Vprašanje 5. Klasifikacija dokumentov
Razvrstitev dokumentov- razdelitev dokumentov v skupine (vrste) glede na vsebinske značilnosti, obliko priprave ipd., da se organizira in poveča učinkovitost dela z njimi.
Klasifikacija vam omogoča, da razvijete določene metode dela z vsako skupino dokumentov, jih združite v navodila in organizirate dokumente v pisarniškem delu. 2. Konvencionalno lahko dokumente razdelimo v naslednje skupine: glede na način dokumentiranja: ročno napisano; elektronski;
grafični;
filmski, foto, zvočni dokumenti;
po področju uporabe: organizacijsko in administrativno; finančno in računovodstvo; znanstveno in tehnično; z delom; poročanje in statistika;
na mestu sestavljanja:
Dohodni (prejema organizacija);
Odhodno (poslano iz organizacije);
Interno (zbrano in uporabljeno v sami organizaciji);
glede na žig omejitve dostopa:
odprto (nerazvrščeno);
z žigom omejitve dostopa. Dokumenti imajo lahko naslednje žige:
"Za uradno uporabo" (uradni podatki, namenjeni samo zaposlenim v določeni organizaciji ali panogi); "Skrivnost", "Strogo zaupno", "Posebnega pomena" (podatki, ki vsebujejo državne skrivnosti); "Zaupno" (informacije, do katerih je dostop omejen z zakonodajo Ruske federacije);
»poslovna skrivnost« (podatek, ki ima komercialno vrednost zaradi neznanosti tretjim osebam, do katerega ni prostega dostopa na pravni podlagi in za katerega je lastnik teh podatkov uvedel režim varovanja);
po izvoru:
uradni (uradni) (vpliva na interese organizacije, ki ga sestavi pravna oseba ali posameznik, formaliziran na predpisan način); osebno (ki se nanaša na interese določene osebe in je osebno);
na jugu pravni pomen:
izvirniki ali izvirniki (prvi ali posamezni izvodi uradnih dokumentov, osebno podpisani s strani avtorja);
kopije (dokumenti, ki v celoti reproducirajo podatke izvirnega dokumenta in vse njegove zunanje značilnosti ali njihov del, brez pravne veljave);
overjene kopije (kopije dokumentov, na katerih so v skladu z ustaljenim postopkom pritrjeni potrebni podatki, ki jim dajejo pravno veljavo);
dvojniki (ponavljajoče se kopije izvirnega dokumenta, ki imajo pravno veljavo);
glede na obliko predstavitve:
individualni (vsebina je predstavljena v prosti obliki);
šablona (ko so struktura, del dokumenta, standardni stavki pripravljeni vnaprej, drugi del pa je izpolnjen med pripravo, na primer potrdilo z mesta dela);
standard (ustvarjen za dokumentiranje standardnih situacij, kot so poslovna potovanja, in se uporablja v vseh organizacijah);
po roku uporabnosti:
trajno skladiščenje;
dolgoročno skladiščenje (več kot 10 let); začasno skladiščenje (do 10 let).
1 . Elektronski dokument- dokument, v katerem so podatki predstavljeni v elektronski obliki, s podrobnostmi, potrebnimi za njihovo veljavnost.
Elektronski dokument mora izpolnjevati naslednje zahteve:
ustvarjeno, obdelano, shranjeno, posredovano in prejeto z uporabo programske in strojne opreme;
biti prikazan (reproduciran) v obliki, ki je razumljiva za zaznavo.
Elektronski dokument Mogoče reproducirano v obliki in obliki, razumljivo: na zaslonu; na papirju;
drug materialni predmet, ki je ločljiv od nosilca računalnika v obliki, dostopni za vizualni pregled. Pri uporabi elektronskega dokumenta ni treba predložiti njegove kopije na papirju, razen v primerih, ki jih določajo regulativni pravni akti Ruske federacije ali po dogovoru strank. Prednostiuporaba elektronskih dokumentov:
računalniški nabor dokumentov je zmanjšan na minimum pri uporabi že pripravljenih vzorcev v pomnilniku osebnega računalnika; računalniška obdelava elektronskih dokumentov (na primer prijav blaga) je veliko hitrejša od obdelave papirnih dokumentov;
pospešeno in poenostavljeno zbiranje, sistematizacija in iskanje poljubnega dokumenta ali informacije iz dokumentov; z uporabo e-pošte je mogoče dokumente hitro prenašati na katero koli razdaljo; shranjevanje elektronskih dokumentov vam omogoča, da shranite veliko količino informacij na majhne medije in zato ne potrebujete velikih površin za arhive; zmanjša se obseg rutinskih tehničnih operacij z dokumenti, sprosti se čas za reševanje vsebinskih problemov upravljanja;
zmanjša se število izgub dokumentov, katerih lokacija ni znana;
Prejete informacije postane mogoče uporabiti za pripravo drugega dokumenta (poročilo, povzetek, pregled itd.), S čimer se poveča učinkovitost in kakovost sestavljenega dokumenta.
Potrditev osnutka elektronskega dokumenta ima naslednje prednosti:
branje dokumenta na zaslonu računalnika brez tiskanja na papir; v osnutek dokumenta se vnesejo popravki;
Do slabostielektronske dokumente lahko razvrstimo med: kratek rok trajanja v primerjavi s papirnatimi dokumenti;
potreba po tehničnih sredstvih za branje; možnost nepooblaščenih sprememb (če ni elektronskega digitalnega podpisa (EDS) ali drugih načinov zaščite).
