea reclamatiilor fata de furnizori in cazul incalcarii obligatiilor lor contractuale, controlul asupra intocmirii decontărilor pentru aceste daune, coordonarea cu furnizorii a modificarilor termenilor contractelor incheiate.

3.9. Elaborarea standardelor organizatorice pentru suport material si tehnic, standarde justificate economic pentru stocurile de productie (de depozit) de resurse materiale.

3.10. Controlul asupra stării stocurilor de materiale și componente, reglementarea operațională a stocurilor de producție, respectarea limitelor de eliberare a resurselor materiale și a cheltuielilor acestora în diviziile organizației pentru scopul propus.

3.11. Dezvoltarea și participarea la implementarea măsurilor de îmbunătățire a eficienței utilizării resurselor materiale, reducerea costurilor asociate transportului și depozitării acestora, utilizarea resurselor secundare și a deșeurilor de producție, îmbunătățirea sistemului de monitorizare a consumului acestora, utilizarea resurselor locale, identificarea și vinde excesul de materii prime, materiale, echipamente și alte tipuri de resurse materiale.

3.12. Organizarea activității depozitelor, controlul respectării condițiilor de depozitare necesare.

3.13. Mecanizarea si automatizarea operatiunilor de transport si depozitare.

3.14. Contabilitatea mișcării resurselor materiale în depozitele organizației, participarea la inventarierea bunurilor materiale.

3.15. Intocmirea raportului stabilit privind suportul material si tehnic al activitatilor organizatiei.

3.16. Implementarea în competența sa a altor funcții în conformitate cu scopurile și obiectivele stabilite prin prezentul regulament.

4. Drepturile departamentului de achiziții

Departamentul de Achizitii are dreptul de a:

4.1. Primește documente și alte materiale informative primite în organizație cu privire la profilul lor de activitate pentru familiarizare, contabilitate sistematizată și utilizare în muncă.

4.2. Solicită și primește de la șeful organizației și șefii diviziilor structurale ale organizației informațiile necesare îndeplinirii funcțiilor și sarcinilor care îi sunt atribuite.

4.3. Să efectueze, în limita competenței sale, verificarea și coordonarea activităților diviziilor structurale ale organizației pe probleme de logistică și utilizare rațională a resurselor materiale.

4.4. Faceți sugestii pentru îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru ale departamentului și ale organizației în ansamblu.

4.5. Participa la selectia si plasarea personalului in domeniul lor de activitate.

4.6. Faceți propuneri conducerii organizației pentru a-și îmbunătăți competențele, încuraja și impune penalități angajaților departamentului și altor divizii structurale ale organizației din domeniul lor de activitate.

4.7. Participă la întâlniri atunci când se analizează probleme de sprijin logistic pentru activitățile organizației.

5. Responsabilitatea departamentului de achizitii

5.1. Șeful departamentului poartă întreaga responsabilitate pentru calitatea și promptitudinea sarcinilor atribuite departamentului de achiziții.

5.2. Șeful departamentului de achiziții este personal responsabil pentru:

Respectarea legislației actuale a Federației Ruse;

Organizarea activitatilor departamentului de achizitii;

Respectarea angajaților din departamentul de achiziții de producție și disciplina muncii;

Executarea la timp și de înaltă calitate a comenzilor conducerii organizației;

Respectarea cerințelor și prevederilor sistemului de management al calității în vigoare în organizație și eficacitatea funcționării acestuia în departamentul de achiziții;

Efectuarea intempestivă a inspecțiilor, inventarelor și auditurilor documentare în diviziile structurale ale organizației;

Alte încălcări în activitățile departamentului de achiziții.

5.3. Gradul de responsabilitate al celorlalți angajați ai departamentului de achiziții se stabilește prin fișele postului acestora.

Departamentul de achizitii reglementate

10.11.2014 11:02

A fost introdus un regulament privind interacțiunea participanților la procesul de achiziție al AltSTU (Ordinul Nr. D-345).

Reglementări pentru interacțiunea participanților la procesul de achiziție al AltSTU

Regulamentul stabilește procedura de interacțiune între diviziile AltSTU care participă la activități de achiziții în cadrul Legii federale din 5 aprilie 2013. N 44-FZ „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru satisfacerea nevoilor de stat și municipale” (cu modificări și completări) și Legea federală din 18 iulie 2011 N 223-FZ „Cu privire la achiziția de bunuri, lucrări, servicii anumite tipuri de persoane juridice” (cu modificări și completări).

Participanții la procesul de achiziție sunt:

1) Inițiator de achiziții - o unitate structurală sau un funcționar interesat de această achiziție datorită faptului că această achiziție este concepută pentru a asigura îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale.

2) Șef serviciu contract ofițer desemnat în mod corespunzătorși asigurarea, pe o bază profesională, a selecției celui mai bun furnizor (antreprenor, executant) și a conformității de către universitate cu cerințele legislației în vigoare în cursul achizițiilor.

