Въпрос 5. Класификация на документи
Класификация на документи- разпределяне на документи в групи (типове) въз основа на характеристиките на съдържанието, формата на подготовка и др., С цел организиране и повишаване на ефективността на работата с тях.
Класификацията ви позволява да разработите определени методи за работа с всяка група документи, да ги консолидирате в инструкции и да организирате документи в офис работа. 2. Условно документите могат да бъдат разделени на следните групи: според начина на документиране: ръкописен; електронни;
Графичен;
филмови, фото, звукови документи;
по област на използване: организационно-административни; финансово-счетоводни; научно-технически; по работа; отчетно-статистически;
на мястото на съставяне:
Входящи (получени от организацията);
Изходящ (изпратен от организацията);
Вътрешен (компилиран и използван в самата организация);
според печата за ограничаване на достъпа:
отворен (некласифициран);
с печат за ограничаване на достъпа. Документите могат да имат следните печати:
„За служебно ползване“ (официална информация, предназначена само за служители на конкретна организация или индустрия); „Секретно“, „Строго секретно“, „С особена важност“ (информация, съдържаща държавна тайна); „Поверително“ (информация, до която достъпът е ограничен от законодателството на Руската федерация);
„Търговска тайна” (информация, която има търговска стойност поради неизвестността си на трети лица, до която няма свободен достъп на законово основание и по отношение на която собственикът на тази информация е въвел режим на защита);
по произход:
официален (официален) (засягащ интересите на организацията, съставен от юридическо или физическо лице, формализиран по предписания начин); лични (засягат интересите на конкретно лице и са лични);
на юг правно значение:
оригинали или оригинали (първи или единични копия на официални документи, подписани лично от автора);
копия (документи, които възпроизвеждат изцяло информацията на оригиналния документ и всички негови външни характеристики или част от тях, без правна сила);
заверени копия (копия на документи, върху които по установения ред са поставени необходимите данни, придаващи им правна сила);
дубликати (повтарящи се копия на оригиналния документ, които имат правна сила);
според формата на представяне:
индивидуален (чието съдържание е представено в свободна форма);
шаблон (когато структурата, част от документа, стандартните фрази се подготвят предварително, а другата част се попълва по време на подготовката, например удостоверение от мястото на работа);
стандартен (създаден за документиране на стандартни ситуации, като например командировки, и се използва във всички организации);
по срок на годност:
постоянно съхранение;
дългосрочно съхранение (над 10 години); временно съхранение (до 10 години).
1 . Електронен документ- документ, в който информацията е представена в електронен вид, с необходимите реквизити, за да бъде призната за валидна.
Електронният документ трябва да отговаря на следното изисквания:
създадени, обработени, съхранени, предадени и получени с помощта на софтуер и хардуер;
да бъдат показани (възпроизведени) в разбираема за възприемане форма.
Електронен документМоже би възпроизведени във вид и форма, разбираемо: на екрана на дисплея; на хартия;
друг материален обект, отделим от компютърния носител във вид, достъпен за визуална проверка. Когато използвате електронен документ, не е необходимо да предоставяте копие от него на хартиен носител, освен в случаите, предвидени от нормативните правни актове на Руската федерация или по споразумение на страните. Предимстваизползване на електронни документи:
компютърният набор от документи е сведен до минимум при използване на готови мостри, съдържащи се в паметта на компютъра; компютърната обработка на електронни документи (например приложения за стоки) е много по-бърза от обработката на хартиени документи;
събирането, систематизирането и търсенето на всеки документ или информация от документи се ускорява и опростява; с помощта на електронна поща документите могат бързо да се предават на всяко разстояние; съхранението на електронни документи ви позволява да запазвате голямо количество информация на малки носители и следователно не изисква големи площи за архиви; намалява обемът на рутинните технически операции с документи, освобождава се време за решаване на съществени управленски проблеми;
намалява броят на загубите на документи, чието местонахождение е неизвестно;
става възможно използването на получената информация за изготвяне на друг документ (доклад, резюме, преглед и т.н.), като по този начин се повишава ефективността и качеството на съставения документ.
Одобрение на проекта на електронен документима следното предимства:
четене на документ на компютърен екран, без да го отпечатвате на хартия; внесени са корекции в проекта на документа;
Към недостатъцитеелектронните документи могат да бъдат класифицирани като: кратък срок на годност в сравнение с хартиените документи;
необходимостта от наличие на технически средства за четене; възможността за извършване на неразрешени промени (при липса на електронен цифров подпис (EDS) или други средства за защита).