3. Elektronsko upravljanje dokumentov- proces gibanja, obdelave, hrambe in izmenjave elektronskih dokumentov. Udeleženci izmenjave elektronskih dokumentov - posamezniki in pravne osebe, državni organi Ruske federacije, lokalne oblasti, ki sodelujejo pri izmenjavi elektronskih dokumentov.
Pošiljatelj elektronskega dokumenta- udeleženec izmenjave elektronskih dokumentov, ki sestavi elektronski dokument, ga podpiše s svojim digitalnim podpisom in neposredno ali preko informacijskega posrednika pošlje prejemniku.
Prejemnik elektronskega dokumenta- udeleženec izmenjave elektronskih dokumentov, na čigar naslov je bil prejet elektronski dokument.
Posrednik pri izmenjavi elektronskih dokumentov (informacijski posrednik)- pravna oseba ali samostojni podjetnik posameznik, ki opravlja storitve v zvezi z izmenjavo elektronskih dokumentov med pošiljatelji in prejemniki elektronskih dokumentov.
Pri izmenjavi elektronskih dokumentov je treba uporabiti ukrepe za varnost informacij v skladu z zahtevami regulativnih pravnih aktov Ruske federacije.
Elektronski dokument je predmet preverjanja pristnosti z digitalnim podpisom. Potrditev pristnosti elektronskega dokumenta opravi prejemnik elektronskega dokumenta z orodji za preverjanje digitalnega podpisa, ki mu jih zagotovi pošiljatelj ali distributer orodij za preverjanje digitalnega podpisa. Verodostojnost elektronskega dokumenta se šteje za potrjeno, če se s tem, da prejemnik elektronskega dokumenta izvede postopke, ki jih predvidevajo orodja za preverjanje digitalnega podpisa, ugotovi nespremenljivost vseh njegovih podatkov. Elektronsko upravljanje dokumentovurejajo predpisi:
vlada;
medsektorski;
industrija;
lokalna (podjetja).
Pravna ureditev na področju kroženja elektronskih dokumentov poslano:
izvajati enotno državno politiko na področju kroženja elektronskih dokumentov;
zagotavljanje varnosti in zaščite informacij med njihovim ustvarjanjem, obdelavo, shranjevanjem, prenosom in sprejemom;
zagotavljanje pravic in zakonitih interesov uporabnikov elektronskih dokumentov;
pravna podpora tehnologiji izdelave, obdelave, hrambe, prenosa in sprejema elektronskih dokumentov. Izvaja se delo z elektronskimi dokumenti, poslanimi po elektronski pošti podobno delo s papirnatimi dokumenti. Zato se imenuje tudi elektronsko upravljanje dokumentov avtomatizirano pisarniško delo. Vsakemu naročniku e-pošte je dodeljen individualni poštni predal, ki mu je dodeljena uporabniška koda in prek teh poštnih predalov se izmenjujejo elektronska sporočila.
Pošiljatelj elektronskega dokumenta ustvari datoteko s sporočilom, določi njeno ime, datum, uro pošiljanja in zažene program za pošiljanje elektronske pošte.
Elektronski dokumenti se pošiljajo prejemnikom v skladu z navodili za pošiljanje.
Prejemnik prejme dokument na zaslonu osebnega računalnika, ki ga po potrebi lahko prenese na papir. Elektronski dokumenti se registrirajo z osebnim računalnikom.
Upravitelj po prejemu elektronskega dokumenta o njem sklepa, dokument pa se preko internega omrežja pošlje na osebni računalnik izvršitelja(-ev).
Postopek izvrševanja elektronskih dokumentov podobno izvedba papirnih dokumentov. Elektronski dokumentarni pretok se nenehno povečuje, predvsem v povezavi z razvojem internetnega poslovanja. Rok hrambe elektronskih dokumentov enako, tako kot pri papirnatih (npr. bančna obvestila in zahtevki za prenos - 5 let). Shranjevanje datotek za takšno obdobje lahko povzroči njihovo izgubo, zato je priporočljivo ustvariti posebne arhive elektronskih dokumentov na CD-jih.
pri shranjevanje elektronskih dokumentov v elektronskem arhivu je treba zagotoviti:
Zaščita elektronskih dokumentov pred nepooblaščenim dostopom in popačenjem;
možnost omogočanja dostopa zainteresiranim osebam do hranjenih elektronskih dokumentov na način, ki ga določajo predpisi;
možnost potrditve pristnosti elektronskih dokumentov v celotnem obdobju njihovega shranjevanja;
možnost predstavitve shranjenih elektronskih dokumentov kot kopije na papirju.
V prihodnosti je razvoj upravljanja z elektronskimi dokumenti usmerjen v čim večjo uporabo elektronskih dokumentov, kar pomeni spremembo obstoječih domačih tradicij pisarniškega dela in postopno opuščanje papirnih medijev.
V sodobni družbi, kjer prevladujejo računalniki in informacijske tehnologije, so elektronski dokumenti velikega pomena.
Delo z elektronskimi dokumenti je veliko lažje: ni papirologije, iskanje dokumentov pa je močno poenostavljeno zaradi uporabe elektronske baze podatkov.
Poleg tega se mi zdi, da ima elektronski dokument bistveno prednost pred papirnatim – možnost spreminjanja besedila dokumenta brez odvečne porabe papirja. Toda prej je delo z dokumenti zahtevalo čas in veliko dela zaradi potrebe po ročnem pretipkavanju celotnega dokumenta, tudi pri najmanjših spremembah.
Toda, da bi razumeli, kaj je elektronski dokument, morate najprej opredeliti sam koncept "dokumenta".
Na žalost do danes med strokovnjaki na področju upravljanja dokumentov, arhivistike in bibliotekarstva ni enotnosti v razumevanju pojma "dokument", kljub prisotnosti številnih definicij, ki so zapisane v zakonodajnih aktih in GOST-ih.
Dokumentarna znanost na dokument gleda kot na upravljavsko ali arhivsko orodje; arhivistika in viroslovje obravnavata dokument kot nosilec informacij o preteklosti ali sedanjosti.
Proces razvoja optimalne definicije koncepta dokumenta, ki bi ustrezal potrebam praktičnih dejavnosti, se odraža v domačih državnih standardih izrazov in definicij.
V prvem državnem standardu je bil takšen dokument opredeljen kot "sredstvo za fiksiranje na različne načine posebnih materialnih informacij o dejstvih, dogodkih, pojavih objektivne resničnosti in človekove duševne dejavnosti."
Po reviziji leta 1983 se je pojavil nov državni standard, ki je navajal, da je "dokument materialni predmet z informacijami, pritrjenimi na umetni način za prenos v času in prostoru."
Tako kot rezultat evolucije koncept dokumenta pride do sodobne uradne razlage: "dokumentirana informacija (dokument) - informacija, zapisana na oprijemljivem mediju s podrobnostmi, ki omogočajo njeno identifikacijo."
Obstaja tudi široka razlaga pojma "dokument": predmet interakcije v družbenem okolju, namenjen formalnemu izražanju družbenih odnosov med drugimi predmeti tega okolja.
Toda v nacionalnem standardu Ruske federacije se pojavlja druga razlaga pojma "dokument": določljive informacije, zapisane na oprijemljivem mediju, ki jih je ustvarila, prejela in shranila organizacija ali posameznik kot dokaz pri potrjevanju pravnih obveznosti ali poslovnih dejavnosti. Poleg tega se za pojem "dokument" uporablja izraz zapis, kar v prevodu pomeni "zapis".
Po primerjavi in razumevanju različnih pojmov, ki jih vsebuje znanstvena in izobraževalna literatura, se lahko odločimo za naslednjo definicijo pojma dokumenta, ki najbolje ustreza ciljem in ciljem dokumentarne znanosti: dokument je informacija, pritrjena na materialnem mediju v obliki zapisa. stabilna simbolna oblika, ki jo je dana oseba ustvarila za svoj prenos v prostoru in času.
Na podlagi navedenega lahko sklepamo, da je dokument hkrati informacijski in materialni medij. Poleg tega sta ti dve komponenti sestavni del dokumenta.
Toda za razliko od papirnega dokumenta pri elektronskem dokumentu materialni medij ne igra odločilne vloge. Elektronski dokument lahko skozi celoten življenjski cikel prenašamo z enega medija na drugega ali pa ga celo shranimo v pomnilnik računalnika.
Toda kaj je elektronski dokument?
Oblikovanje pojma "elektronski dokument" v zakonodajnih in normativno-metodoloških aktih Ruske federacije je potekalo postopoma.
Po mnenju ruskih pravnih strokovnjakov so bili prvi poskusi razvoja pravnega okvira za elektronske dokumente v naši državi narejeni sredi 70-ih let, ko so bili sprejeti številni oddelčni akti o zahtevah za strojne dokumente znotraj industrije.
Leta 1981 so bile odobrene "Začasne smernice za celotno industrijo o dajanju pravne veljave dokumentom, ustvarjenim z računalniško tehnologijo". Ta zakon je določal, da se "... dokument na računalniškem mediju uporablja brez pretvorbe v človeku berljivo (vizualno) obliko pri prenosu informacij podjetjem, organizacijam in ustanovam ali za izmenjavo informacij med njimi" (3. člen).
Septembra 1986 so bile odobrene "Smernice za izvajanje in uporabo GOST 6.10.4-84 "USD". Dajanje pravne veljave dokumentom na računalniških medijih in tipografijam, ustvarjenim z računalniško tehnologijo. Osnovne določbe" (RD 50-613-86). Poglavje 2 »Zahteve za izvirne dokumente« navaja, da dokumenti na strojnih medijih vključujejo dokumente na magnetnih strojnih nosilcih (magnetni trakovi in diski, diskete) in dokumente na papirnih medijih (luknjani trakovi, luknjane kartice).
V GSDO, sprejetem leta 1991, obstaja definicija pojma "strojno berljiv dokument" - "dokument, primeren za samodejno branje informacij, ki jih vsebuje, katerega glavni nosilci so: luknjane kartice, luknjani trakovi in magnetni trakovi."
Raziskovalec M.V. Larin je uspel identificirati približno 40 definicij pojma "elektronski dokument". Po mnenju raziskovalca je »elektronski dokument informacija, zapisana na elektronskem mediju, ki je posneta, shranjena, posredovana in predstavljena v obliki, ki je sprejemljiva za ljudi z uporabo tehnologij, ki jih podpirajo elektronski računalniki, in ki vsebuje podrobnosti, ki omogočajo njegovo identifikacijo.«
V skladu z zveznim zakonom o elektronskem digitalnem podpisu je elektronski dokument dokument, v katerem so informacije predstavljene v elektronski digitalni obliki.
V skladu z izdajo zveznega zakona o informacijah, informatizaciji in varstvu informacij iz leta 2000 je elektronski dokument informacija, predstavljena v obliki niza stanj elementov elektronske računalniške tehnologije (ECT), drugih elektronskih sredstev obdelave, shranjevanje in prenos informacij, ki jih je mogoče pretvoriti v obliko, primerno za nedvoumno človeško zaznavanje, in imajo atribute za identifikacijo dokumenta.
Elektronski dokument lahko opredelimo tudi kot obliko priprave, pošiljanja, prejemanja ali shranjevanja informacij z uporabo elektronskih tehničnih sredstev, zapisanih na magnetnem disku, magnetnem traku, laserskem disku in drugem nosilcu elektronskega materiala.
Informacija, zapisana na elektronskem materialnem mediju, se šteje za elektronski dokument, če:
Ustvarjeno, obdelano, shranjeno in posredovano z uporabo elektronskih tehničnih sredstev;
Podpisano v skladu z zahtevami, ki jih določa veljavna zakonodaja;
Lahko se predstavi v obliki, ki je primerna za zaznavanje osebe, ki nima posebnih tehničnih veščin;
Če se pri zbiranju, shranjevanju ali prenosu uporablja metoda, določena z državnimi ali mednarodnimi standardi ali sporazumom strank, ki omogoča zanesljivo identifikacijo avtorja elektronskega dokumenta.
Evropska specifikacija MoReq-2 definira elektronski zapis kot uradni dokument, ki obstaja v elektronski obliki. Poleg tega je uradni dokument lahko predstavljen v elektronski obliki, ker je bil prvotno ustvarjen z uporabo programske opreme ali kot rezultat digitalizacije, na primer s skeniranjem.
Elektronski dokument lahko opredelimo tudi kot informacijo, predstavljeno v obliki niza stanj elementov elektronske računalniške tehnologije, drugih elektronskih sredstev za obdelavo, shranjevanje in prenos informacij, ki jih je mogoče pretvoriti v obliko, primerno za nedvoumno človeško zaznavanje in ki ima atributi za identifikacijo dokumenta.
Razlikujemo lahko naslednje značilnosti elektronskih dokumentov:
· Elektronskega dokumenta človek ne more zaznati neposredno v fizični obliki, v kateri je zapisan na mediju: šele po številnih predpisanih postopkih se podatki prikažejo v uporabniku razumljivi obliki;
· Elektronski dokument je povezan s tehnologijami, s katerimi je bil ustvarjen, in ga ni mogoče uporabljati ločeno od njih (strojna oprema, format programa, standard za predstavitev podatkov); Ker tehnologije, s katerimi je ustvarjen elektronski dokument, so podvržene zastarelosti in hitrim spremembam, obstaja velika nevarnost izgube elektronskih dokumentov zaradi nezmožnosti branja podatkov brez zastarele opreme ali programske opreme;
· Elektronski dokumenti imajo svojo fizično in logično strukturo. Za razliko od papirnih dokumentov, pri katerih sta oblika in vsebina ena celota, so posamezni elementi elektronskega dokumenta shranjeni v bazi podatkov in šele po zahtevi, obdelavi podatkov in prikazu na monitorju lahko postanejo klasičen dokument;
· Elektronski dokumenti, za razliko od papirnih, niso strogo vezani na določen pomnilniški medij. Na primer, informacije na trdem disku je mogoče preprosto spremeniti in uničiti skoraj brez sledi na mediju; obstajajo elektronski dokumenti, implementirani samo v RAM računalnika;
· Elektronske dokumente odlikuje neomejeno razmnoževanje izvirnika, več obrazcev in kopij obstoja dokumentov, zato prihaja do zamegljevanja pojmov »kopija«, »izvirnik« in »izvirnik« v zvezi z elektronskimi dokumenti. , kar povzroča problem potrjevanja pravne veljave in pristnosti elektronskega dokumenta;
· Medije je treba zaščititi pred nepooblaščenim dostopom;
· Elektronski dokumenti zahtevajo posebna pravila opisovanja, izdelava spremne dokumentacije zanje pa poveča obseg dokumentov.
Elektronski in papirni dokumenti imajo svoje prednosti in slabosti, povezane z medijem. Oglejmo si jih podrobneje.
Ustvarjanje kakršnega koli informacijskega vira se začne z dajanjem informacije obliki dokument. Dokumentirane informacije pa lahko vključiti v katero koli informacijsko bazo.
Regulativna podpora
V skladu z določbami zveznega zakona št. 149, dokumentirane informacije so zabeležene na otipljivem pomnilniškem mediju. Nekatere podrobnosti se uporabljajo za identifikacijo podatkov ali njihovega vira.
Beseda "dokument" ima latinske korenine. V prevodu pomeni "dokaz". V Terminološkem slovarju teorije in prakse iz leta 1964 je beseda »dokument« opredeljena kot materialni predmet, ki vsebuje podatke v zapisani obliki.
Teoretične osnove
Vsak dokument vsebuje 3 elemente: vsebino informacije, oblike njenega zagotavljanja in medij dokumentiranih informacij.
Preučevanje metod za zapisovanje podatkov in značilnosti njihovih nosilcev se izvaja v okviru takšne discipline, kot je upravljanje dokumentov. Ta znanstvena smer raziskuje procese arhiviranja, pisarniškega dela in pretoka dokumentov. Glavna pozornost je namenjena ureditvi oblike tradicionalnih dokumentov in zavarovanju njihovih podatkov.
Značilnosti zapisovanja informacij
Dokumentirane informacije so informacije, vsebovane na nekem otipljivem mediju, katerega podrobnosti se lahko uporabijo za identifikacijo informacij. Trenutno obstaja veliko načinov za zaščito informacij. Običajno so razdeljeni v več razredov.
Papirni dokumenti so nosilci informacij, ki jih je mogoče zaznati brez uporabe dodatnih tehničnih sredstev. Ta način dokumentiranja velja za najpogostejšega.
V zadnjem času pa so vse bolj razširjeni mediji, iz katerih je mogoče informacije pridobiti le s tehničnimi sredstvi. To so lahko elektronski dokumenti, video, zvočni posnetki (datoteke), kodirane informacije itd.
Identifikacija
Predpogoj za delo s podatki je prisotnost podrobnosti, po katerih je mogoče identificirati dokumentirane informacije.
Določitev vira podatkov je potrebna za ujemanje izvirne vsebine medija z vsebino dokumenta, ki ga prejme uporabnik. Po potrebi se v procesu preučevanja informacij ugotovi dejstvo istovetnosti in naključja podatkov.
Regulativna ureditev
Pravni režim dokumentiranih informacij, postopek za beleženje informacij s strani zveznih izvršilnih struktur določi vlada. Pravila za pretok dokumentov in pisarniško delo, ki jih potrdijo druge državne agencije in organi teritorialne samouprave v okviru svojih pristojnosti, ne smejo biti v nasprotju z določbami vladnih predpisov.
Državna struktura, ki izvaja normativno in metodološko ureditev dokumentirane informacije so Zvezna agencija za tehnično regulacijo in meroslovje. Prej je te funkcije opravljal Gosstandart. Med reformami se je preoblikovala v Agencijo.
Vprašanja, povezana s standardizacijo dokumentov, urejajo določbe Zveznega zakona št. 184 "O tehničnih predpisih". Medsektorsko vodenje v organizacijah je v pristojnosti Zvezne arhivske agencije. Področno vodenje dokumentacijske podpore izvajajo pristojna ministrstva ob upoštevanju priporočil arhivske agencije.
Posebnosti identifikacije
Obstaja več načinov shranjevanja dokumentirane informacije. Opredelitev Posebna možnost je odvisna od posebnosti industrije, v kateri se informacije uporabljajo.
Podatki so lahko predstavljeni v elektronski obliki in shranjeni v specializiranih zbirkah podatkov. V takšni situaciji ima identifikacija nekaj posebnosti. Ti so, da mora točnost podatkov potrditi lastnik baze podatkov ali pooblaščena uradna oseba.
Obstajajo tudi drugi načini za potrditev pristnosti dokumentirane informacije. Te informacije se lahko overi predvsem z digitalnim podpisom. Elektronski dokument, potrjen z elektronskim podpisom ali analognim lastnoročnim podpisom, se prizna kot enakovreden papirnemu. Izjeme so lahko določene v zveznih zakonih ali drugih predpisih.
Informacijski viri
Štejejo se za predmete odnosov med pravnimi osebami, državljani in državo. Obstoječa zagotavlja varstvo podatkov.
Regulativna ureditev se izvaja z zakonskimi določbami, ki določajo:
- Pravila za dokumentiranje informacij.
- Lastništvo dokumentov in njihovih nizov, tudi v informacijskih sistemih.
- Kategorija podatkov glede na raven dostopa do njih.
- Postopek za zagotavljanje informacijske varnosti.
Informacijske vire ustvarjajo vladne agencije na kateri koli ravni, poslovni subjekti, javna združenja, ustanove in posamezniki. Vsak subjekt oblikuje enega ali drugega vira za svoje namene in uporabo dokumentirane informacije. to lahko so proizvodni, vodstveni, izobraževalni, znanstveni nameni.
Informacijski viri se med seboj bistveno razlikujejo po obsegu. Nekatere predstavlja več referenčnih knjig, druge obsežne knjižnične zbirke. Poleg tega obstaja razvrstitev glede na način organizacije in vrstni red posredovanja podatkov.
Državni informacijski viri
Lastniki materialov, ki se uporabljajo v teh virih, so Ruska federacija, regije in občine. dokumentirane informacije. te informacije se kopičijo, ustvarjajo, pridobivajo predvsem iz proračunskih sredstev.
Državne informacijske vire upravljajo vladne agencije in strukture teritorialne samouprave v okviru pooblastil, ki so jim podeljena.
Država ima pravico do uporabe, odkupa dokumentirane informacije. to možnost se uresniči v primerih, ko se informacije, ki pripadajo drugim subjektom (pravnim osebam ali državljanom), nanašajo na državno skrivnost, pa tudi v drugih primerih, ki jih določa zakon.
Obvezni izvod kot vrsta dokumentirane informacije
Obvezna kopija je kopija podvojenega dokumenta, ki jo mora proizvajalec prenesti na ustrezno organizacijo. V tem primeru je dokument prepoznan kot materialni medij, ki vsebuje informacije. Predstavljen je lahko v obliki besedila, fonograma, ilustracije ali kombinacije le-teh. Kopija je vzorec dokumenta, ki je enak izvirniku.
Za to sorto pravni režim dokumentiranih informacij je zapisano v zveznem zakonu št. 77. Normativni akt določa državno politiko o oblikovanju obveznih izvodov kot osnove za pridobivanje nacionalne knjižnične zbirke in razvoj bibliografskega sistema. Zakon določa pravila za zagotavljanje varnosti nosilcev podatkov in posebnosti njihove javne uporabe.
Prejemniki
Kopije obveznega izvoda se distribuirajo med pravne osebe, ki imajo pravico do shranjevanja, prejemanja in dajanja informacij v uporabo brezplačno ali proti plačilu. Prejemniki so:
- Knjižna zbornica, Državna, znanstveno-tehnična in Nacionalna ruska akademija znanosti, Sibirska podružnica Ruske akademije znanosti, Daljnovzhodna znanstvena knjižnica. Te ustanove prejemajo publikacije.
- Ruska knjižnica za slepe. Ta ustanova dobavlja publikacije za ljudi s težavami z vidom.
- Zvezni inštitut za industrijsko lastnino. Ta organ prejema elektronske patentne dokumente.
- Parlamentarna knjižnica. Prejema uradne dokumente.
- Zvezni sklad državnih standardov, vse-ruski klasifikator tehničnih in ekonomskih podatkov ter regionalnih/mednarodnih pravil, priporočil in standardizacijskih norm tujih držav.
To ni celoten seznam prejemnikov. Obstajajo tudi posebne ustanove, ki prejemajo video, avdio informacije, računalniške programe itd. V Ruski federaciji so bili ustanovljeni znanstveni in tehnični centri za shranjevanje dokumentov v elektronski obliki. Prejemajo informacije na področjih, ki ustrezajo njihovim specifikacijam.
Vse te organizacije redno objavljajo podatke o brezplačnih obveznih izvodih, ki jih prejmejo. Ustanove tvorijo nacionalno knjižnično zbirko dokumentov.
Dostava materialov, njihova centralizirana distribucija in obveščanje potrošnikov se izvajajo v rokih, določenih z zakonom in predpisi ustreznih organizacij. Kršitev uveljavljenih predpisov s strani ustvarjalcev dokumentov pomeni upravno odgovornost.
Elektronski dokument
Elektronski dokument -
Pravni pomen elektronskega dokumenta daje elektronski digitalni podpis, ki je na ozemlju Ruske federacije enakovreden lastnoročnemu podpisu v papirnem dokumentu, hkrati pa izpolnjuje naslednje pogoje:
- potrdilo podpisnega ključa v zvezi s tem elektronskim digitalnim podpisom ni izgubilo veljavnosti (je veljavno) v času preverjanja ali v trenutku podpisa elektronskega dokumenta;
- če obstajajo dokazi, ki določajo trenutek podpisa;
- potrjena je pristnost elektronskega digitalnega podpisa v elektronskem dokumentu;
- Elektronski digitalni podpis se uporablja v skladu s podatki, navedenimi v potrdilu podpisnega ključa.
Poglej tudi
Povezave
Opombe
Fundacija Wikimedia. 2010.
- Edinburška poslovna šola
- Forrestal, James
Oglejte si, kaj je "elektronski dokument" v drugih slovarjih:
elektronski dokument- ElD Oblika predstavitve dokumenta v obliki niza med seboj povezanih implementacij v elektronskem okolju in ustreznih med seboj povezanih implementacij v digitalnem okolju. [GOST R 52292 2004] elektronski dokument Dokument, v katerem so informacije ... ... Priročnik za tehnične prevajalce
Elektronski dokument- dokument na digitalnem mediju, ki ga sestavljajo trije elementi: informacijska vsebina; oblika podajanja vsebine; nosilec informacij. Na številnih področjih delovanja je uporaba elektronskih dokumentov postala zelo razširjena in ... ... Velik pravni slovar
ELEKTRONSKI DOKUMENT- dokument na strojno berljivem mediju, katerega uporaba zahteva računalniško tehnologijo, dokument, v katerem so podatki predstavljeni v elektronsko digitalni obliki ... Pravna enciklopedija
Elektronski dokument- (elektronski dokument) - dokument, v katerem so informacije predstavljene v elektronski digitalni obliki in ki se kot pravno veljaven analog papirnega dokumenta ustvarja, prenaša in shranjuje s programsko in strojno opremo,... ... Ekonomski in matematični slovar
elektronski dokument- 3.1 elektronski dokument: Dokument na strojno berljivem mediju, katerega uporaba zahteva računalniško tehnologijo. Vir … Slovar-priročnik izrazov normativne in tehnične dokumentacije
ELEKTRONSKI DOKUMENT- v skladu s 4. čl. 1 zakona z dne 10. januarja 2000 o elektronskem dokumentu (v nadaljnjem besedilu: zakon) je elektronski dokument informacija, zapisana na računalniškem mediju in izpolnjuje zahteve, določene z zakonom. Po čl. 2…… Pravni slovar sodobnega civilnega prava
Elektronski dokument- 11.1) elektronski dokument dokumentirane informacije, predstavljene v elektronski obliki, to je v obliki, primerni za človeško zaznavanje z uporabo elektronskih računalnikov, pa tudi za prenos prek informacij ... ... Uradna terminologija
Elektronski dokument- Skupek podatkov, zapisanih na materialnem mediju in/ali posredovanih po elektronskih komunikacijskih kanalih s podrobnostmi, ki omogočajo identifikacijo teh informacij in njihovega avtorja. Elektronski dokument lahko ustvarite na podlagi dokumenta na... ... Depozitni pogoji
ELEKTRONSKI DOKUMENT- 1) v skladu z zveznim zakonom "O elektronskem digitalnem podpisu" z dne 10. januarja 2001 št. 1 zveznega zakona - dokument, v katerem so informacije predstavljene v elektronski digitalni obliki; 2) v skladu z zveznim zakonom "O informacijah, informacijskih tehnologijah in zaščiti ... Upravljanje evidenc in arhiviranje v terminih in definicijah
elektronski dokument- informacije, posnete na računalniškem mediju in izpolnjujejo zahteve, določene s tem zakonom (1. člen Zakona Republike Belorusije o elektronskih dokumentih) ... Pravo Belorusije: Pojmi, izrazi, definicije
knjige
- Sodobne tehnologije pisarniškega dela in pretoka dokumentov št. 3 (51) 2015, “Sodobne tehnologije pisarniškega dela in pretoka dokumentov” - revija za vodje oddelkov za pisarniško delo. Naučili se boste, kako učinkovito implementirati in optimizirati elektronske… Kategorija: Priljubljeno o podjetju Serija: Revija "Sodobne tehnologije pisarniškega dela in pretoka dokumentov" 2015 Založnik: MCFR, Kupite za 962,5 rub. e-knjiga
- Skeniranje in prepoznavanje besedila. Vadnica za delo z ABBYY FineReader10, Zhadayev A. G., 248 strani Delo z elektronskimi dokumenti je v mnogih pogledih bolj priročno in lažje kot z njihovimi papirnimi kolegi. Elektronski dokument je mogoče urejati, uporabljati za ustvarjanje lastnih del,… Kategorija: Informacijska tehnologija Založnik:
Andrijanova Karina Vladimirovna
Kemerovski inštitut (podružnica) RGTEU, Kemerovo
Z množično informatizacijo in pojavom naprednejših tehnologij in programske opreme obstaja realna možnost prehoda na tako imenovano "brezpapirno" pisarniško delo, katerega osnova je "elektronski dokument" - dokument z novim, drugačnim od tradicionalnega. , značilnosti.
Zgodovina nastanka pojma "elektronski dokument" se začne v sedemdesetih letih prejšnjega stoletja v ZSSR z izrazom "strojno berljivi dokumenti". GOST 6.10.4-84, izdan leta 1984, je ugotovil, da je dokumentacija na novih medijih na voljo v dokumentarnem okolju. Strojno berljiv dokument je bil razumljen kot "dokument, primeren za samodejno branje informacij, ki jih vsebuje."
GOST 6.10.1-88 je vseboval štiri definicije, povezane s strojno berljivim dokumentom: strojno usmerjen dokument, dokument na strojnem mediju, dokument na strojnem magnetnem mediju (magnetni trak, magnetni disk) in strojni diagram. Posebnost takšnih dokumentov je le, da morajo biti primerni za obdelavo na računalniku ali izdelani z računalniško tehnologijo, vendar so njihovi podatki sestavljeni na način, ki je določen za vse dokumente.
Nekoliko drugačna razlaga strojno berljivega dokumenta je podana v GSDO (2.3.3.1) 1991: razume se kot "dokument, primeren za samodejno branje informacij, ki jih vsebuje." Po mnenju M.V. Larina, je napaka te definicije v pretiravanju zmožnosti tehnologije za samodejno branje informacij. Tudi danes, z ogromnim napredkom računalniške tehnologije, to ni vedno mogoče narediti brez človekovega posredovanja.
V sodobni zakonodaji obstaja več definicij pojma "elektronski dokument":
1) Elektronski dokument - dokument na strojno berljivem mediju, katerega uporaba zahteva računalniško tehnologijo (točka 3.1 GOST 7.83-2001).
2) elektronski dokument - informacijski objekt, sestavljen iz dveh delov:
Podatki, ki vsebujejo identifikacijske lastnosti (ime, čas in kraj nastanka, podatki o avtorju itd.) in elektronski digitalni podpis;
Po potrebi lahko elektronski dokument prevzame različne oblike vizualnega prikaza: na zaslonu ali papirju (R 50.1.031-2001).
3) elektronski dokument - dokument, v katerem so informacije predstavljene v elektronski digitalni obliki. Ta definicija nikakor ne opredeljuje bistva elektronskega dokumenta: če sledite tej definiciji, se bodo vse informacije v elektronski obliki štele za elektronski dokument.
4) elektronski dokument« je dokumentirana informacija, predstavljena v elektronski obliki, to je v obliki, ki je primerna za človekovo zaznavanje z uporabo elektronskih računalnikov, kot tudi prenos po informacijskih in telekomunikacijskih omrežjih ali obdelavo v informacijskih sistemih.
5) Elektronski dokument - informacije v elektronski obliki, podpisane s kvalificiranim elektronskim podpisom, enakovredne dokumentu na papirju, podpisane z lastnoročnim podpisom, razen če zvezni zakoni ali predpisi, sprejeti v skladu z njimi, določajo zahtevo po pripravi. dokument izključno na papirju.
Najnovejša definicija je v zveznem zakonu št. 63-FZ z dne 6. aprila 2011 "O elektronskih podpisih". Je najuspešnejši, saj potrjuje prisotnost elektronskega obrazca in kvalificiranega elektronskega podpisa.
Raznolikost pravnih definicij je posledica pomanjkanja enotnega zakona o elektronskih dokumentih.
Leta 2005 je bil narejen poskus oblikovanja takega zakona. Državna duma Zvezne skupščine Ruske federacije je predstavila osnutek zveznega zakona št. 159016-4 "O elektronskih dokumentih". Predlog zakona je bil namenjen opredelitvi pravnega režima elektronskega dokumenta, vključno z določitvijo zahtev za zagotavljanje varnosti elektronskega dokumenta, pa tudi zaradi njihove pravne veljave. Vlada Ruske federacije predloga zakona ni podprla. Določbe projekta so potrebovale pojasnilo, ki je v veliki meri podvajalo zvezni zakon z dne 10. januarja 2002 N 1-FZ "O elektronskem digitalnem podpisu". Trenutno ni alternativnih projektov, namenjenih vzpostavitvi pravnega režima elektronskega dokumenta.
Posledično problem pravne ureditve režima ni dobil zakonodajne rešitve.
Treba je opozoriti, da obstajajo pomembne tuje izkušnje pri pravni ureditvi odnosov z javnostmi na področju elektronskih dokumentov. Trenutno veljajo zakoni o elektronskih dokumentih v Republiki Armeniji, Republiki Belorusiji, Moldaviji, Uzbekistanu in Kazahstanu. . Zakon Republike Belorusije z dne 28. decembra 2009 št. 113-3 "O elektronskih dokumentih in elektronskih digitalnih podpisih" je uvedel pojma "kopija elektronskega dokumenta" in celovitost elektronskega dokumenta. Po 17. členu zakona je elektronska listina sestavljena iz dveh sestavnih delov - splošnega in posebnega. Splošni del elektronskega dokumenta sestavljajo informacije, ki sestavljajo vsebino dokumenta. Posebni del elektronskega dokumenta je sestavljen iz enega ali več elektronskih digitalnih podpisov, lahko pa vsebuje tudi dodatne podatke, potrebne za preverjanje elektronskega digitalnega podpisa in identifikacijo elektronskega dokumenta, ki jih določajo tehnični predpisi.
Znanstveniki, ki preučujejo to težavo, ponujajo svoje definicije pojma "elektronski dokument". Podobni so konceptom, predlaganim v sodobni zakonodaji, ali pa se od njih razlikujejo. Na primer, A.I. Zemskov podaja definicijo elektronskega dokumenta, ki je enaka tisti iz klavzule 3.1 GOST 7.83 - 2001: "matrika informacij, popolna po vsebini, posneta na strojno berljiv način na strojno berljivem mediju." Takšno razumevanje elektronskega dokumenta ni sprejemljivo, saj govori le o dejstvu obstoja takega dokumenta, ne da bi navedel njegove podatke, uveljavljena pravila izvrševanja ali prisotnost elektronskega digitalnega podpisa.
V IN. Tikhonov meni, da so "elektronski dokumenti elektronski podatki, ki vsebujejo atribute in podrobnosti, ki omogočajo njihovo identifikacijo." Zato poudarja nujnost, da ima dokument podatke, elektronski digitalni podpis, kar ima nedvomno pozitiven pomen.
M.N. Kostomarov zavrača vse predlagane definicije, saj meni, da bistvo tega pojava najbolj natančno odraža izraz "elektronska oblika dokumenta", "elektronski dokument" pa je le vmesno stanje, začasna oblika shranjevanja elementov, ki sestavljajo dokument, računalniški pomnilnik.
Tako ob obstoječi raznolikosti mnenj o pojmu "elektronski dokument" enotna definicija tega pojava ne obstaja niti v znanstvenem svetu niti v sodobni zakonodaji. Idealen koncept bi moral odražati obvezno prisotnost podrobnosti in podpisov. Pojem "elektronski dokument" ne bi smel vsebovati tako nerazumljivih fraz, kot je "primeren za človeško zaznavanje". Elektronski dokument je elektronska oblika izražanja informacij, ki vsebuje podatke in kvalificirani elektronski podpis.
Sprejetje zakonodajnega akta o elektronskem dokumentu je torej ena od trenutnih usmeritev za razvoj zakonodajne ureditve zagotavljanja pravnega pomena elektronskih dokumentov, omogoča odpravo omejitev in odpravo ovir za uporabo elektronskih dokumentov, vzpostavitev pravni režim za te dokumente in na koncu predlagati enoten koncept »elektronskega dokumenta«.