3) Departamentul de achiziții reglementate este o unitate structurală a cărei funcție principală este de a conduce procedurile de achiziții prevăzute de legislația Federației Ruse și include etape precum evaluarea achiziției, posibilitatea implementării acesteia, eficacitatea achiziției și eficacitatea relațiilor contractuale cu contrapartea selectată pe baza rezultatelor achiziției etc. .d.

4) Planificare si management financiar - unitate structurala responsabil cu evaluarea posibilității de achiziție (disponibilitatea fondurilor de la inițiatorul achiziției, determinarea sursei de finanțare, întocmirea unui plan de achiziții și monitorizarea implementării acestuia etc.).

5) Departamentul juridic este o unitate structurală responsabilă de verificarea termenilor contractului (acordului) pentru conformitatea cu cerintele legislatiei in vigoare.

6) Departamentul de contabilitate este o subdiviziune structurală, autorizat să plătească obligațiile bănești în temeiul contractelor (acordurilor) încheiate.

7) Departamentul de logistică - compartimentare structurală autorizat sa incheie contracte (acorduri) in numele AltSTU, pentru furnizarea de bunuri, prestarea lucrarilor, prestarea de servicii.

Competențele între participanții care desfășoară activități de achiziție sunt repartizate după cum urmează:

1. Inițiatorul achiziției își analizează propriile activități pentru perioada anterioară de achiziție și planurile de activitate pentru perioada următoare de achiziție în ceea ce privește necesarul de bunuri (lucrări, servicii) în perioada următoare de achiziție. Dacă este nevoie de bunuri (lucrări, servicii), inițiatorul achiziției formulează această nevoie și evaluează posibilitatea de a o satisface fără a face o achiziție (de exemplu, pe cheltuiala stocurilor de depozit disponibile, în cadrul deja încheiate). contracte cu furnizorii etc.).

În cazul în care este imposibil să se satisfacă nevoia de bunuri (lucrări, servicii) în detrimentul oportunităților disponibile, inițiatorul achiziției aduce informațiile sub formă de memoriu economistului de achiziții al departamentului de planificare și financiar cu motivația pentru necesitatea achiziției, indicându-se volumul, valabilitatea volumelor inițiate și prețul inițial (maxim) estimat al produselor achiziționate, precum și momentul achiziției pentru a include această achiziție în volumul curent planificat de achiziții pt. următoarea perioadă de cumpărare.

Departamentul de planificare și financiar colectează cererile primite de la diviziile structurale ale universității. Consolidarea cererilor este efectuată de economistul de achiziții al departamentului de planificare și financiar saptamanal de luni pana vineri. La sfârșitul fiecărei săptămâni de lucru, cererile consolidate sunt transferate șefului serviciului contractual.

2. Șeful serviciului contract evaluează necesitatea achiziției, posibilitatea implementării acesteia , pretul initial (maxim) al produselor achizitionate, precum si conditiile de cumparare.

Dacă această achiziție este aprobată, ea este inclusă de economistul de achiziții al departamentului de planificare și financiar în volumul curent de achiziții pentru perioada următoare de achiziții. Pe baza rezultatelor aprobării de către șeful serviciului achiziții contractuale a nevoilor inițiatorilor achiziției, economistul achiziții al direcției planificare și financiară formează proiecte de planuri și grafice de achiziții.

Proiectul de plan de achiziții și graficul generat la inițiativa departamentului de planificare financiară sunt coordonate cu departamentul de achiziții reglementate cu participarea diviziilor structurale implicate (departamentul juridic, departamentul de logistică etc.).

Economistul achizitii al compartimentului planificare si financiar publica planul si graficul de achizitii aprobate de seful serviciului contract intr-un singur sistem informatic.

Dacă devine necesar să se facă ajustări la planul și graficul de achiziții aprobat, inițiatorul achiziției justifică necesitatea unor astfel de modificări șefului serviciului contract, iar economistul achiziții al departamentului de planificare financiară, dacă aceste modificări sunt convenite, efectuează modificări. la planul de achizitii, programare in conformitate cu legislatia in vigoare.

3. În cazul în care șeful serviciului contract decide să achiziționeze de la un singur furnizor (antreprenor, executant), cererile consolidate sunt transferate departamentului de achiziții.

Departamentul de logistică determină în mod rezonabil furnizorul (antreprenor, executant), încheie un acord cu acesta și întocmește un set de documente necesare pentru plata bunurilor (lucrări, servicii) primite. Se agreează întregul set de documente:

  • cu planificare și management financiar (clauza 3.2. din Schemă), care determină sursa de finanțare pentru plata achiziției, cu indicarea articolului KOSGU;
  • cu departamentul juridic, care verifică termenii contractului (acordului) pentru respectarea cerințelor legislației în vigoare (clauza 3.3. a schemei);
  • cu departamentul de achiziții reglementate, care întocmește și plasează în EIS în conformitate cu legislația în vigoare un anunț și documentația de achiziție și, de asemenea, ține un registru de achiziții (clauza 3.4. a schemei).