3. Електронен документооборот- процесът на движение, обработка, съхранение и обмен на електронни документи. Участници в обмена на електронни документи - физически и юридически лица, държавни органи на Руската федерация, местни власти, участващи в обмена на електронни документи.
Подател на електронния документ- участник в обмена на електронни документи, който съставя електронен документ, подписва го с електронен подпис и го изпраща на получателя директно или чрез информационен посредник.
Получател на електронния документ- участник в обмена на електронни документи, на чийто адрес е получен електронен документ.
Посредник при обмен на електронни документи (информационен посредник)- юридическо лице или индивидуален предприемач, който предоставя услуги, свързани с обмена на електронни документи между податели и получатели на електронни документи.
При обмен на електронни документи трябва да се използват мерки за сигурност на информацията в съответствие с изискванията на регулаторните правни актове на Руската федерация.
Електронният документ подлежи на проверка за потвърждаване на неговата автентичност чрез проверка на цифров подпис. Потвърждаването на автентичността на електронен документ се извършва от получателя на електронния документ с помощта на инструменти за проверка на цифровия подпис, предоставени му от подателя или дистрибутора на средства за проверка на цифровия подпис. Автентичност на електронния документсе счита за потвърдено, ако в резултат на извършване от получателя на електронния документ на процедурите, предвидени от инструментите за проверка на цифровия подпис, се установи неизменността на всички негови данни. Електронен документооборотрегулирани от наредби:
правителство;
междусекторни;
индустрия;
местни (предприятия).
Правна уредбав областта на електронния документооборот изпратено:
провеждане на единна държавна политика в областта на електронния документооборот;
осигуряване на сигурността и защитата на информацията при нейното създаване, обработка, съхранение, предаване и получаване;
осигуряване на правата и законните интереси на потребителите на електронни документи;
правна поддръжка на технологията за създаване, обработка, съхранение, предаване и получаване на електронни документи. Извършва се работа с електронни документи, изпратени по електронна поща по същия начин работа с хартиени документи. Затова се нарича още електронен документооборот автоматизирана офис работа.На всеки имейл абонат се присвоява индивидуална пощенска кутия, на която се присвоява потребителски код, и чрез тези пощенски кутии се обменят електронни съобщения.
Подателят на електронен документ създава файл със съобщение, посочва неговото име, дата, час на изпращане и стартира програмата за изпращане на имейл.
Електронните документи се предават на получателите в съответствие с инструкциите за изпращане.
Получателят получава документа на екрана на компютъра, който при необходимост може да бъде прехвърлен на хартия. Електронните документи се регистрират с компютър.
Ръководителят, след като получи електронния документ, поставя резолюция върху него и документът се изпраща по вътрешната мрежа до компютъра на изпълнителя(ите).
Процес на изпълнение на електронни документи подобеноформяне на хартиени документи. Електронният документооборот непрекъснато нараства, особено във връзка с развитието на Интернет търговията. Срок на съхранение на електронни документи един и същ,както при хартиените (например банкови известия и искания за превод - 5 години). Съхраняването на файлове за такъв период може да доведе до тяхната загуба, затова се препоръчва създаването на специални архиви на електронни документи на компактдискове.
При съхранение на електронни документи в електронен архив трябва да бъдат предоставени:
защита на електронни документи от неоторизиран достъп и изкривяване;
възможността за предоставяне на достъп на заинтересованите лица до съхраняваните електронни документи по реда, предвиден в нормативните актове;
възможност за потвърждаване на автентичността на електронни документи през целия период на тяхното съхранение;
възможност за представяне на съхранени електронни документи като копие на хартия.
В бъдеще развитието на електронното управление на документи е насочено към максимално използване на електронни документи, което предполага промяна в съществуващите вътрешни традиции на офис работа и постепенно изоставяне на хартиените носители.
В съвременното общество, където преобладават компютрите и информационните технологии, електронните документи са от голямо значение.
Работата с електронни документи е много по-лесна: няма документация, а търсенето на документи е значително опростено благодарение на използването на електронна база данни.
Освен това ми се струва, че електронният документ има значително предимство пред хартиения - възможността да правите промени в текста на документа, без да губите допълнителна хартия. Но преди това работата с документи изискваше време и много труд поради необходимостта от ръчно пренаписване на целия документ дори при най-незначителните промени.
Но за да разберете какво е електронен документ, трябва преди всичко да дефинирате самото понятие „документ“.
За съжаление, към днешна дата сред специалистите в областта на управлението на документи, архивистиката и библиотекознанието няма единство в разбирането на термина „документ“, въпреки наличието на редица определения, залегнали в законодателни актове и GOST.
Документознанието разглежда документа като инструмент за управление или архивиране; архивистиката и изворознанието разглеждат документа като носител на информация за миналото или настоящето.
Процесът на разработване на оптимално определение на концепцията за документ, който да отговаря на нуждите на практическите дейности, е отразен във вътрешните държавни стандарти за термини и определения.
В първия държавен стандарт документ от този вид е определен като „средство за фиксиране по различни начини върху специална материална информация за факти, събития, явления от обективната реалност и човешката умствена дейност“.
След преразглеждане през 1983 г. се появява нов държавен стандарт, който гласи, че „документът е материален обект с информация, фиксирана по създаден от човека начин за нейното предаване във времето и пространството“.
Така в резултат на еволюцията концепцията за документ достига до съвременната си официална интерпретация: „документирана информация (документ) - информация, записана на материален носител с подробности, които позволяват да бъде идентифицирана“
Съществува и широко тълкуване на понятието „документ“: обект на взаимодействие в социална среда, предназначен да изрази формално социалните отношения между други обекти на тази среда.
Но в Националния стандарт на Руската федерация се появява друго тълкуване на понятието „документ“: разпознаваема информация, записана на материален носител, създадена, получена и съхранявана от организация или физическо лице като доказателство при потвърждаване на правни задължения или бизнес дейности. Освен това за понятието „документ“ се използва терминът запис, което в превод означава „запис“.
След като сравнихме и разбрахме различните понятия, съдържащи се в научната и образователната литература, можем да се спрем на следното определение на понятието документ, което най-добре отговаря на целите и задачите на документознанието: документът е информация, фиксирана върху материален носител в устойчива символна форма, създадена от дадено лице начин за нейното предаване в пространството и времето.
Въз основа на гореизложеното можем да заключим, че документът е едновременно информация и материален носител. Освен това тези два компонента са неразделна част от документа.
Но за разлика от хартиения документ, за електронния документ материалният носител не играе решаваща роля. През целия си жизнен цикъл един електронен документ може да се прехвърля от един носител на друг или дори да се съхранява в паметта на компютъра.
Но какво е електронен документ?
Формирането на понятието „електронен документ“ в законодателните и нормативно-методическите актове на Руската федерация става постепенно.
Според руски правни експерти, първите опити за разработване на правна рамка за електронни документи у нас са направени в средата на 70-те години, когато са приети редица ведомствени актове относно изискванията за вътрешноиндустриални машинни документи.
През 1981 г. бяха одобрени „Временни насоки за цялата индустрия за придаване на правна сила на документи, създадени с компютърна технология“. Този акт гласи, че „... документ на компютърен носител се използва без преобразуване в четима от човека (визуална) форма при предаване на информация на предприятия, организации и институции или за обмен на информация между тях“ (клауза 3).
През септември 1986 г. бяха одобрени „Указания за въвеждане и прилагане на GOST 6.10.4-84 „USD“. Придаване на правна сила на документи на компютърни носители и типографски произведения, създадени с компютърна техника. Основни положения" (RD 50-613-86). Глава 2 „Изисквания за оригинални документи“ гласи, че документите на машинни носители включват документи на магнитни машинни носители (магнитни ленти и дискове, флопи магнитни дискове) и документи на хартиени носители (перфоленти, перфокарти).
В GSDO, приет през 1991 г., има дефиниция на понятието „машинночетим документ“ - „документ, подходящ за автоматично разчитане на съдържащата се в него информация, чиито основни носители са: перфокарти, перфоленти и магнитни ленти.”
Изследователят M.V. Ларин успя да идентифицира около 40 определения на понятието „електронен документ“. Според изследователя „електронен документ е информация, записана на електронен носител, който се записва, съхранява, предава и представя във форма, приемлива за хората, използвайки технологии, поддържани от електронни компютри, и която съдържа подробности, които позволяват да бъде идентифицирана.“
Според Федералния закон „За електронния цифров подпис“ електронен документ е документ, в който информацията е представена в електронна цифрова форма.
В съответствие с изданието от 2000 г. на Федералния закон „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“, електронен документ е информация, представена под формата на набор от състояния на елементи на електронно-изчислителната техника (ЕКТ), други електронни средства за обработка, съхраняване и предаване на информация, която може да бъде преобразувана във форма, подходяща за недвусмислено човешко възприятие и имаща атрибути за идентифициране на документа.
Също така, електронният документ може да се определи като форма за подготовка, изпращане, получаване или съхраняване на информация с помощта на електронни технически средства, записана на магнитен диск, магнитна лента, лазерен диск и друг електронен материален носител.
Информацията, записана на електронен материален носител, се признава за електронен документ, ако:
Създавани, обработвани, съхранявани и предавани с помощта на електронни технически средства;
Подписан в съответствие с изискванията на действащото законодателство;
Може да се представи във вид, подходящ за възприемане от лице, което не притежава специални технически умения;
Ако при съставянето, съхраняването или предаването му се използва метод, предвиден от държавни или международни стандарти или по споразумение на страните, който позволява надеждно идентифициране на автора на електронния документ.
Европейската спецификация MoReq-2 определя електронния запис като официален документ, който съществува в електронна форма. Освен това официален документ може да бъде представен в електронен вид в резултат на факта, че първоначално е създаден с помощта на приложен софтуер или в резултат на цифровизация, например чрез сканиране.
Електронният документ може да се дефинира и като информация, представена под формата на набор от състояния на елементи на електронно-компютърната технология, други електронни средства за обработка, съхранение и предаване на информация, които могат да бъдат преобразувани във форма, подходяща за недвусмислено възприемане от човека и имаща атрибути за идентифициране на документа.
Могат да се разграничат следните характерни черти на електронните документи:
· Електронният документ не може да бъде възприет от лице директно във физическата форма, в която е записан на носителя: само след преминаване през редица предписани процедури данните се появяват в разбираема за потребителя форма;
· Електронният документ е свързан с технологиите, с които е създаден и не може да се използва изолирано от тях (хардуер, програмен формат, стандарт за представяне на данни); защото технологиите, с които се създава електронен документ, са обект на остаряване и бърза промяна, съществува висок риск от загуба на електронни документи поради невъзможност за разчитане на данните при липса на остаряло оборудване или софтуер;
· Електронните документи имат своя собствена физическа и логическа структура. За разлика от хартиените документи, за които формата и съдържанието са едно цяло, отделните елементи на електронния документ се съхраняват в база данни и само след заявка, обработка на данните и показване на монитор могат да се превърнат в традиционен документ;
· Електронните документи, за разлика от хартиените, не са строго обвързани с конкретен носител. Например, информацията на твърдия диск може лесно да бъде променена и унищожена без почти никакви следи върху носителя; има електронни документи, реализирани само в RAM паметта на компютъра;
· Електронните документи се отличават с неограничено възпроизвеждане на оригинала, множество формуляри и копия на съществуването на документи, следователно това води до размиване на понятията „копие“, „оригинал“ и „оригинал“ по отношение на електронните документи , което поражда проблема с удостоверяването на правната сила и автентичността на електронен документ;
· Необходимо е да се защитят медиите от неоторизиран достъп;
· Електронните документи изискват специфични правила за описание, а създаването на придружаваща документация за тях увеличава обема на документите.
Електронните и хартиените документи имат своите предимства и недостатъци, свързани с носителя. Нека ги разгледаме по-подробно.
Създаването на информационен ресурс от всякакъв вид започва с придаване на форма на информацията документ. Документираната информация от своя страна можеда бъдат включени във всяка информационна база.
Регулаторна подкрепа
Съгласно разпоредбите на Федерален закон № 149, записва се документирана информацияна материален носител за съхранение. Определени подробности се използват за идентифициране на данните или техния източник.
Думата "документ" има латински корени. В превод това означава "доказателство". В Терминологичния речник на теорията и практиката от 1964 г. думата „документ“ се определя като материален обект, който съдържа информация в записана форма.
Теоретична основа
Всеки документ съдържа 3 елемента: съдържание на информация, форми на нейното предоставяне и носител на документирана информация.
Изучаването на методите за запис на данни и характеристиките на техните носители се извършва в рамките на такава дисциплина като управление на документи. Това научно направление изследва процесите на архивиране, деловодство и документооборот. Основно внимание е отделено на регламентирането на формата на традиционните документи и обезпечаването на техните реквизити.
Характеристики на запис на информация
Документираната информация е информация, съдържащи се на някакъв материален носител, чиито детайли могат да се използват за идентифициране на информация. В момента има много начини за защита на информацията. Условно те се разделят на няколко класа.
Документите на хартиен носител са носители на информация, които могат да се възприемат без използването на допълнителни технически средства. Този метод на документиране се счита за най-често срещаният.
Напоследък обаче все по-разпространени са медиите, от които информация може да се получава само с помощта на технически средства. Това могат да бъдат електронни документи, видео, аудио записи (файлове), кодирана информация и др.
Идентификация
Предпоставка за работа с данни е наличието на детайли, чрез които да се идентифицира документирана информация.
Определянето на източника на данни е необходимо, за да се съпостави оригиналното съдържание на носителя със съдържанието на документа, получен от потребителя. Ако е необходимо, в процеса на проучване на информацията се установява фактът на идентичност и съвпадение на данните.
Нормативно регулиране
Правен режим на документираната информация, процедурата за записване на информация от федералните изпълнителни структури се установява от правителството. Правилата за документооборот и деловодството, одобрени от други държавни агенции и териториални органи на самоуправление в рамките на тяхната компетентност, не трябва да противоречат на разпоредбите на държавните разпоредби.
Държавна структура, която осъществява нормативно и методическо регулиране документираната информация еФедерална агенция за техническо регулиране и метрология. Преди това тези функции се изпълняваха от Госстандарт. По време на реформите се преобразува в Агенция.
Въпросите, свързани със стандартизацията на документите, се регулират от разпоредбите на Федерален закон № 184 „За техническото регулиране“. Междусекторното ръководство в организациите е от компетенциите на Федералната агенция за архиви. Секторното управление на документалното осигуряване се осъществява от съответните министерства, като се вземат предвид препоръките на Агенция „Архиви“.
Специфика на идентификацията
Има няколко метода за съхранение документирана информация. ОпределениеКонкретната опция зависи от спецификата на индустрията, в която се използва информацията.
Данните могат да се представят в електронен вид и да се съхраняват в специализирани бази данни. В такава ситуация идентификацията има някои особености. Те са, че достоверността на информацията трябва да бъде потвърдена от собственика на базата данни или упълномощено длъжностно лице.
Има и други начини за потвърждаване на автентичността документирана информация. Тази информациямогат по-специално да бъдат удостоверени с цифров подпис. Електронен документ, потвърден с електронен подпис или аналог на ръкописен подпис, се признава за еквивалентен на хартиен. Изключения могат да бъдат установени във федерални закони или други разпоредби.
Информационни ресурси
Те се считат за обект на отношения между юридически лица, граждани и държава. Съществуващата осигурява защита на данните.
Регулаторното регулиране се осъществява чрез законови разпоредби, установяващи:
- Правила за документиране на информация.
- Собственост върху документи и техните масиви, включително в информационни системи.
- Категория данни по ниво на достъп до тях.
- Процедура за осигуряване на информационна сигурност.
Информационните ресурси се създават от държавни агенции на всяко ниво, бизнес субекти, обществени сдружения, институции и физически лица. Всеки субект формира един или друг ресурс за собствените си цели и употреби документирана информация. Товаможе да има производствени, управленски, образователни, научни цели.
Информационните ресурси се различават значително един от друг по обем. Някои са представени от няколко справочника, други от големи библиотечни колекции. Освен това има класификация според метода на организация и реда на предоставяне на данните.
Държавни информационни ресурси
Руската федерация, регионите и общините са собственици на материалите, използвани в такива ресурси. документирана информация. Тезиинформацията се натрупва, създава, придобива предимно от бюджетни средства.
Държавните информационни ресурси се управляват от държавни агенции и структури на териториално самоуправление в рамките на предоставените им правомощия.
Държавата има право на ползване, обратно изкупуване документирана информация. Товавъзможността се реализира в случаите, когато информация, принадлежаща на други субекти (юридически лица или граждани), се отнася до държавна тайна, както и в други случаи, предвидени от закона.
Законовият депозит като вид документирана информация
Задължително копие е копие на репликиран документ, който трябва да бъде прехвърлен от производителя на съответната организация. В този случай документът се признава като материален носител, съдържащ информация. Може да бъде представен под формата на текст, фонограма, илюстрация или комбинация от тях. Копието е образец на документ, идентичен с оригинала.
За този сорт документирана информация правен режиме заложено във Федерален закон № 77. Нормативният акт определя държавната политика за създаване на задължителни депозити като ресурсна база за придобиване на националната библиотечна колекция и развитието на библиографската система. Законът определя правилата за осигуряване безопасността на носителите на информация и особеностите на тяхното обществено използване.
Получатели
Законовите депозитни копия се разпространяват между юридически лица, които имат право да съхраняват, получават и предоставят информация за ползване безплатно или срещу заплащане. Получателите са:
- Книжна палата, Държавна, Научно-техническа и Национална руска академия на науките, Сибирски клон на Руската академия на науките, Далекоизточна научна библиотека. Тези институции получават публикации.
- Руска библиотека за слепи. Тази институция доставя публикации за хора със зрителни проблеми.
- Федерален институт по индустриална собственост. Този орган получава патентни електронни документи.
- Парламентарна библиотека. Получава официални документи.
- Федерален фонд за държавни стандарти, общоруски класификатор на технически и икономически данни и регионални/международни правила, препоръки и норми за стандартизация на чужди държави.
Това не е целият списък с получатели. Има и специални институции, които получават видео, аудио информация, компютърни програми и др. В Руската федерация са създадени научно-технически центрове за съхранение на документи в електронен вид. Те получават информация в области, които отговарят на техните спецификации.
Всички тези организации редовно публикуват информация за получените от тях безплатни законови депозити. Институциите формират национална библиотечна колекция от документи.
Доставката на материали, тяхното централизирано разпространение и уведомяването на потребителите се извършват в сроковете, установени от закона и разпоредбите на съответните организации. Нарушаването на установените правила от създателите на документи води до административна отговорност.
Електронен документ
Електронен документ -
Правното значение на електронен документ се придава от електронен цифров подпис, който на територията на Руската федерация е еквивалентен на саморъчен подпис в документ на хартиен носител, като същевременно отговаря на следните условия:
- сертификатът за ключ за подпис, свързан с този електронен цифров подпис, не е загубил сила (валиден е) към момента на проверката или към момента на подписване на електронния документ;
- ако има доказателства, определящи момента на подписването;
- потвърждава се автентичността на електронния цифров подпис в електронния документ;
- Електронният цифров подпис се използва в съответствие с информацията, посочена в сертификата за ключ за подпис.
Вижте също
Връзки
Бележки
Фондация Уикимедия. 2010 г.
- Edinburgh Business School
- Форестал, Джеймс
Вижте какво е „електронен документ“ в други речници:
електронен документ- ElD Форма за представяне на документ под формата на набор от взаимосвързани реализации в електронната среда и съответните взаимосвързани реализации в цифровата среда. [GOST R 52292 2004] електронен документ Документ, в който информация... ... Ръководство за технически преводач
Електронен документ- документ на цифров носител, състоящ се от три елемента: информационно съдържание; форма на предоставяне на съдържание; носител на информация. В много области на дейност използването на електронни документи стана широко разпространено и... ... Голям юридически речник
ЕЛЕКТРОНЕН ДОКУМЕНТ- документ на машинночетим носител, чието използване изисква компютърна технология, документ, в който информацията е представена в електронен цифров вид... Правна енциклопедия
Електронен документ- (електронен документ) - документ, в който информацията е представена в електронен цифров вид и който като правно валиден аналог на хартиен документ се създава, предава и съхранява с помощта на софтуер и хардуер,... ... Икономически и математически речник
електронен документ- 3.1 електронен документ: Документ на машинночетим носител, чието използване изисква компютърна технология. Източник... Речник-справочник на термините на нормативната и техническата документация
ЕЛЕКТРОНЕН ДОКУМЕНТ- в съответствие с чл. 1 от Закона за електронния документ от 10 януари 2000 г. (наричан по-нататък Закона), електронен документ е информация, записана на компютърен носител и отговаряща на изискванията на закона. Съгласно чл. 2…… Юридически речник на съвременното гражданско право
Електронен документ- 11.1) електронен документ, документирана информация, представена в електронна форма, тоест във форма, подходяща за човешко възприемане с помощта на електронни компютри, както и за предаване чрез информация... ... Официална терминология
Електронен документ- Съвкупност от данни, записани на материален носител и/или предадени по електронни комуникационни канали с подробности, позволяващи идентифициране на тази информация и нейния автор. Електронен документ може да бъде създаден въз основа на документ на... ... Депозитарни условия
ЕЛЕКТРОНЕН ДОКУМЕНТ- 1) съгласно Федералния закон „За електронния цифров подпис“ от 10 януари 2001 г. № 1 Федерален закон, - документ, в който информацията е представена в електронна цифрова форма; 2) в съответствие с Федералния закон „За информацията, информационните технологии и защитата на... Управление на записи и архивиране в термини и определения
електронен документ- информация, записана на компютърен носител и отговаряща на изискванията, установени от този закон (член 1 от Закона на Република Беларус за електронните документи) ... Право на Беларус: Понятия, термини, определения
Книги
- Съвременни технологии за офис работа и документооборот № 3 (51) 2015 г., „Съвременни технологии за офис работа и документооборот“ - списание за ръководители на отдели за офис работа. Ще научите как ефективно да прилагате и оптимизирате електронните... Категория: Популярни за бизнеса Поредица: Списание „Съвременни технологии на офис делото и документооборот” 2015 г Издател: MCFR, Купете за 962,5 rub. електронна книга
- Сканиране и разпознаване на текст. Урок за работа с ABBYY FineReader10, Жадаев А. Г., 248 стр. Работата с електронни документи е в много отношения по-удобна и по-лесна, отколкото с техните хартиени копия. Електронният документ може да се редактира, да се използва за създаване на собствени произведения,… Категория: Информационни технологииИздател:
Андриянова Карина Владимировна
Кемеровски институт (филиал) RGTEU, Кемерово
С масовата компютъризация и появата на по-напреднали технологии и софтуер съществува реална възможност за преминаване към така наречената „безхартиена“ офис работа, чиято основа е „електронен документ“ - документ с нови, различни от традиционните , характеристики.
Историята на появата на понятието „електронен документ“ започва през 70-те години в СССР с термина „машинночетими документи“. GOST 6.10.4-84, издаден през 1984 г., установи факта, че документацията на нови носители е достъпна в документалната среда. Под машинночетим документ се разбира „документ, подходящ за автоматично четене на съдържащата се в него информация“.
GOST 6.10.1-88 съдържа четири дефиниции, свързани с машинночетим документ: машинно-ориентиран документ, документ на машинен носител, документ на машинен магнитен носител (магнитна лента, магнитен диск) и машинна диаграма. Отличителна черта на такива документи е само, че те трябва да са подходящи за компютърна обработка или създадени с помощта на компютърна технология, но техните данни се изготвят по начина, установен за всички документи.
Малко по-различно тълкуване на машинночетим документ е дадено в GSDO (2.3.3.1) 1991: той се разбира като „документ, подходящ за автоматично четене на информацията, съдържаща се в него“. Според М.В. Ларина, грешката на това определение се крие в преувеличаването на възможностите на технологията за автоматично четене на информация. Дори днес, с огромния напредък на компютърните технологии, това не винаги е възможно да се направи без човешка намеса.
В съвременното законодателство има няколко дефиниции на понятието „електронен документ“:
1) Електронен документ - документ на машинночетим носител, чието използване изисква компютърна технология (клауза 3.1 от GOST 7.83-2001).
2) Електронен документ - информационен обект, състоящ се от две части:
Данни, съдържащи идентификационни атрибути (име, време и място на създаване, информация за автора и др.) и електронен цифров подпис;
Ако е необходимо, електронният документ може да приеме различни форми на визуално показване: на екран или хартия (R 50.1.031-2001).
3) Електронен документ - документ, в който информацията е представена в електронен цифров вид. Това определение по никакъв начин не определя същността на електронен документ: ако следвате това определение, тогава всяка информация в електронна форма ще се счита за електронен документ.
4) Електронен документ" е документирана информация, представена в електронен вид, тоест във форма, подходяща за човешко възприемане с помощта на електронни компютри, както и предаване по информационни и телекомуникационни мрежи или обработка в информационни системи.
5) Електронен документ - информация в електронна форма, подписана с квалифициран електронен подпис, еквивалентна на документ на хартиен носител, подписан със собственоръчен подпис, освен ако федералните закони или разпоредби, приети в съответствие с тях, установяват изискване за необходимостта от съставяне документ изключително на хартия.
Последното определение се съдържа във Федерален закон № 63-FZ от 6 април 2011 г. „За електронните подписи“. Той е най-успешен, тъй като потвърждава наличието на електронен формуляр и квалифициран електронен подпис.
Разнообразието от легални дефиниции се обяснява с липсата на единен закон за електронните документи.
През 2005 г. беше направен опит за създаване на такъв закон. Държавната дума на Федералното събрание на Руската федерация внесе проект на федерален закон № 159016-4 „За електронните документи“. Законопроектът имаше за цел да определи правния режим на електронния документ, включително да установи изисквания за осигуряване на безопасността на електронния документ, както и с цел придаването им на правна сила. Законопроектът не беше подкрепен от правителството на Руската федерация. Разпоредбите на проекта се нуждаеха от пояснение, което до голяма степен дублира Федералния закон от 10 януари 2002 г. № 1-FZ „За електронния цифров подпис“. Към момента няма алтернативни проекти, насочени към установяване на правния режим на електронния документ.
Следователно проблемът с правното регулиране на режима не е получил законодателно решение.
Трябва да се отбележи, че има значителен чуждестранен опит в правното регулиране на обществените отношения в областта на електронните документи.В момента законите за електронните документи са в сила в Република Армения, Република Беларус, Молдова, Узбекистан и Казахстан. . Законът на Република Беларус от 28 декември 2009 г. № 113-3 „За електронните документи и електронните цифрови подписи“ въведе такива понятия като „копие на електронен документ“ и целостта на електронен документ. Съгласно чл.17 от закона електронният документ се състои от две неразделни части - обща и специална. Общата част на електронния документ се състои от информация, която съставлява съдържанието на документа. Специална част от електронен документ се състои от един или повече електронни цифрови подписи и може да съдържа допълнителни данни, необходими за проверка на електронния цифров подпис и идентифициране на електронния документ, които са установени от техническите регламенти.
Учените, изучаващи този проблем, предлагат своите дефиниции на понятието „електронен документ“. Те са или подобни на концепциите, предложени в съвременното законодателство, или различни от тях. Например, A.I. Земсков дава дефиниция на електронен документ, идентична на тази, съдържаща се в клауза 3.1 от GOST 7.83 - 2001: „пълен по съдържание масив от информация, записан по машинночетим начин на машинночетим носител“. Това разбиране на електронен документ е неприемливо, тъй като се говори само за факта на съществуването на такъв документ, без да се посочват неговите данни, установени правила за изпълнение или наличието на електронен цифров подпис.
В И. Тихонов смята, че „електронните документи са електронни данни, съдържащи атрибути и подробности, които позволяват да бъдат идентифицирани“. Следователно той подчертава необходимостта документът да има реквизити, електронен цифров подпис, което несъмнено има положително значение.
М.Н. Костомаров опровергава всички предложени дефиниции, като смята, че същността на това явление най-точно отразява понятието „електронна документна форма“, а „електронен документ“ е само междинно състояние, временна форма за съхраняване на елементите, които съставляват документа в компютърна памет.
По този начин, при съществуващото разнообразие от мнения относно понятието „електронен документ“, нито в научния свят, нито в съвременното законодателство не съществува единна дефиниция на това явление. Идеалната концепция трябва да отразява задължителното присъствие на детайли и подписи. Понятието „електронен документ“ не трябва да съдържа такива неразбираеми фрази като „подходящ за човешко възприятие“. Електронният документ е електронна форма за изразяване на информация, съдържаща реквизити и квалифициран електронен подпис.
Така че приемането на законодателен акт за електронен документ е една от настоящите посоки за развитие на законодателното регулиране за осигуряване на правната значимост на електронните документи, позволява ни да премахнем ограниченията и да премахнем пречките пред използването на електронни документи, да установим правен режим за тези документи и накрая да предложи единно понятие за „електронен документ“.