După ce mărfurile ajung la depozit, departamentul de logistică (dacă este necesar, inițiatorul achiziției) transferă setul de documente convenit pentru plată către departamentul de contabilitate. Dacă livrarea mărfurilor la depozit a fost efectuată de departamentul de logistică, atunci odată cu primirea mărfurilor, inițiatorul achiziției este informat despre aceasta.

4. În cazul în care șeful serviciului de contract decide să efectueze o metodă competitivă pentru determinarea furnizorului, atunci ofertele consolidate sunt transferate departamentului de achiziții reglementat.

Compartimentul de achiziții reglementate, împreună cu inițiatorul, elaborează documentația de achiziție, reflectând în aceasta informațiile prevăzute de Legile nr. 44-FZ, nr. 223-FZ.

Compartimentul de achiziții reglementate, împreună cu inițiatorul achiziției, asigură coordonarea documentației cu participarea direcțiilor structurale implicate (compartimentul juridic și departamentul de planificare financiară) (clauzele 4.1. și 4.2. ale schemei, Anexa nr. 1).

Departamentul de achiziții reglementate publică un anunț de achiziție, documentația de achiziție și un proiect de contract (acord) într-un sistem informatic unic în conformitate cu legislația în vigoare.

După publicarea documentelor de mai sus, departamentul de achiziții reglementat asigură desfășurarea procedurii de achiziție, inclusiv acceptarea cererilor de la potențiali furnizori (executori, antreprenori), evaluarea și ierarhizarea acestor aplicații în conformitate cu criteriile pentru documentația de achiziție, selecția și anunțarea de către comisia de achiziții a câștigătorului achiziției, direcția contractului (acordului) pentru semnarea câștigătorului.

Dupa efectuarea achizitiilor, departamentul de achizitii reglementat publica informatiile necesare, in modul si in termenele prevazute de legislatia in vigoare, precum si deruleaza negocieri precontractuale cu furnizorul (executant, antreprenor), in urma carora contractul (contractul) se pregătește pentru semnare în compartimentul juridic și persoana responsabilă, care a fost aprobată prin ordin al rectorului pe o procedură de achiziție competitivă.

După semnarea contractului (acordului), inițiatorul achiziției asigură executarea acesteia, inclusiv soluționarea preliminară a litigiilor împreună cu departamentul juridic, monitorizează respectarea termenelor de plată, monitorizează termenul de livrare (prestare servicii, lucru), acceptă mărfurile. (servicii, lucrări) prestate în baza contractului), verifică calitatea bunurilor (servicii, lucrări), semnează acte la persoanele împuternicite ale universității, indicând îndeplinirea contractului.

In cazurile de incheiere si executare a unui contract conform 44-FZ, initiatorul achizitiei preia bunurile livrate (lucrari efectuate, servicii prestate) impreuna cu comisia de receptie.

Compartimentul Contabilitate in termen de o zi lucratoare de la data primirii documentului de plata pentru contractul (acordul) incheiat in conformitate cu FZ-44, cu exceptia paragrafului 4, paragraful 5 al articolului 93 din FZ-44 (cumparare pe cheltuiala din bugetul federal pentru o sumă de până la 100 și până la 400 de mii de ruble), trimite o copie a ordinului de plată necesar pentru pregătirea și plasarea unui raport privind execuția contractului (etapa contractului) (acord) către achiziția reglementată departament.

5. În cazul în care șeful serviciului contractual decide să achiziționeze de la un singur furnizor (antreprenor, executant) de către inițiatorul achiziției însuși, precum și contracte pentru furnizarea de servicii de predare, formare avansată, instruire a angajaților Clientului, inițiatorul achiziției stabilește în mod rezonabil furnizorul (antreprenor, executant), încheie cu el contractul și întocmește un set de documente necesare achitării bunurilor primite (lucrări, servicii). Se agreează întregul set de documente:

  • cu planificare și management financiar (clauza 5.1. din schemă), care determină sursa de finanțare pentru plata achiziției, cu indicarea articolului KOSGU;
  • cu departamentul juridic, care verifică termenii contractului (acordului) pentru respectarea cerințelor legislației în vigoare (clauza 5.2. a schemei);
  • cu departamentul de achiziții reglementate, care întocmește și plasează în EIS în conformitate cu legislația în vigoare un anunț și documentația de achiziție și, de asemenea, ține un registru de achiziții (clauza 5.3. a schemei).

După ce mărfurile ajung la depozit, se lucrează, se prestează un serviciu, iar inițiatorul achiziției transferă setul convenit de documente pentru plată către departamentul de contabilitate (clauza 5.4. a schemei).

Plata în baza contractelor (acordurilor) care se vor executa pe o perioadă lungă de timp trebuie avizată de către departamentul de planificare și financiar, de la un economist de achiziții.

Șeful serviciului contract, împreună cu direcțiile structurale relevante, analizează activitățile de achiziții desfășurate, ale căror rezultate sunt luate în considerare la întocmirea planului de achiziții pentru perioada următoare.

  • Aplicație #1: